10 wskazówek dotyczących wprowadzania danych w programie Excel, których nie możesz przegapić

Excel to niesamowite narzędzie z fascynującymi możliwościami analizy danych (czy to za pomocą funkcji, wykresów czy dashboardów). Łatwość wprowadzania i przechowywania danych w programie Excel sprawia, że ​​jest to atrakcyjny wybór.

W tym poście na blogu wymieniłem 10 przydatnych wskazówek dotyczących wprowadzania danych w programie Excel, które zwiększą wydajność i zaoszczędzą dużo czasu.

#1 Użyj formularza wprowadzania danych Excel

Formularz wprowadzania danych programu Excel umożliwia dodawanie rekordów do istniejącego zestawu danych. Daje wyskakujący formularz, który może być wypełniony przez użytkownika. Jest to szczególnie wygodne, gdy zestaw danych ma wiele kolumn i wymaga ciągłego przewijania w prawo iw lewo podczas wprowadzania punktów danych.

Funkcja formularza danych nie jest jeszcze dostępna na wstążce programu Excel. Najpierw musimy go udostępnić, dodając go do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Dodawanie formularza wprowadzania danych programu Excel do paska narzędzi szybkiego dostępu

1. Przejdź do paska narzędzi szybkiego dostępu, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
   
2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel wybierz wszystkie polecenia i przejdź do formularza. Wybierz Formularz i naciśnij Dodaj. Spowoduje to dodanie ikony formularzy danych do paska narzędzi szybkiego dostępu.
   

Korzystanie z formularza wprowadzania danych programu Excel

1. Wybierz dowolną komórkę w zakresie danych i kliknij ikonę Formularz danych na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
2. W wyskakującym formularzu Dane wszystkie tytuły kolumn są wymienione pionowo. Wypełnij dane w sąsiednim polu tekstowym dla każdego nagłówka.
3. Po wprowadzeniu danych naciśnij Enter.
4. Kliknij Nowy, aby dodać nowy rekord.

Korzystając z formularza Wprowadzanie danych programu Excel, możesz również poruszać się po istniejących danych (wiersz po wierszu) lub wyszukiwać dane, określając kryteria (spróbuj tego, klikając przycisk kryteriów).

#2 Szybkie wprowadzanie liczb ze stałymi liczbami dziesiętnymi

Jeśli jesteś w sytuacji, w której musisz ręcznie wprowadzić dane w programie Excel, które również mają część dziesiętną, ta sztuczka może być bardzo przydatna. Załóżmy na przykład, że musisz wpisać oceny dla uczniów w procentach z maksymalnie 2 miejscami po przecinku. Możesz włączyć funkcję, w której po prostu wpisujesz liczby bez zawracania sobie głowy każdorazowym naciskaniem klawisza kropki. Aby to włączyć:

1. Przejdź do pliku -> Opcje.
2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel wybierz Zaawansowane.
3. W Opcjach zaawansowanych zaznacz opcję „Automatycznie wstaw kropkę dziesiętną”.
4. Określ żądaną liczbę miejsc dziesiętnych (na przykład 2 w tym przypadku).

Teraz za każdym razem, gdy wprowadzisz jakąkolwiek liczbę, program Excel automatycznie umieszcza ostatnie 2 cyfry po przecinku. Tak więc 1 staje się 0,01, 10 staje się 0,1, 100 staje się 1, 2467 staje się 24,67 i tak dalej…

Po zakończeniu wprowadzania danych po prostu wyłącz je, odznaczając tę ​​samą opcję.

#3 Automatycznie dodawaj liczbę porządkową do liczb

Tak, możesz użyć kombinacji funkcji programu Excel (takich jak WARTOŚĆ, PRAWO, JEŻELI, LUB) w celu dodania liczb porządkowych („st” w 1. miejscu, „nd” w 2. itd.).

Oto wzór:

=A1&JEŻELI(LUB(WARTOŚĆ(PRAWO(A1,2))={11,12,13}),"th",JEŻELI(LUB(WARTOŚĆ(PRAWO(A1))={1,2,3}),WYBIERZ (PRAWY(A1),"st","nd","rd"),"th"))

#4 Wypełnij za pomocą Control + D

To sprytna sztuczka z wprowadzaniem danych w Excelu. Jeśli musisz skopiować powyższą komórkę, po prostu naciśnij Control + D.

Kopiuje zarówno treść, jak i formatowanie. Jeśli w powyższej komórce znajduje się formuła, zostanie ona skopiowana (ze skorygowanymi odwołaniami).

Działa to również dla więcej niż jednej komórki. Jeśli więc chcesz skopiować cały powyższy wiersz, zaznacz bieżący wiersz i naciśnij Control + D.

Jeśli wybierzesz więcej niż jedną komórkę/komórki, komórka powyżej zaznaczenia zostanie skopiowana do wszystkich komórek.

Zobacz też: Ponad 200 skrótów klawiaturowych programu Excel.

#5 Szybko wprowadź datę / godzinę w komórkach Excela

Nie pamiętasz aktualnej daty? Nie martw się, po prostu naciśnij Kontrola +; (klucz średnika) i wprowadzi do komórki aktualną datę.

Podobnie możesz wprowadzić aktualny czas za pomocą skrótu Control + Shift + : (klucz dwukropka)

Pamiętaj, że są to wartości bezwzględne i nie zmienią się, jeśli zmieni się data lub godzina. Jeśli chcesz mieć dynamiczną wartość daty i godziny, która zmienia się przy każdym otwarciu skoroszytu lub podczas ponownego obliczania, użyj funkcji DZIŚ i TERAZ.

Zobacz także: Jak automatycznie wstawić znacznik daty i godziny w programie Excel.

#6 Control + Enter, aby wypełnić cały wybór zawartością w aktywnej komórce

Po wybraniu wielu komórek w programie Excel jedna z komórek o jasnym odcieniu (w porównaniu z pozostałymi zaznaczonymi komórkami) jest komórką aktywną. Jeśli wpiszesz coś w aktywnej komórce po dokonaniu wyboru i naciśniesz Control + Enter, wartość zostanie wstawiona do wszystkich zaznaczonych komórek.

Dotyczy to również formuł. Jeśli wprowadzisz formułę w aktywnej komórce i naciśniesz Control + Enter, wszystkie komórki otrzymają tę formułę (z dostosowanymi odwołaniami).

#7 Alt + strzałka w dół, aby uzyskać listę wszystkich unikalnych wartości w tej kolumnie

Ten może zaoszczędzić trochę czasu, który mógłbyś zmarnować na pisanie. Załóżmy, że wprowadzasz dane w kolumnie ze statusem aktywności (Do zrobienia, Ukończone). Zamiast wpisywać status raz po raz, wystarczy wpisać go w kilku komórkach, a następnie użyć skrótu klawiaturowego Alt + strzałka w dół. Daje ci listę wszystkich unikalnych wpisów i możesz szybko wybrać z listy.

Jeśli chcesz wybierać spośród wcześniej określonych opcji, możesz utworzyć listę rozwijaną.

# 8 Szybko przeszukuj wiele zakładek arkusza roboczego w skoroszycie

Ten oszczędza mnóstwo czasu. Po prostu użyj skrótu klawiaturowego Control + Page Up / Page Down, aby poruszać się po wielu kartach arkusza roboczego w skoroszycie.

Zobacz też: 200+ skrótów klawiaturowych programu Excel.

#9 Wprowadź długi tekst za pomocą skrótów

Jeśli musisz ciągle wprowadzać długie nazwy lub słowa kluczowe w arkuszu, ta sztuczka może się przydać.

Na przykład możesz chcieć, aby za każdym razem, gdy wpiszesz ABC, program Excel powinien automatycznie zastąpić go ABC Technology Corporation Limited.

Coś, jak pokazano poniżej:

Tę funkcję można włączyć za pomocą opcji autokorekty. Przeczytaj, jak to włączyć.

#10 Wprowadź dane w nieciągłych zakresach

Załóżmy, że masz szablon, jak pokazano poniżej, i musisz wprowadzić dane we wszystkich komórkach wyróżnionych na czerwono, w kolejności określonej przez strzałki.

Oto szybki sposób, aby to zrobić:

• Zaznacz wszystkie komórki, w których musisz wprowadzić dane (naciśnij Ctrl, a następnie wybierz jeden po drugim).
  • Zacznij od drugiej komórki w swojej sekwencji wprowadzania danych (zacznij od D3). Wybierz w końcu pierwszą komórkę B3 (od której zaczyna się wprowadzanie danych).
• Po wybraniu przejdź do pola nazwy (znajdującego się po lewej stronie paska formuły).
• Wpisz dowolną nazwę bez spacji.
• Otóż ​​to!! Wybierz nazwany zakres, klikając listę rozwijaną Pole nazwy. Teraz zacznij wprowadzać swoje dane i używać Enter/Tab przeskoczyć do następnej komórki.

Przeczytaj więcej o tej sztuczce.

Oto moje dziesięć najważniejszych wskazówek dotyczących wprowadzania danych w programie Excel, które mogą znacznie poprawić Twoją produktywność i zaoszczędzić czas.

Możesz również polubić następujące wskazówki programu Excel:

• 10 super schludnych sposobów czyszczenia danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel.
• 24 codzienne problemy z programem Excel i ich szybkie poprawki.
• Jak śledzić zmiany w programie Excel.
• Jak odzyskać niezapisane pliki Excela.
• Jak włączyć warunkowe wprowadzanie danych w programie Excel.
• Cierpisz na powolne arkusze kalkulacyjne Excel? 10 wskazówek, które przyspieszą pracę w programie Excel.
• Wydobądź więcej z funkcji Znajdź i zamień w programie Excel (4 niesamowite wskazówki).
• Jak korzystać z okien zamrażania programu Excel w programie Excel.
• Ponad 100 pytań do rozmowy kwalifikacyjnej w programie Excel
• Wypełnij puste komórki do następnej wartości w Excelu