Obejrzyj wideo - usuwanie spacji w programie Excel
Spacje wiodące i końcowe w programie Excel często prowadzą do wielu frustracji. Nie przychodzi mi do głowy sytuacja, w której możesz potrzebować tych dodatkowych spacji, ale często trafiają one do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel.
Istnieje wiele sposobów, w jakie możesz wykorzystać te dodatkowe spacje – na przykład w ramach pobierania danych z bazy danych, podczas kopiowania danych z dokumentu tekstowego lub wpisanych ręcznie przez pomyłkę.
Początek, koniec lub podwójne odstępy między tekstem mogą prowadzić do wielu poważnych problemów.
Załóżmy na przykład, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej:
Zobacz teraz, co się dzieje, gdy używam funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, aby uzyskać nazwisko przy użyciu imienia.
Gołym okiem może nie być w stanie dostrzec różnicy, że w nazwie znajduje się dodatkowa spacja na końcu, która powoduje ten błąd.
W tym przykładzie łatwo było wykryć problem w tak małym zestawie danych, ale wyobraź sobie, że musisz to sprawdzić dla tysięcy rekordów.
Aby być po bezpiecznej stronie, zawsze dobrze jest wyczyścić dane i usunąć spacje w programie Excel.
Jak usunąć spacje w programie Excel
W tym samouczku pokażę dwa sposoby usuwania spacji w programie Excel.
- Korzystanie z funkcji TRIM.
- Korzystanie z funkcji Znajdź i zamień.
Korzystanie z funkcji TRIM
Funkcja Excel TRIM usuwa spacje wiodące i końcowe oraz podwójne spacje między ciągami tekstowymi.
Na przykład w powyższym przykładzie, aby usunąć spacje z całej listy imion (w A2:A7), użyj następującej formuły w komórce C1 i przeciągnij ją w dół dla wszystkich imion:
=PRZYC(A2)
Funkcja Excel TRIM natychmiast usunie wszystkie spacje wiodące i końcowe w komórce.
Po oczyszczeniu danych skopiuj je i wklej jako wartości w miejsce oryginalnych danych.
Ta funkcja jest również pomocna, jeśli między słowami występuje więcej niż jeden znak spacji. Spowoduje to usunięcie dodatkowych spacji, tak aby wynik zawsze miał jeden znak spacji między słowami.
Funkcja TRIM programu Excel dobrze radzi sobie z usuwaniem spacji w programie Excel, jednak kończy się niepowodzeniem, gdy w zestawie danych znajdują się znaki niedrukowalne (takie jak podziały wierszy). Aby usunąć znaki niedrukowalne, można użyć kombinacji funkcji PRZYCINAJ i OCZYŚĆ.
Jeśli masz tekst w komórce A1, z którego chcesz usunąć spacje, użyj poniższej formuły:
=PRZYC(CZYŚĆ(A1))
Znaki niedrukowalne mogą również wynikać z =ZNAK(160), którego nie można usunąć za pomocą formuły CLEAN. Jeśli więc chcesz mieć absolutną pewność, że masz wszystkie dodatkowe spacje i znaki niedrukowalne, użyj poniższej formuły:
=PRZYC(CZYŚĆ(ZAMIANA(A1,ZNAK(160);"")))
Usuń dodatkowe spacje w programie Excel za pomocą funkcji ZNAJDŹ i ZAMIEŃ
Spacje w programie Excel można usuwać za pomocą funkcji Znajdź i zamień.
Jest to szybsza technika i może być przydatna w określonych sytuacjach:
- Gdy chcesz usunąć podwójne spacje.
- Kiedy chcesz usunąć wszystkie znaki spacji.
Usuwanie podwójnych spacji
Zauważ, że ta technika nie może być używana do usuwania spacji wiodących lub końcowych. Znajdzie i zamieni podwójne spacje niezależnie od swojej pozycji.
Oto kroki, aby to zrobić:
- Zaznacz komórki, z których chcesz usunąć podwójne spacje.
- Przejdź do Strona główna -> Znajdź i wybierz -> Zamień. (Możesz również użyć skrótu klawiaturowego - Control + H).
- W oknie dialogowym Znajdź i zamień wprowadź:
- Znajdź co: podwójna przestrzeń.
- Zastąp: Pojedyncza spacja.
- Kliknij Zamień wszystko.
Zastąpi to wszystkie podwójne spacje pojedynczym znakiem spacji.
Pamiętaj, że spowoduje to usunięcie tylko podwójnych spacji. Jeśli masz trzy znaki spacji między 2 słowami, dałoby to 2 znaki spacji (usunęłoby jeden). W takich przypadkach możesz zrobić to ponownie, aby usunąć i wszelkie podwójne spacje, które mogły pozostać.
Usuwanie pojedynczych spacji
Aby usunąć wszystkie znaki spacji w zestawie danych, wykonaj poniższe czynności:
- Zaznacz komórki, z których chcesz usunąć znak spacji.
- Przejdź do Strona główna -> Znajdź i wybierz -> Zamień. (Możesz również użyć skrótu klawiaturowego - Control + H).
- W oknie dialogowym Znajdź i zamień wprowadź:
- Znajdź co: pojedyncza przestrzeń.
- Zamień na: pozostaw to pole puste.
- Kliknij Zamień wszystko.
Spowoduje to usunięcie wszystkich znaków spacji z wybranego zestawu danych.
Zauważ, że w tym przypadku, nawet jeśli między dwoma ciągami tekstowymi lub liczbami jest więcej niż jeden znak spacji, wszystkie zostaną usunięte.
Usuń podziały wierszy
Możesz także użyć funkcji Znajdź i zamień, aby szybko usunąć podziały wierszy.
Oto kroki, aby to zrobić:
- Wybierz dane.
- Przejdź do strony głównej -> Znajdź i wybierz -> Zamień (skrót klawiaturowy - Kontrola + H).
- W oknie dialogowym Znajdź i zamień:
- Znajdź co: naciśnij Control + J (możesz nie widzieć niczego poza migającą kropką).
- Zamień na: pozostaw puste.
- Zamień wszystko.
Spowoduje to natychmiastowe usunięcie wszystkich podziałów wierszy z wybranego zestawu danych.
W zależności od sytuacji możesz wybrać dowolną metodę (formuła lub znajdź i zamień), aby usunąć spacje w programie Excel.
