Pasek narzędzi szybkiego dostępu programu Excel - 5 opcji, które warto rozważyć

*To jest gościnny post Puneeta Gogii, blogerki Excela z Indii.*

Excel ma Pasek szybkiego dostępu co daje natychmiastowy dostęp do ulubionych/ważnych opcji.

Jednak niewiele osób efektywnie korzysta z QAT.

W zeszłym miesiącu zapytałem o to 15 użytkowników Excela, a tylko 7 używało go często. A inni byli zajęci nawigacją wstążką Excela dla swoich rzeczy.

W tym artykule podzielę się moimi 5 najlepszymi opcjami QAT, które pomogą mi zachować produktywność i zaoszczędzić czas.

Ponadto nie znajdziesz tych opcji na wstążce programu Excel.

Oto moje 5 najlepszych opcji (w dalszej części tego samouczka pokażę Ci również, jak z nich korzystać):

• Narzędzie aparatu
• E-mail
• Formularz
• Automatyczne formatowanie
• Kalkulator

Pokażę teraz, jak dodać te 5 poleceń do QAT w programie Excel.

Kroki, aby dodać polecenia do QAT (pasek narzędzi szybkiego dostępu)

Wykonaj te proste kroki.

• Przede wszystkim kliknij prawym przyciskiem myszy QAT i wybierz „Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu”.

• W oknie dostosowywania wybierz "Polecenia nie na wstążce".

• Teraz z listy wybierz następujące polecenia i dodaj je do QAT jeden po drugim.
  • Narzędzie aparatu
  • E-mail
  • Formularz
  • Automatyczne formatowanie
  • Kalkulator

• Po dodaniu wszystkich tych poleceń kliknij OK.

Teraz pasek narzędzi szybkiego dostępu będzie wyglądał mniej więcej tak.

Pozwól, że powiem Ci, dlaczego te polecenia są wyjątkowe i jak możesz ich użyć, aby zwiększyć produktywność.

1. Narzędzie aparatu

Obrazy na żywo są przydatne w pulpitach nawigacyjnych.

Jednym z głównych motywów korzystania z narzędzia Excel Camera jest tworzenie na żywo obrazu szeregu komórek. Pomoże Ci skopiować zakres komórek i utworzyć obraz na żywo z tego zakresu, który możesz wkleić w dowolnym miejscu w arkuszu.

Wykonaj poniższe czynności, aby użyć narzędzia aparatu.

• Wybierz zakres, dla którego chcesz utworzyć obraz.
• Kliknij przycisk aparatu z QAT.
• Kliknij miejsce w arkuszu, w którym chcesz go wkleić.

Korzyści

Narzędzie Kamera jest przydatne do tworzenia obrazów na żywo, które można później wykorzystać podczas tworzenia pulpitów nawigacyjnych programu Excel. Podobnie jak w przypadku normalnego obrazu, możesz zmienić rozmiar tych obrazów na żywo w zależności od miejsca na pulpicie nawigacyjnym.

A kiedy chcesz go zaktualizować, wprowadź zmiany w rzeczywistym zakresie danych, a obraz zostanie natychmiast zaktualizowany.

2. E-mail

Wyślij swój skoroszyt jednym kliknięciem.

Cóż, w programie Excel istnieje już opcja wysłania e-maila ze skoroszytem, ​​którego można użyć z menu plików programu Excel.

Możesz jednak użyć przycisku e-mail z QAT, aby szybko wysłać plik Excela jako załącznik. Po kliknięciu automatycznie otworzy się domyślny klient poczty i dołączy do niego bieżący skoroszyt. Użyje nazwy skoroszytu jako tematu wiadomości e-mail.

Korzyści

Automatycznie pobierze zaktualizowaną wersję pliku podczas wysyłania wiadomości e-mail, nawet jeśli nie zapisałeś wprowadzonych zmian.

3. Formularz użytkownika

Nie musisz pisać makra dla formularza użytkownika.

W programie Excel jest wbudowany formularz użytkownika, którego można używać do wprowadzania danych.

Ale zanim aktywujesz ten formularz, potrzebujesz tabeli do wprowadzenia danych lub przynajmniej nagłówków danych. Wybierz dowolną komórkę w tabeli lub po prostu wybierz jeden z nagłówków i kliknij przycisk formularza z QAT.

Korzyści

Poza wprowadzaniem danych można z tym zrobić wiele rzeczy.

• Możesz edytować wpisy, które już wprowadziłeś w swoich danych.
• Pomoże Ci poruszać się po wpisach.
• Możesz wyszukiwać wpisy z danych przy użyciu różnych kryteriów.
• A jeśli chcesz usunąć konkretny wpis, możesz to również zrobić.

4. Automatyczne formatowanie

Formatowanie danych jest ważne. Ale czasami formatowanie tabeli danych jest czasochłonne.

Automatyczne formatowanie to opcja, której możesz użyć do szybkiego zastosowania do formatowania danych. Ma 16 różnych stylów formatowania, których możesz użyć.

Wystarczy wykonać następujące kroki.

• Wybierz swoje dane.
• Kliknij przycisk automatycznego formatowania.
• Wybierz żądany format.
• Kliknij OK.

Wszystkie formaty w opcji automatycznego formatu mają 6 podstawowych komponentów: format liczb, styl czcionki, wyrównanie, obramowanie, wzory i szerokość-wysokość.

Korzyści

• Jeśli Twoje dane są związane z walutą lub księgowością, najlepszym rozwiązaniem jest autoformatowanie. 4 z 16 stylów formatu są przeznaczone do danych księgowych.
• Możesz także zaznaczyć lub odznaczyć opcje formatowania. Powiedzmy, że jeśli nie chcesz stosować obramowania z formatowaniem, możesz po prostu odznaczyć opcję obramowania w "Opcjach".

Kalkulator

Kalkulator Windows do szybkich obliczeń.

Excel to sprytny kalkulator, ale czasami potrzebujesz prostego kalkulatora. I możesz uzyskać dostęp do aplikacji kalkulatora systemu Windows z QAT.

Jest również dostępny w menu Start Twojego systemu.

Kalkulator ten ma proste, a także naukowe i programowe opcje.

Korzyści

1. Istnieje opcja, której można użyć do przeliczenia wartości z jednej jednostki na drugą (cale na cm, funty na kilogramy itp.).
2. Dostępna jest również opcja „Obliczanie danych”, za pomocą której można obliczyć różnicę między dwiema datami lub obliczyć przyszłą datę, dodając dni.

Dodatkowa wskazówka: przyciski Cofnij / Ponów

Cóż, przyciski Cofnij/Ponów są domyślnie dostępne w QAT. Ale prawie za każdym razem, gdy używasz klawisza skrótu do cofania i ponawiania. A czasami nie wiesz, ile kroków musisz się cofnąć/do przodu.

Za pomocą tych przycisków możesz sprawdzić wszystkie działania, które wykonałeś w swoim pliku i cofnąć / ponowić je jednym kliknięciem.

Za pomocą tych przycisków możesz cofnąć/ponownie wykonać maksymalnie 100 czynności. Te 100 czynności dotyczy całej aplikacji, a nie tylko jednego skoroszytu.

Wniosek

Jak już mówiłem, większość użytkowników nie używa poprawnie paska narzędzi szybkiego dostępu. Ale jeśli masz jakieś opcje, z których często korzystasz w swojej pracy, możesz dodać je do swojego QAT.

Zawsze łatwo jest użyć ulubionej rzeczy za pomocą jednego kliknięcia. I mam nadzieję, że wszystkie powyższe polecenia ułatwią ci pracę.

Jeśli masz jakieś inne polecenie, którego często używasz z QAT, podziel się ze mną w polu komentarza. Bardzo chciałbym usłyszeć od ciebie.

Puneet jest blogerem w Excel Champs. Możesz go znaleźć w Internecie, tweetując o Excelu, na bieżni, a czasem wspinając się na górę. Znajdź go na Twitterze.