✅ Włącz warunkowe wprowadzanie danych w programie Excel za pomocą walidacji danych

Spisie treści

Warunkowe wprowadzanie danych w programie Excel przy użyciu walidacji danych

Excel to więcej niż narzędzie do wprowadzania danych. Ale jeśli mówisz tylko o wprowadzaniu danych w Excelu, jest to cholernie dobre. Korzystając z sprawdzania poprawności danych, możesz włączyć wprowadzanie danych w komórce (komórkach) na podstawie wstępnie zdefiniowanego warunku.

Warunkowe wprowadzanie danych w programie Excel przy użyciu walidacji danych

Oto kilka przykładów reguł warunkowego wprowadzania danych:

Zezwalaj na wprowadzanie danych tylko z predefiniowanej listy (przy użyciu list rozwijanych).
Zezwalaj na wprowadzanie danych tylko wtedy, gdy określone komórki są wypełnione.
Zezwalaj na wprowadzanie DATY tylko między dwiema określonymi datami.

Możesz również połączyć wiele warunków, aby utworzyć regułę wprowadzania danych.

Ten rodzaj warunkowego wprowadzania danych w programie Excel można wykonać za pomocą funkcji sprawdzania poprawności danych w programie Excel. Może włączyć wprowadzanie danych w określonych komórkach tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki, w przeciwnym razie wyświetla błąd.

Zezwalaj na wprowadzanie danych z predefiniowanej listy

Możesz ograniczyć użytkownikowi wybór z listy, tworząc listę rozwijaną. Załóżmy na przykład, że masz listę krajów, jak pokazano poniżej, i chcesz zezwolić na wpisanie tylko jednej z tych nazw w komórce C1:

Możesz utworzyć listę rozwijaną, która ograniczy wpisy tylko do tych wymienionych na liście. Jeśli spróbujesz wprowadzić dowolny inny ciąg tekstowy, wyświetli błąd (jak pokazano poniżej):

Oto jak stworzyć listę rozwijaną:

Wybierz komórkę, w której chcesz wyświetlić listę rozwijaną. W tym przykładzie są to komórki C1.
Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Walidacja danych.
W oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych wybierz zakładkę ustawień i wprowadź następujące zmiany:
- Zezwól: Lista
- Źródło: $A$1:$A$6 (możesz użyć zakresu, w którym masz dane).
- Ignoruj puste: zaznaczone (odznacz to, jeśli nie chcesz, aby użytkownik wprowadzał puste).
- Lista rozwijana w komórce: zaznaczona (w ten sposób włączyłaby się funkcja rozwijania).

Spowoduje to utworzenie listy rozwijanej w wybranej komórce.

Teraz możesz wybrać je z listy rozwijanej lub ręcznie wprowadzić do niej dane. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek dane, które nie pochodzą z danych źródłowych, wyświetli błąd.

OSTROŻNOŚĆ: Jeśli skopiujesz i wkleisz komórkę, która zawiera reguły sprawdzania poprawności danych, reguły sprawdzania poprawności danych znikają.

Wprowadzanie danych, gdy komórka zależna jest wypełniona

Może to mieć miejsce, gdy chcesz, aby użytkownik przeszedł po kolei i wypełnił formularz/kwestionariusz/ankietę.

Powiedzmy, że mam coś, jak pokazano poniżej:

W tym zestawie danych chcę, aby użytkownik najpierw wypełnił imię (imię i nazwisko jest obowiązkowe), a następnie przeszedł do uzupełnienia daty. Jeśli użytkownik pominie wpisywanie nazwy, to chcę pokazać błąd (jak pokazano poniżej):

Można to łatwo zrobić za pomocą walidacji danych. Aby to zrobić:

Wybierz komórkę, w której chcesz zastosować ten warunek. W powyższym przykładzie jest to komórka B5.
Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Walidacja danych
W oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych wybierz zakładkę ustawień i wprowadź następujące zmiany:
- Zezwól: Niestandardowe
- Formuła: =ORAZ($B$1””,$B$3””).
- Ignoruj puste: niezaznaczone (upewnij się, że nie jest zaznaczone, w przeciwnym razie nie zadziała).

W tym przypadku użyliśmy funkcji AND, która sprawdza, czy zarówno B1, jak i B3 zostały już wypełnione. Jeśli nie, to pokazuje błąd.

OSTROŻNOŚĆ: Jeśli skopiujesz i wkleisz komórkę, która zawiera reguły sprawdzania poprawności danych, reguły sprawdzania poprawności danych znikają.

Wprowadzanie daty między dwiema określonymi datami

W walidacji danych jest wbudowana funkcja, która pozwoli Ci to zrobić. Możesz określić górną i dolną granicę daty, a jeśli użytkownik wprowadzi datę spoza tego zakresu, otrzyma błąd.

Aby to zrobić:

Wybierz komórkę, w której chcesz zastosować ten warunek. W powyższym przykładzie jest to komórka B5.
Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Walidacja danych
W oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych wybierz zakładkę ustawień i wprowadź następujące zmiany:
- Zezwól: Data
- Dane: Między
- Data rozpoczęcia: Wprowadź tutaj datę rozpoczęcia (żadna data, która jest wcześniejsza niż ta data, nie zostanie zaakceptowana).
- Data zakończenia: wprowadź tutaj datę zakończenia (żadne daty późniejsze niż ta data nie będą akceptowane).

Możesz również użyć odwołania do komórki lub formuły, aby określić datę. Na przykład możesz użyć funkcji DZIŚ() jako jednego z limitów dat (jeśli chcesz, aby dolny limit był aktualny).

Ponieważ program Excel przechowuje daty jako liczby, możesz również używać liczb zamiast dat. Na przykład, zamiast używać 01-01-2015, możesz również użyć numeru 42005.

OSTROŻNOŚĆ: Jeśli skopiujesz i wkleisz komórkę, która zawiera reguły sprawdzania poprawności danych, reguły sprawdzania poprawności danych znikają.

Wiele warunków wprowadzania danych

Możesz również łączyć wiele warunków. Załóżmy na przykład, że chcesz wprowadzić datę w komórce B5 z następującymi warunkami:

Imię i nazwisko zostały już wypełnione przez użytkownika.
Wprowadzona data przypada na okres od 01-01-2015 do 10-10-2015.

Aby to zrobić:

Wybierz komórkę, w której chcesz zastosować ten warunek. W powyższym przykładzie jest to komórka B5.
Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Walidacja danych
W oknie dialogowym sprawdzania poprawności danych wybierz zakładkę ustawień i wprowadź następujące zmiany:
- Zezwól: Niestandardowe
- Formuła: =ORAZ($B$1””,$B$3””,B5>=DATA(2015,10,1),B5<=DATA(2015,10,10))
- Ignoruj puste: niezaznaczone (upewnij się, że to nie jest zaznaczone, w przeciwnym razie nie zadziała)

Ta formuła sprawdza cztery warunki - czy dwie komórki (B1 i B3 są już wypełnione oraz czy data wprowadzona w komórce B5 mieści się w określonym zakresie dat).

OSTROŻNOŚĆ: Jeśli skopiujesz i wkleisz komórkę, która zawiera reguły sprawdzania poprawności danych, reguły sprawdzania poprawności danych znikają.

Podobnie możesz tworzyć i testować dla wielu warunków, jednocześnie zezwalając na wprowadzanie danych w programie Excel.