Jak odzyskać niezapisane pliki Excela (wszystkie opcje + środki ostrożności)

Chcąc odzyskać niezapisany plik Excela, kliknij tutaj, aby przejść do wszystkich możliwych opcji, aby odzyskać plik.

Pozwól, że opowiem ci najkrótszą historię grozy w historii.

Excel uległ awarii!

Wyobraź sobie pracę nad pilnym raportem lub niezwykle ważnym pulpitem nawigacyjnym, w którym wykonałeś tak fantastyczną robotę. Jesteś dumny z siebie i całej ciężkiej pracy, którą w to włożyłeś.

Ale zapomniałeś o kluczowym kroku.

Nie zapisałeś pliku Excela (wzdycha!!!)

Ok, ograniczę dramatyzm i przejdę od razu do sedna.

Excel ma tendencję do zawieszania się, zwłaszcza gdy tego nie potrzebujesz. Jakoś zdarza się to w najgorszym możliwym momencie (nie żeby kiedykolwiek był na to dobry czas).

W takim scenariuszu jedyną opcją jest próba odzyskania niezapisanych plików Excela.

W niektórych przypadkach bogowie Excela uśmiechną się do ciebie i otrzymasz plik, a w niektórych przypadkach możesz nie.

W tym artykule podzielę się wszystkim, co trzeba wiedzieć, jeśli chodzi o odzyskiwanie niezapisanych plików Excela. Pokażę ci również środki ostrożności i wyprzedzające kroki, które musisz podjąć.

A jeśli chcesz mieć absolutną pewność, że nic nie pójdzie nie tak, udostępnię również kod VBA, który zapisze kopię pliku Excela ze znacznikiem czasu za każdym razem, gdy zapiszesz istniejący plik.

Zacznijmy!

Wszystkie możliwe sposoby na odzyskanie niezapisanych plików / danych Excel

Excel (a nawet Windows) jest wysoce nieprzewidywalny. Może się zawiesić w dowolnym momencie, a wraz z nim pliki Excela.

To zła sytuacja być w…

… ale są sposoby na rozwiązanie tego problemu.

Program Excel ma kilka funkcji, dzięki którym w niektórych przypadkach może pomóc odzyskać niezapisane pliki lub dane programu Excel.

Oto trzy scenariusze, w których wbudowane kontrole programu Excel mogą pomóc w odzyskaniu plików/danych:

1. Pracujesz nad nowym plikiem (którego jeszcze nie zapisałeś) i Twój system/Excel ulega awarii.
2. Zaktualizowano plik, który został zapisany wcześniej, a program Excel ulega awarii, zanim można go było zapisać.
3. Popełniłeś błąd i zapisałeś zmiany, ale teraz chcesz wrócić do poprzedniej wersji.

Zobaczmy, jak poradzić sobie z każdym z nich.

Odzyskaj nowy niezapisany plik Excela (który nigdy nie został zapisany)

Jeśli pracujesz nad czymś i program Excel ulega awarii (lub ulega awarii systemu), nadal możesz odzyskać niezapisany plik.

Uwaga: Ta metoda działa, ponieważ program Excel ma wbudowaną funkcję automatycznego zapisywania i automatycznego odzyskiwania. Jest domyślnie włączony, więc powinieneś być w stanie użyć tych metod do odzyskania plików. Jeśli nie jest włączony, będziesz musiał to zrobić, aby móc korzystać z tych funkcji. Sposób włączania Autozapisu i Autoodzyskiwania omówiono w dalszej części tego artykułu.

Poniżej znajdują się kroki, aby odzyskać niezapisany plik Excel:

1. Otwórz nowy skoroszyt programu Excel.
2. Kliknij zakładkę „Plik”
3. Kliknij „Otwórz”
4. Kliknij opcję Ostatni skoroszyt (znajduje się w lewym górnym rogu)
5. Kliknij przycisk „Odzyskaj niezapisane skoroszyty”, który znajduje się na dole
6. W wyświetlonym oknie dialogowym przewiń listę niezapisanych skoroszytów i otwórz ten, który chcesz.
7. Zapisz plik (za pomocą opcji „Zapisz jako”) pod inną nazwą w wybranej lokalizacji.

Domyślnie program Excel zapisuje kopię wszystkich niezapisanych plików w następującej lokalizacji:

C:\Użytkownicy\[Nazwa Twojego Systemu]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

W powyższym adresie musisz zastąpić [NazwaTwojegoSystemu] nazwą swojego systemu (w moim przypadku jest to „Sumit”).

Możesz również przejść bezpośrednio do tego folderu (gdzie zapisywane są niezapisane kopie plików Excela), otwierając dowolną przeglądarkę i kopiując i wklejając w niej adres (w miejscu adresu URL).

Gdy otworzysz dowolny plik z tego folderu, zobaczysz pasek powiadomień, który poprosi o zapisanie go.

Kliknij go i zapisz w nowej lokalizacji pod wybraną przez siebie nazwą.

Uwaga: Domyślnie wszystkie odzyskane niezapisane pliki są w formacie „XLSB”. Kiedy go zapisujesz, upewnij się, że zapisujesz go w wybranym formacie.

Dzięki tej metodzie możesz odzyskać pliki, które utworzyłeś, ale nigdy nie zapisałeś.

Odzyskaj zaktualizowane pliki Excela (poprzednia wersja została zapisana)

Ta metoda może być używana do plików, które zostały zapisane wcześniej, a Excel uległ awarii (lub system uległ awarii lub wyłączyło się zasilanie) podczas pracy nad nim.

Więc nadal masz wcześniej zapisany plik, ale utraciłeś wprowadzone zmiany.

Poniżej znajdują się kroki, aby odzyskać zaktualizowany plik Excel:

1. Otwórz dowolny z istniejących skoroszytów programu Excel.
2. Zaraz po otwarciu zobaczysz okienko odzyskiwania dokumentów, które zawiera listę wszystkich niezapisanych plików. Kliknij dowolne nazwy plików, aby załadować dane.
3. Gdy uzyskasz żądane dane, zapisz plik pod inną nazwą.

Alternatywnie możesz również otworzyć aplikację Excel, a zobaczysz opcję „Pokaż odzyskane pliki” (jak pokazano poniżej).

Możesz go kliknąć, a otworzy się to samo okienko odzyskiwania dokumentów.

Odzyskaj nadpisane pliki Excela / poprzednio zapisaną wersję (z poziomu Excela)

Podczas gdy w powyższych dwóch metodach możesz obwiniać program Excel lub Windows za awarię lub awarię zasilania, ta jest wyłącznie na tobie.

Dzieje się tak, gdy masz zapisany plik Excela i aktualizujesz dane i zapisujesz je ponownie.

Ale w końcu wprowadzasz pewne zmiany, których teraz nie chcesz (często mi się to zdarza).

To, czego naprawdę chcesz, to odzyskanie poprzedniej wersji.

Chociaż nie możesz wrócić do życia i poprawić swoich błędów (oczywiście chyba, że ​​masz wehikuł czasu), możesz to zrobić w cudownym świecie arkuszy kalkulacyjnych Excel.

W programie Excel 2010 i późniejszych wersjach program Excel ma wbudowaną funkcję, która pomaga uzyskać poprzednie wersje.

Poniżej znajdują się kroki, aby powrócić do poprzedniej wersji programu Excel (nawet po jej zaktualizowaniu i zapisaniu):

1. Kliknij kartę Plik.
2. Na stronie Informacje kliknij Zarządzaj skoroszytem, ​​znajdziesz wszystkie poprzednie wersje tego pliku.
3. Kliknij wersję, którą chcesz przywrócić
4. Zapisz plik (najlepiej pod nową nazwą).

Gdy wybierzesz poprzednio zapisaną wersję i otworzysz ją, program Excel wyświetli monit, jak pokazano poniżej. Możesz kliknąć Przywróć, aby uzyskać poprzednią wybraną wersję lub zapisać ją jako nowy plik pod inną nazwą.

Zauważ, że aby to zadziałało, musisz upewnić się, że opcja Autoodzyskiwania jest włączona. Chociaż zwykle jest domyślnie włączony, możesz to sprawdzić i upewnić się. Omówię, jak włączyć „Autoodzyskiwanie” w dalszej części tego samouczka.

Jeśli chodzi o odzyskiwanie niezapisanych plików lub danych programu Excel, są to trzy wbudowane opcje programu Excel, których można użyć.

Innym sposobem (który bardzo polecam) jest zapisywanie plików w chmurze (OneDrive lub DropBox). To eliminuje wiele zmartwień, ponieważ usługi w chmurze zachowują poprzednie wersje Twoich plików.

Odzyskaj nadpisane pliki Excela / poprzednio zapisaną wersję (z chmury - OneDrive/DropBox)

Jeśli masz zwyczaj zapisywania plików Excela w chmurze – korzystając z usług takich jak OneDrive lub DropBox, nie musisz całkowicie polegać na Excelu, aby pomóc Ci odzyskać niezapisane pliki lub utracone dane.

Te usługi w chmurze zachowują również poprzednie wersje plików programu Excel.

Pokażę Ci, jak uzyskać poprzednie wersje z OneDrive i DropBox. Jestem pewien, że takich serwisów, które mają taką funkcjonalność, musi być znacznie więcej.

Pobieranie poprzedniej wersji pliku Excel z OneDrive

Aby uzyskać poprzednią wersję pliku Excel, kliknij prawym przyciskiem myszy bieżącą wersję w Onedrive i kliknij Historia wersji.

Spowoduje to otwarcie pliku i zobaczysz wszystkie poprzednie wersje pliku w okienku po lewej stronie.

Kliknij wybraną wersję. Wyświetli zawartość pliku, a także umożliwi pobranie tego pliku lub przywrócenie go.

Pobieranie poprzedniej wersji pliku Excel z DropBox

Podobnie jak OneDrive, DropBox przechowuje również poprzednie wersje plików Excela, które można ponownie przeglądać i pobierać.

Aby pobrać poprzednie wersje, przejdź do pliku w portalu internetowym Dropbox i kliknij trzy kropki odpowiadające plikowi, którego poprzednie wersje chcesz zobaczyć.

Kliknij opcję Historia wersji.

Spowoduje to wyświetlenie wszystkich wersji tego pliku. Możesz otworzyć i pobrać tę wersję z DropBox.

Jeśli zainstalowałeś folder DropBox w swoim systemie i przechowujesz tam swoje pliki, możesz po prostu kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny z plików i kliknąć Historia wersji.

Spowoduje to przejście do internetowej wersji DropBox, w której możesz zobaczyć i pobrać wszystkie wersje pliku.

Środki ostrożności umożliwiające łatwe odzyskiwanie niezapisanych plików

Chociaż program Excel ma pewne ustawienia domyślne, które zapewniają duże szanse na odzyskanie plików programu Excel, nadal dobrą praktyką jest upewnienie się, że wszystko jest włączone.

Włącz Autozapis i Autoodzyskiwanie

Aby upewnić się, że program Excel automatycznie zapisuje pliki i wyświetla opcje odzyskiwania, musisz je włączyć.

Chociaż powinien być domyślnie włączony, na wypadek, gdyby nie był, możesz to zrobić ręcznie.

Poniżej znajdują się kroki, aby włączyć funkcje Autozapisu i Autoodzyskiwania w programie Excel:

1. Kliknij zakładkę „Plik”
2. Kliknij „Opcje”
3. W oknie dialogowym Opcje programu Excel kliknij Zapisz (znajduje się w lewym okienku okna dialogowego).
4. Upewnij się, że następujące ustawienia są włączone (jak pokazano poniżej).

Pozwolę sobie szybko wyjaśnić, co oznaczają te opcje:

• Zapisuj informacje Autoodzyskiwania co X minut: Ta opcja zapewni, że twoje pliki będą zapisywane co 5 minut (lub jakąkolwiek wartość czasu, którą tutaj określisz). Domyślnie jest to 10 minut i zmieniłem to na 5 minut. Możesz to jeszcze bardziej zmniejszyć, jeśli chcesz.
• Zachowaj ostatnią wersję Autoodzyskiwaną, jeśli zamknę bez zapisywania: Zapewni to, że w przypadku awarii programu Excel/systemu lub zamknięcia pliku bez zapisywania, zostanie zapisana wersja, którą można odzyskać automatycznie.
• Lokalizacja pliku Autoodzyskiwania: Jest to domyślna lokalizacja, w której zapisywane są automatycznie odzyskane pliki. Możesz to zmienić, jeśli chcesz.

Uwaga: Jeśli masz duży plik z dużą ilością formuł i wykresów, zapisywanie go co 5 minut spowoduje ponowne przeliczenie i możliwe zawieszenie systemu. Jeśli tego nie chcesz, możesz wybrać dłuższy czas (lub zmienić tryb obliczania na ręczny).

Automatycznie utwórz kopię zapasową zapisanego pliku Excel

Podczas gdy opcje automatycznego zapisywania i automatycznego odzyskiwania są przydatne, gdy zapomnisz zapisać pliki i awarię systemu, automatyczna kopia zapasowa to coś, co tworzy kopię pliku za każdym razem, gdy go zapisujesz.

Na przykład, jeśli pracuję nad plikiem o nazwie Test.xlsx i zapiszę go w folderze, spowoduje to automatyczne utworzenie kopii o nazwie „Kopia zapasowa Test.xlk”

Teraz za każdym razem, gdy zapisuję plik testowy, wszystkie zmiany są również zapisywane w kopii zapasowej.

Może to być przydatne, jeśli dokonasz pewnych zmian w zapisanym pliku i chcesz je cofnąć. W takim przypadku możesz zamiast tego użyć kopii zapasowej.

Lub jeśli plik ulegnie awarii lub zostanie uszkodzony, będziesz mieć kopię zapasową, która będzie zawierała ostatnią zapisaną zawartość.

Poniżej znajdują się kroki, aby włączyć funkcję automatycznej kopii zapasowej skoroszytu:

1. Kliknij kartę Plik.
2. Kliknij „Zapisz jako”
3. Kliknij Przeglądaj, aby otworzyć okno dialogowe „Zapisz jako”.
4. W oknie dialogowym Zapisz jako kliknij opcję Narzędzia (znajduje się w prawej dolnej części okna dialogowego).
5. Kliknij „Opcje ogólne”.
6. W oknie dialogowym „Opcje ogólne” zaznacz opcję „Zawsze twórz kopię zapasową”.
7. Kliknij OK.
8. Zapisz plik w żądanym folderze/lokalizacji.

Teraz za każdym razem, gdy zapiszesz ten plik, dokładna kopia zostanie zapisana z prefiksem „Kopia zapasowa”.

Oto kilka ważnych rzeczy, które musisz wiedzieć o korzystaniu z tej funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych w programie Excel:

• To jest ustawienie na poziomie skoroszytu. Oznacza to, że jeśli włączysz go dla jednego skoroszytu, będzie działać tylko dla tego skoroszytu. Jeśli chcesz, aby działała również dla innych, musisz ją ręcznie włączyć.
• Różni się to od opcji Autoodzyskiwania i Autozapisu. Są to niezależne ustawienia i konfiguracja jednego nie ma wpływu na drugie. Możesz więc mieć skoroszyt, w którym działają Autoodzyskiwanie, Autozapis i AutoBackup.
• Plik kopii zapasowej jest zapisywany z rozszerzeniem .XLK. Jest to rozszerzenie plików kopii zapasowych i po otwarciu tego pliku może zostać wyświetlony monit. Wystarczy kliknąć Tak, a otworzy się plik kopii zapasowej.
• Plik kopii zapasowej to zawsze jedna wersja za głównym plikiem (z wyjątkiem czasu, gdy zapiszesz go po raz pierwszy). Na przykład, jeśli utworzysz nowy plik i włączysz w nim kopię zapasową, a także dokonasz pewnych zmian i zapiszesz. Spowoduje to zapisanie nowego pliku oraz jego kopii zapasowej. W tym momencie oba pliki (plik główny i kopia zapasowa) będą dokładnie takie same. Teraz, jeśli wprowadzisz jakieś zmiany w głównym pliku i zapiszesz go raz, nie zostanie on zapisany w pliku kopii zapasowej. Ale jeśli zapiszesz go ponownie, zostanie to również zrobione w pliku kopii zapasowej.

Automatyczna kopia zapasowa to dobra funkcja, ponieważ daje ostatnią zapisaną wersję pliku na wypadek, gdybyś wprowadził niechciane zmiany i zapisał plik. Możesz użyć pliku kopii zapasowej, aby pobrać wersję przed ostatnią zapisaną wersją.

Automatycznie zapisz kopię skoroszytu programu Excel z oznaczeniem czasu

Chociaż wszystkie omówione do tej pory metody opierają się na wbudowanych funkcjach programu Excel, możesz również użyć krótkiego kodu VBA, aby mieć pewność, że nigdy nie stracisz swojej pracy.

Za pomocą kodu VBA zapisujesz kopię pliku Excel z sygnaturą czasową, gdy tylko ją zapiszesz (lub zamkniesz).

Gwarantuje to, że zawsze masz wszystkie poprzednie wersje i możesz wrócić i odzyskać plik na wypadek bałaganu. Ponadto, ponieważ są one oznaczone sygnaturą czasową, możesz łatwo znaleźć wersję, którą chcesz (lub gdzie się pomyliłeś).

Poniżej znajduje się kod, który utworzy kopię skoroszytu ze znacznikiem czasu, gdy tylko go zapiszesz:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Użytkownicy\sumit\Pulpit\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-rrrr gg:mm:ss") & " " & ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Pamiętaj, że musisz określić lokalizację folderu, w którym chcesz zapisać kopie zapasowe (zmień ścieżkę wyróżnioną pogrubioną czcionką w powyższym kodzie).

Może to oznaczać, że skończysz z dużą ilością kopii, ale może to być ogromnym ratunkiem dla życia, gdy pracujesz nad krytycznymi projektami.

Możesz użyć podobnego kodu, aby zapisać kopię przed zamknięciem skoroszytu (zamiast zapisywać kopię za każdym razem, gdy zapisujesz).

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C:\Users\sumit\Desktop\Test\" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format(Now, "dd-mm-rrrr hh-mm-ss") & & ActiveWorkbook.Name End Sub

Musisz umieścić ten kod w oknie kodu ThisWorkbook.

Aby to zrobić, otwórz Edytor VB (skrót klawiaturowy - ALT + F11) i kliknij dwukrotnie obiekt This Workbook w eksploratorze projektów.

Naprawianie uszkodzonych plików Excel

Jeśli znajdziesz uszkodzony plik Excela, możesz zrobić kilka rzeczy.

Przede wszystkim możesz skorzystać z opcji naprawy wbudowanej w program Excel.

Poniżej znajdują się kroki, aby odzyskać uszkodzony plik poprzez jego naprawę:

1. Otwórz aplikację Excel.
2. Kliknij „Plik”, a następnie „Otwórz” (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + O).
3. Kliknij przycisk Przeglądaj.
4. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz uszkodzony plik.
5. Kliknij mały trójkąt skierowany w dół w przycisku „Otwórz” (jak pokazano poniżej).
6. Kliknij Otwórz i napraw.
7. Excel wyświetli monit, jak pokazano poniżej. Kliknij Napraw.

Jeśli masz szczęście, wszystko pójdzie gładko i będziesz mógł odzyskać dane z uszkodzonego pliku.

Jeśli opcja naprawy nie działa, wykonaj powyższe kroki do kroku 5, a następnie zamiast Napraw kliknij „Wyodrębnij dane”. Excel zapyta, czy chcesz „Konwertuj na wartości” czy „Odzyskaj formuły”.

Możesz spróbować użyć dowolnej opcji, która Ci odpowiada. Excel spróbuje wyodrębnić jak najwięcej danych i utworzy nowy skoroszyt z wyodrębnionymi danymi.

Jeśli to też nie zadziała. być może będziesz musiał polegać na narzędziach innych firm, aby odzyskać uszkodzone pliki programu Excel.