Jak włączyć autozapis w programie Excel (łatwy przewodnik)

Chociaż program Excel jest stale ulepszany z każdą nową wersją, nadal zdarzają się sytuacje, w których od czasu do czasu może się zawieszać (zwłaszcza jeśli pracujesz z dużym zestawem danych).

Czasami może to być czynnik spoza programu Excel - na przykład awaria zasilania lub zawieszenie systemu z powodu problemu innego niż program Excel.

W takich przypadkach, aby mieć pewność, że nie stracisz swoich danych, Excel posiada funkcję Autozapisu, która jak sama nazwa wskazuje, automatycznie zapisze Twoją pracę.

Przy włączonym autozapisie Excel będzie zapisywał twoją pracę w regularnych odstępach czasu, dzięki czemu nie stracisz dużo pracy (przy maksymalnie kilku minutach pracy można stracić).

W tym samouczku pokażę ci, jak włączyć Autozapis w Excelu i wszystkie ważne rzeczy, które musisz o tym wiedzieć.

Notatka: Autozapis to nowa funkcja w Office365, która umożliwia zapisywanie w czasie rzeczywistym, gdy pliki są zapisywane w OneDrive lub SharePoint. Jeśli korzystasz z wcześniejszych wersji (Excel 2010/2013/2016/2019), masz Zapisz informacje autoodzyskiwania, które nie są w czasie rzeczywistym, ale zapisują twoją pracę w regularnych odstępach czasu.

Autozapis a autoodzyskiwanie

Autozapis to nowa funkcja w Excel Office 365, podczas gdy Autoodzyskiwanie było również we wcześniejszych wersjach.

Autozapis umożliwia zapisywanie pracy w czasie rzeczywistym podczas zapisywania plików programu Excel w OneDrive lub SharePoint.

Wręcz przeciwnie, „Zapisz informacje autoodzyskiwania” to opcja, która automatycznie zapisuje Twoją pracę co 10 minut (lub w dowolnym określonym przez Ciebie okresie). Po włączeniu tej opcji będzie zachowywał tymczasową kopię Twojej pracy i zapisywał ją co 10 minut.

W przypadku nieoczekiwanego wyłączenia systemu, nadal będziesz mógł odzyskać tymczasowo zapisany plik (przy użyciu funkcji Autoodzyskiwania).

W tym samouczku omówię obie te funkcje.

Włącz Autozapis w programie Excel w oknie dialogowym Opcje

Możesz włączyć Autozapis, a także zapisywać informacje o automatycznym odzyskiwaniu (tj. Automatyczne zapisywanie plików w określonych odstępach czasu) w programie Excel w oknie dialogowym Opcje. Gdy to zrobisz, zostanie to włączone dla wszystkich skoroszytów, w których pracujesz w tym systemie.

Pamiętaj, że Autozapis jest dostępny tylko dla użytkowników Office365. Jeśli nie masz O365, możesz użyć tylko Autoodzyskiwania.

Poniżej znajdują się kroki, aby włączyć automatyczne zapisywanie w programie Excel:

1. Kliknij kartę Plik
2. Kliknij Opcje
3. W oknie dialogowym Opcje programu Excel kliknij opcję Zapisz po lewej stronie
4. Zaznacz opcję - „Zapisz informacje Autoodzyskiwania co” pole wyboru. Domyślnie wartość wynosi 10 minut, ale jeśli chcesz, możesz wybrać niższą lub wyższą wartość.
5. Zaznacz opcję - „Automatycznie zapisuj pliki OneDrive i SharePoint Online domyślnie w programie Excel”. Ta opcja działa tylko dla Office 365 i zapisuje twoją pracę w czasie rzeczywistym (co kilka sekund)
6. Kliknij OK

Powyższe kroki sprawią, że Twoja praca zostanie automatycznie zapisana po każdych 10 minutach.

Zwróć uwagę, że aby „Autozapis plików OneDrive i SharePoint Online domyślnie w programie Excel” działały, Twoje pliki muszą być w najnowszym formacie pliku (tj. XLSX, a nie XLS).

Inne przydatne opcje, z których możesz skorzystać:

• Zachowaj ostatnią wersję Autoodzyskiwaną, jeśli zamknę bez zapisywania: Podczas gdy Excel zapisuje twoją pracę co 10 minut (gdy Autozapis jest włączony), włączenie tej opcji zapewni, że nie stracisz nawet pracy pomiędzy tymi 10 minutami (w przypadku awarii systemu lub awarii zasilania). Po włączeniu program Excel pokaże opcję automatycznego odzyskiwania niezapisanych plików/danych.
• Lokalizacja pliku autoodzyskiwania: To jest lokalizacja, w której program Excel zapisuje niezapisane pliki. Możesz zmienić tę lokalizację, jeśli chcesz. Jeśli nie jesteś administratorem, możesz nie być w stanie tego zmienić.

Gdy Autozapis jest włączony (z plikami zapisanymi na Onedrive lub SharePoint), nie zobaczysz monitu o zapisanie niezapisanych zmian po zamknięciu pliku (ponieważ te zmiany są zapisywane co kilka sekund).

Ponadto, w przypadku dodawania kodu VB (makro) do pliku, Autozapis zatrzyma się i wyświetli monit o zapisanie tego pliku jako pliku fike z obsługą makr (format .xlsm)

Autozapis umożliwia teraz użytkownikom programu Excel udostępnianie plików i wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym. Możesz także zobaczyć historię wersji i wrócić do dowolnej poprzedniej wersji, jeśli chcesz. Gdy otworzysz stary plik za pomocą historii wersji, zostanie on otwarty jako tylko do odczytu i możesz go zapisać pod nową nazwą, jeśli chcesz.

Dodawanie Autozapisu do QAT (dla Office 365)

Jeśli korzystasz z OneDrive lub SharePoint, możesz również dodać opcję Autozapis na pasku narzędzi Szybki dostęp (dostępny tylko w Office 365).

Pozwala to włączyć autozapis (w SharePoint lub OneDrive) za pomocą jednego kliknięcia (jest to przycisk przełączania).

Chociaż okazało się, że jest on domyślnie dostępny w mojej subskrypcji Office365, na wypadek, gdybyś go nie miał, możesz dodać Autozapis do paska narzędzi Szybki dostęp, wykonując poniższe czynności:

1. Kliknij ikonę Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu
2. Kliknij opcję Automatycznie zapisuj

Jeśli nie widzisz opcji „Automatycznie zapisuj” w menu rozwijanym, kliknij Więcej poleceń i użyj okna dialogowego Opcje programu Excel, aby dodać opcję Autozapis w QAT.

Problem z Autozapisem (Zapisz jako vs. Zapisz kopię)

Po włączeniu Autozapisu i zapisaniu pliku w OneDrive lub SharePoint zauważysz, że nie widzisz już opcji „Zapisz jako”. Zamiast tego zobaczysz opcję „Zapisz kopię” (więcej na ten temat tutaj)

Gdy Autozapis jest włączony, a Twoja praca jest zapisywana co kilka sekund, nie będzie możliwe wprowadzenie pewnych zmian i zapisanie jej jako nowego pliku.

Na przykład, jeśli zaczniesz od starego pliku, popracujesz nad nim przez 20 minut i zapiszesz kopię, będziesz mieć zarówno stary plik, jak i nowy plik z 20 minutami ostatniej pracy. Ale nie jest to możliwe przy włączonym Autozapisie, który zapisuje twoją pracę co kilka sekund.

Właśnie dlatego masz teraz „Zapisz kopieOpcja, za pomocą której możesz utworzyć kopię, a następnie wprowadzić zmiany.

Jeśli Twoje pliki Excela nie znajdują się w OneDrive lub SharePoint, nadal zobaczysz opcję „Zapisz jako”.

Korzystanie z narzędzi innych firm, takich jak DropBox lub Google Drive

Możesz także uzyskać opcje historii wersji dla plików Excel z opcjami przechowywania, takimi jak Dropbox i Dysk Google.

Narzędzia te po prostu sprawdzają, czy w pliku zaszły jakieś zmiany i zapisują poprzednią wersję. Jeśli chcesz, możesz wrócić do tych wersji.

Jedną z zalet korzystania z tych narzędzi innych firm jest możliwość łatwej współpracy z osobami, które nie korzystają z OneDrive.

Ponieważ Dysk Google i Dropbox są zwykle preferowane przez wielu w stosunku do OneDrive, pomaga to w pracy z zespołami/klientami, którzy korzystają z tych opcji.

Jedynym zastrzeżeniem jest upewnienie się, że nie przechowujesz poufnych danych w tych usługach przechowywania w chmurze.

Automatycznie zapisz plik przed zamknięciem za pomocą VBA

Autozapis to niesamowita funkcja, która sprawia, że ​​praca z Excelem jest bardzo bezstresowa - wiedząc, że dane nie zostaną utracone.

Jeśli nie masz Office 365 (co oznacza, że ​​nie masz również funkcji Autozapisu), będziesz musiał polegać na funkcji Autoodzyskiwania programu Excel.

Inną opcją, z której możesz skorzystać, jest posiadanie prostego kodu VBA, który zapewnia zapisanie pliku przed jego zamknięciem. Dzięki temu nie stracisz pracy, ponieważ zamknąłeś plik przed jego zapisaniem.

Uwaga: Użycie tego miałoby sens tylko wtedy, gdy nie korzystasz z usługi Office 365 z usługą OneDrive lub SharePoint. Jeśli tak, zawsze możesz wrócić do poprzednich wersji, a Twoje pliki i tak są zapisywane automatycznie.

Poniżej znajdują się kroki przy użyciu VBA, aby zapisać plik przed zamknięciem skoroszytu:

1. Otwórz skoroszyt, w którym chcesz włączyć ten kod VBA, aby zapisać przed zamknięciem.
2. Przytrzymaj klawisz ALT i naciśnij klawisz F11 (lub Command + Opcja + F11 na Macu). Spowoduje to otwarcie edytora VB.
3. Kliknij dwukrotnie obiekt ThisWorkbook (dla pliku, do którego chcesz dodać ten kod) w Eksploratorze projektów
4. Skopiuj i wklej poniższy kod w oknie kodu ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zamknij edytor VB

Teraz, gdy nastąpi jakakolwiek zmiana w skoroszycie i zamkniesz go przed zapisaniem, najpierw uruchomi ten kod (ponieważ jest to zdarzenie VBA, które działa na podstawie zdarzenia - w tym przypadku jest to zamknięcie skoroszytu). Ten kod najpierw zapisze skoroszyt, a następnie go zamknie.

Jeśli wcześniej nie zapisałeś pliku, pojawi się monit z prośbą o określenie lokalizacji, w której plik powinien zostać zapisany.

Jeśli nie chcesz nadpisywać istniejącego pliku, możesz również zmodyfikować kod, aby zapisywał plik ze znacznikiem czasu. W ten sposób Twoja praca nie zostanie utracona, a Ty możesz również wrócić do poprzedniej wersji.

Poniżej znajduje się kod VBA, który zapisze plik z datą i znacznikiem czasu w nazwie pliku:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Teraz, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Spowoduje to zapisanie nowego pliku ze znacznikiem czasu w nazwie w tej samej lokalizacji, w której zapisany jest stary plik. Jeśli chcesz, aby plik został zapisany w określonym folderze, możesz określić tę lokalizację w kodzie.

To wszystko, co powinieneś wiedzieć o włączaniu Autozapisu w programie Excel i efektywnym korzystaniu z niego. A jeśli nie korzystasz z usługi Office 365, a zatem nie masz funkcji Autozapisu, nadal możesz skonfigurować opcje Autoodzyskiwania i odzyskać niezapisane pliki. Ponadto kod VBA może być użyty do upewnienia się, że pliki są automatycznie zapisywane jako kopia po jej zamknięciu.

Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny!