Domyślnie Excel ma określoną wysokość wiersza i szerokość kolumny, a gdy wpiszesz coś, co zajmuje więcej miejsca niż obecny rozmiar, zobaczysz, że się rozlewa (jak pokazano poniżej).
W takich przypadkach można dostosować wiersze i kolumny, aby dopasować tekst do komórki (tak, aby tekst znajdował się całkowicie w komórce).
Można to zrobić za pomocą Funkcja autodopasowania w programie Excel.
W tym samouczku pokażę Ci, jak korzystać z Autodopasowania w Excelu na wiele sposobów. Omówię również kilka innych funkcji programu Excel, z których możesz korzystać podczas pracy z danymi tekstowymi w programie Excel.
Co to jest autodopasowanie programu Excel?
Kiedy wpiszesz cokolwiek w komórce w Excelu, zauważysz, że rozlewa się, gdy rozmiar tekstu / danych jest większy niż rozmiar kolumny.
Autodopasowanie to funkcja programu Excel, która pozwala szybko dostosować wysokość wiersza lub szerokość kolumny, aby całkowicie dopasować tekst (aby nie przenosić się na inne komórki).
Ponadto Autodopasowanie oznacza, że nie musisz ręcznie określać szerokości kolumny lub wysokości wiersza (lub ręcznie przeciągać i dostosowywać szerokość kolumny). To Auto- tzn. sam dowie się, jak bardzo powinien się rozszerzać/kurczać, aby dopasować się do aktualnej zawartości komórki
- Autodopasowanie szerokości kolumny: Ta funkcja automatycznie dostosowuje szerokość kolumny do tekstu w komórce. Możesz dopasować tekst do wielu kolumn naraz (jak zobaczymy później w przykładach)
- Automatycznie dopasuj wysokość rzędu: Ta funkcja automatycznie dostosowuje wysokość wiersza do tekstu w komórce. Możesz automatycznie dopasować wiele wierszy naraz.
W większości przypadków można zauważyć, że program Excel automatycznie dostosowuje wysokość wiersza po wprowadzeniu więcej niż jednego wiersza w tej samej komórce. W takich przypadkach nie musisz wykonywać żadnej regulacji wysokości wiersza.
Czasami jednak możesz otrzymać zestaw danych od kogoś lub jako plik do pobrania, w którym wysokość wiersza została już ustalona i wymaga dostosowania. W takim przypadku możesz użyć funkcji „Autodopasuj wysokość wiersza”.
Jak autodopasować w programie Excel (dostosuj wiersze i kolumny do tekstu)
Istnieje kilka sposobów autodopasowania w programie Excel:
- Korzystanie z metody dwukrotnego kliknięcia myszą
- Korzystanie z opcji Autodopasowanie na wstążce
- Korzystanie ze skrótu klawiaturowego
Wszystkie te metody działają dobrze i możesz wybrać tę, która najbardziej Ci odpowiada.
W większości przypadków używam metody dwukrotnego kliknięcia myszą, ponieważ uważam ją za najwygodniejszą.
Automatyczne dopasowywanie wierszy i kolumn za pomocą dwukrotnego kliknięcia myszą
Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, w którym tekst przechodzi do drugiej kolumny, ponieważ szerokość kolumny jest mniejsza.
Oto jak możesz automatycznie dopasować szerokość kolumny za pomocą myszy:
- Najedź kursorem na prawą krawędź nagłówka kolumny
- Zauważysz, że kursor zmienia się w dwustronną ikonę strzałki
- Kliknij dwukrotnie lewy klawisz myszy (lub gładzika)
Otóż to!
Zobaczysz, że szerokość kolumny zmienia się automatycznie, aby dostosować wszystkie komórki, aby nie było przepełnienia tekstu do innych komórek. Zwróć uwagę, że szerokość kolumny jest rozszerzana, aby dostosować komórkę, która wymaga maksymalnej szerokości.
Możesz także użyć metody dwukrotnego kliknięcia, aby dostosować wiele kolumn jednocześnie.
Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, gdzie są dwie kolumny i obie zawierają tekst, który wymaga autodopasowania.
Możesz wykonać poniższe czynności, aby automatycznie dopasować szerokość kolumny za pomocą myszy:
- Wybierz wszystkie kolumny, które wymagają automatycznego dopasowania, w tym przypadku będą to kolumny A i B.
- Po wybraniu obu kolumn umieść kursor na prawej krawędzi nagłówka kolumny
- Zauważysz, że kursor zmienia się w dwustronną ikonę strzałki
- Kliknij dwukrotnie lewy klawisz myszy (lub gładzika)
Jak tylko to zrobisz, automatycznie dopasuje obie wybrane kolumny (jak pokazano poniżej)
Zauważ, że aby to zadziałało, musisz wybrać całe kolumny, a nie komórki w arkuszu.
Chociaż pokazałem ci przykład automatycznego dopasowywania tekstu do kolumn (co jest częściej potrzebne), to samo można zrobić również z wierszami. Wystarczy umieścić kursor na dolnej krawędzi wybranego wiersza i kliknąć dwukrotnieAutomatyczne dopasowywanie wierszy i kolumn za pomocą wstążki programu Excel
Innym szybkim sposobem autodopasowania komórek w programie Excel jest użycie opcji na wstążce.
Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, w którym chcesz automatycznie dopasować kolumnę A.
Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:
- Wybierz kolumnę, której potrzebujesz do autodopasowania
- Kliknij kartę Strona główna
- W grupie Komórki kliknij opcję „Format”. Spowoduje to wyświetlenie dodatkowych opcji w menu rozwijanym
- Kliknij opcję „Autodopasuj szerokość kolumny”.
Powyższe kroki natychmiast rozszerzyłyby kolumnę, aby dostosować tekst w komórkach.
Możesz również użyć tych samych kroków, aby również automatycznie dopasować wysokość wiersza. Aby to zrobić, musisz najpierw wybrać wiersze, które chcesz automatycznie dopasować, a następnie wybrać opcję „Autodopasuj wysokość wiersza”.
Autodopasowanie wierszy i kolumn za pomocą skrótu klawiaturowego
Jeśli nie jesteś fanem używania myszy i wolisz zamiast tego skrót klawiaturowy, ta metoda jest dla Ciebie.
Poniżej znajdują się skróty klawiaturowe, które automatycznie dopasują komórki:
Aby automatycznie wypełnić szerokość kolumny:
ALT + H + O + I
Aby automatycznie wypełnić wysokość wiersza:
ALT + H + O + A
Oto jak używać tych skrótów klawiaturowych:
- Wybierz wiersz/kolumnę, które chcesz automatycznie dopasować
- Użyj skrótu klawiaturowego z kolejnymi klawiszami. Na przykład, jeśli używasz skrótu ALT + H + O + I, naciśnij klawisz ALT, następnie klawisz H i tak dalej (kolejno).
AutoFit nie działa (możliwe rozwiązania)
Chociaż Autodopasowanie działa dobrze w większości przypadków, czasami może się okazać, że ta funkcja nie działa.
Może być wiele powodów, dla których to nie działa, a w wielu przypadkach czasami działa, a czasami nie.
Oto kilka możliwych powodów, dla których autodopasowanie może nie działać w twoim Excelu:
Kiedy są scalone komórki
Czasami Autofit odmawia pracy, gdy w Excelu są scalone komórki. Jest to znany problem, jeśli używasz naprawdę starych wersji programu Excel (2003 lub wcześniejszych wersji).
Microsoft nawet przyznał się do tego problemu tutaj. Jeśli tak się stanie, jedynym obejściem jest ręczne ustawienie wysokości wiersza lub szerokości kolumny.
Po zastosowaniu zawijania tekstu
Gdy zastosujesz zawijanie tekstu do komórki i spróbujesz automatycznie dopasować wiersz, może się okazać, że na dole lub na górze wiersza znajdują się dodatkowe spacje.
Nie są to spacje znaków. To tylko przestrzeń, która istnieje bez powodu. Czasami zmiana szerokości kolumny powoduje, że to znika. Zawsze istnieje możliwość ręcznej zmiany rozmiaru wiersza (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i użyj opcji wysokości wiersza, aby określić wartość wysokości wiersza)
Innym miejscem, w którym autodopasowanie może nie działać, jest zastosowanie zawijania tekstu do komórki i próba automatycznego dopasowania kolumny. Jest to mniej autodopasowania, które nie działa, a więcej zgodnie z projektem. Ponieważ zastosowałeś tekst zawijania, program Excel nie wie, jakiej szerokości kolumny powinien użyć podczas autodopasowania.
W końcu zawijanie tekstu oznacza, że każdy tekst zostanie zawinięty w taki sposób, że pozostanie w komórce. W takim przypadku próba autodopasowania kolumny nic nie da. Możesz jednak ręcznie dostosować szerokość kolumny.
Alternatywy dla opcji AutoFit w programie Excel
Chociaż w większości przypadków autodopasowanie jest tym, czego potrzebujesz, istnieją również inne opcje, które mogą pomóc w lepszym przedstawieniu danych (szczególnie w przypadkach, gdy autodopasowanie nie jest dobrym rozwiązaniem).
Zawijaj tekst
Jeśli masz komórkę, która ma dużo tekstu, automatyczne dopasowanie kolumny rozszerzy ją i sprawi, że kolumna będzie ogromna.
Może to nie być właściwy sposób prezentowania danych, a bardziej sensowne może być posiadanie większego wiersza i węższej kolumny.
Zastosowanie tekstu zawijania do komórki powoduje, że zawartość komórki pozostaje w komórce. Pozwala to wybrać żądaną szerokość kolumny, a następnie automatycznie dopasować wysokość wiersza do szerokości kolumny.
Lub odwrotnie…
Dostosuj wysokość wiersza do żądanej wartości, a następnie możesz użyć funkcji autodopasowania, aby dostosować szerokość kolumny, aby upewnić się, że tekst to cała zawartość komórki jest widoczna i wewnątrz komórki.
Zmniejsz, aby dopasować
Inną opcją, której możesz użyć, jest Zmniejszenie, aby dopasować.
W przeciwieństwie do Autodopasowania, które dostosowuje szerokość kolumny lub wysokość wiersza, po zastosowaniu opcji „Zmniejsz, aby dopasować” do dowolnej komórki, po prostu zmieniłoby to czcionkę komórki, aby pasowała do wszystkiego w podanej szerokości kolumny.
Na przykład, jeśli masz jakiś tekst w komórce i rozlewa się on do innych komórek, po zastosowaniu opcji Zmniejsz, aby dopasować w tej komórce czcionka komórki zostanie obniżona, aby dopasować zawartość komórki do istniejącej szerokości kolumny.
Poniżej znajdują się kroki, aby zastosować format „Zmniejsz, aby dopasować” do komórki:
- Wybierz komórki, do których chcesz zastosować „Zmniejsz, aby dopasować”
- Przytrzymaj klawisz Control i naciśnij klawisz 1 (otworzy się okno dialogowe Formatowanie komórek)
- Kliknij kartę „Wyrównanie”
- W opcjach „Kontrola tekstu” zaznacz opcję „Zmniejsz, aby dopasować”
Zwróć uwagę, że Zmniejsz do tekstu nie działa w przypadku komórek, do których zastosowano „Zawijaj tekst”.
Oto niektóre ze sposobów korzystania z autodopasowania wierszy lub kolumn w programie Excel. Omówiłem również kilka możliwych powodów, dla których autodopasowanie może nie działać w twoim systemie i niektóre alternatywy dla niego w programie Excel.
Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny!
