Nie ma jednego rozmiaru, który pasuje do wszystkich. W przypadku Excela w większości przypadków ustawienia domyślne działają dobrze. Ale w razie potrzeby możesz łatwo dostosować wiele opcji programu Excel.
W tym poście na blogu pokażę, jak korzystać z opcji programu Excel w celu dostosowania skoroszytów i lepszego korzystania z arkuszy kalkulacyjnych.
Dostęp do opcji programu Excel
Aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Excel:
W programie Excel 2010/13: Przejdź do Plik -> Opcje.
W programie Excel 2007: Przejdź do Menu -> Narzędzia -> Opcje programu Excel.
Nie daj się przytłoczyć wszystkimi kategoriami i polami wyboru w oknie dialogowym Opcje programu Excel. Nie musisz wszystkiego zmieniać, a w większości przypadków ustawienie domyślne działa dobrze. Oto niektóre z funkcji, które mogą zapewnić większą kontrolę nad zachowaniem arkuszy kalkulacyjnych programu Excel.
#1 Zmień domyślny typ i rozmiar czcionki
Domyślnie program Excel używa rozmiaru czcionki Calibri (czcionka treści) 11. Jeśli Ty lub Twoja organizacja używacie innego typu i rozmiaru czcionki, możesz zmienić wartość domyślną, wykonując następujące kroki:
- W opcjach programu Excel wybierz Ogólne.
- W opcjach ogólnych w sekcji „Podczas tworzenia nowych skoroszytów” zmień domyślny typ i rozmiar czcionki.
Teraz, gdy otworzysz nowy skoroszyt, domyślnie użyje on nowego ustawienia czcionki.
#2 Zawsze zapisuj pliki w formacie .xls
Jeśli udostępniasz skoroszyty programu Excel osobom, które mają wersję 2003, musisz ręcznie zmienić format na .xls. Zamiast robić to ręcznie za każdym razem, możesz zmienić domyślny format pliku Zapisz ustawienie.
Oto kroki, aby to zrobić:
- W opcjach programu Excel wybierz Zapisz.
- W opcjach zapisywania, w sekcji „Zapisz skoroszyty”, zmień format Zapisz plik na skoroszyt programu Excel 97-2003.
Możesz również ustawić domyślną wartość Skoroszyt programu Excel z obsługą makr, jeśli pracujesz z makrami.
Teraz za każdym razem, gdy zapiszesz skoroszyt, zostanie on zapisany w formacie .xls.
#3 Zmień tryb obliczania z automatycznego na ręczny
W przypadku obliczeń automatycznych ponowne obliczenie jest uruchamiane za każdym razem, gdy nastąpi zmiana w komórce/wartości, która wpływa na formuły (bardziej w przypadku formuł lotnych). W przypadku arkuszy roboczych, które są ładowane dużą ilością danych i formuł, ponowne obliczanie może marnować dużo czasu (i w większości przypadków jest niepotrzebne) i spowolnić pracę naszych skoroszytów.
Aby zaoszczędzić czas, możesz zmienić ustawienie obliczeń na ręczne. Aby to zrobić:
- W Opcjach programu Excel wybierz Formuły.
- W opcjach Formuły zmień opcje obliczeń na Ręcznie.
Po wybraniu trybu ręcznego należy ręcznie wymusić ponowne obliczenie, naciskając klawisz F9.
#4 Zachowaj aktywną komórkę zaznaczoną po naciśnięciu Enter
Domyślnie, jeśli wybierzesz komórkę i naciśniesz enter, wybór zostanie zmniejszony. W wielu przypadkach możesz chcieć zachować tę samą komórkę zaznaczoną po naciśnięciu Enter.
Oto, jak możesz wprowadzić tę zmianę:
- W opcjach programu Excel wybierz Zaawansowane.
- W opcjach edycji odznacz opcję „Po naciśnięciu klawisza Enter przesuń zaznaczenie”.
WSKAZÓWKA: Możesz również osiągnąć ten sam efekt, naciskając Control + Enter (zamiast Enter).
#5 Automatycznie wstawiaj punkty dziesiętne podczas wprowadzania danych
Jeśli twoja praca wymaga dużo wprowadzania danych numerycznych z ułamkami dziesiętnymi, ta może być bardzo przydatna.
Jak to działa - Jeśli musisz wprowadzić wartości liczbowe z 2 punktami danych, zamiast wpisywać 123,45, możesz po prostu wpisać 12345, a Excel automatycznie wstawi 2 miejsca po przecinku.
Oto jak możesz to włączyć:
- W opcjach programu Excel wybierz Zaawansowane.
- W opcjach edycji wybierz „Automatycznie wstaw kropkę dziesiętną” i określ miejsca.
Uwaga: Pamiętaj, że za każdym razem, gdy wprowadzisz liczbę, będzie ona miała 2 miejsca po przecinku. Więc jeśli potrzebujesz 1 jako wartości, będziesz musiał wpisać 100 (biorąc pod uwagę, że są 2 miejsca po przecinku).
#6 Pokaż wszystkie komentarze naraz
Gdy wstawiasz komentarz, domyślnie w lewym górnym rogu komórki pojawia się mały czerwony trójkąt. Chociaż jest to wystarczająco dobry wskaźnik, prawdopodobnie przegapisz komentarze, jeśli masz dużo danych/komentarzy.
Jednym z obejść może być pokazanie wszystkich komentarzy naraz.
Aby to zrobić:
- W opcjach programu Excel wybierz Zaawansowane.
- W sekcji Wyświetlanie w opcji „W przypadku komórek z komentarzami pokaż:” wybierz Komentarze i wskaźniki.
WSKAZÓWKA: Przydałoby się to również, jeśli edytujesz komentarze. Po prostu kliknij komentarz i edytuj go.
#7 Ukryj wszystkie zera
Możesz ukryć wszystkie wartości 0 w arkuszu kalkulacyjnym jednym kliknięciem (dobrze słyszeliście!).
Oto jak to zrobić:
- W opcjach programu Excel wybierz Zaawansowane.
- Przewiń w dół i przejdź do sekcji „Opcje wyświetlania dla tego arkusza”.
- Odznacz „Pokaż zero w komórkach, które mają zerową wartość”.
# 8 Otwórz wybrane skoroszyty przy każdym uruchomieniu programu Excel
Jeśli zaczynasz pracę z tym samym zestawem skoroszytów programu Excel (na przykład listy zadań do wykonania, śledzenie projektów itp.), istnieje sposób, w jaki program Excel automatycznie otworzy te skoroszyty przy każdym uruchomieniu. Oto jak to zrobić:
- W opcjach programu Excel wybierz Zaawansowane.
- Przewiń w dół i przejdź do sekcji Ogólne.
- Na polu. „Podczas uruchamiania otwórz wszystkie pliki w:”, wprowadź ścieżkę folderu zawierającego pliki, które chcesz otworzyć przy każdym uruchomieniu programu Excel.
Uwaga: Możesz dodać więcej plików do folderu i zostanie on automatycznie otwarty po następnym otwarciu programu Excel.
Zobacz też: Wskazówki dotyczące wprowadzania danych w programie Excel.
#9 Automatycznie uzupełniaj skróty
W programie Excel dostępna jest funkcja, w której można określić skrócony tekst, a program Excel automatycznie go uzupełni. Na przykład za każdym razem, gdy wpiszesz ABC, Excel automatycznie zastąpi go ABC Technology Corporation Limited. Coś, jak pokazano poniżej:
Oto jak możesz to włączyć:
- W opcjach programu Excel wybierz Sprawdzanie
- Kliknij przycisk Opcje autokorekty
- W oknie dialogowym Autokorekta wpisz, co chcesz zastąpić (w polu Zamień) na to, co chcesz zastąpić (w polu Na)
- Kliknij Dodaj, a następnie OK
Teraz za każdym razem, gdy wpiszesz ABC i naciśniesz Enter (lub spację), zostanie automatycznie zastąpiony przez ABC Technology Corporation Limited.
Uwaga: ta zmiana dotyczy wszystkich aplikacji biurowych, takich jak Word i PowerPoint).
Istnieje mnóstwo innych funkcji, które można również dostosować za pomocą opcji programu Excel. Jeśli masz trochę wolnego czasu, przejrzyj go, a możesz znaleźć dodatkowe opcje, z których możesz skorzystać.
Wypróbuj te opcje, daj mi znać, co myślisz. # 5 i # 9 to moje ulubione. Jak o tobie?
Możesz polubić następujące samouczki programu Excel:
- 100+ pytań do rozmowy kwalifikacyjnej Excel + odpowiedzi.
- 20 skrótów klawiaturowych Excel, które zaimponują Twojemu szefowi.
- Kolekcja DARMOWYCH szablonów Excel do codziennego użytku.
- 200+ skrótów klawiaturowych Excel
- Automatycznie otwieraj określone pliki Excela podczas uruchamiania
