Jak wstawiać podziały stron w programie Excel (i usuwać, usuwać podziały stron)

Kiedy drukujesz swoją pracę w programie Excel, pomocne byłoby, gdyby istniał system, który decydował, ile treści znajdzie się na jednej stronie, a co zostanie wydrukowane na następnej stronie i tak dalej.

Domyślnie program Excel robi to, wstawiając podziały stron w arkuszu w regularnych odstępach czasu podczas drukowania.

Odbywa się to na podstawie rozmiaru papieru, marginesów i opcji skali.

Jeśli jednak potrzebujesz większej kontroli i chcesz decydować, ile treści ma być wydrukowane na stronie 1 i gdzie powinna zostać przerwana i przejść do następnej strony, możesz ręcznie wstawić podział strony między stronami.

W ten sposób Excel będzie wiedział, że jak tylko nadejdzie podział strony, musi przestać drukować na bieżącej stronie i wydrukować pozostałą na następnej stronie.

W tym samouczku pokażę ci, jak ręcznie wstawiaj podziały stron w Excelu (i jak usunąć podziały stron również)

Ręczne wstawianie podziałów stron w programie Excel (poziomo/pionowo)

Załóżmy, że mam zestaw danych, jak pokazano poniżej, w którym mam liczby sprzedaży dla różnych osób pracujących w różnych regionach.

W tych danych chcę wydrukować wszystkie rekordy dla USA w pierwszej fazie, a następnie wszystkie pozostałe rekordy na drugiej stronie.

Jeśli pójdę dalej i wydrukuję dane od teraz, wszystko zostanie wydrukowane na jednej stronie, ponieważ dane nie są wystarczająco duże, aby można je było podzielić na wiele stron.

Aby to zrobić, będę musiał ręcznie wstawić podział strony po danych dla USA.

Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:

1. Wybierz wiersz, powyżej którego chcesz wstawić podział strony. w naszym przykładzie byłby to wiersz 11
2. Kliknij kartę „Układ strony”
3. W grupie „Ustawienia strony” kliknij opcję „Przerwy”
4. Kliknij opcję „Wstaw podział strony”

Powyższe kroki wstawią podział strony tuż nad wybranym wierszem.

Excel pokazuje również pozycje podziałów stron, dodając jasnoszarą przerywaną linię między dwiema stronami.

Możesz nie widzieć tej linii, jeśli masz już widoczne linie siatki, ale jeśli ukryjesz linie siatki, będziesz mógł to zobaczyć, jak pokazano poniżej.

Podobnie jak w przypadku wstawienia poziomego podziału strony w programie Excel, możesz również wstawić pionowy podział strony.

Po prostu wybierz kolumnę B, do której chcesz dodać podział strony, przejdź do zakładki „Układ strony” i kliknij opcję „Wstaw podział strony”

Pamiętaj, że możesz wstawić dowolną liczbę podziałów stron.

Na przykład, jeśli chcesz wydrukować dane dla każdego regionu na innej stronie, możesz wstawić wiele poziomych podziałów strony, wybierając wiersz poniżej miejsca, w którym kończą się dane dla tego regionu, i wstawiając tam podział strony.

Uwaga: Jeśli chcesz wstawić zarówno poziome, jak i pionowe podziały strony w określonej lokalizacji, możesz to zrobić, zaznaczając komórkę i powtarzając ten sam proces powyżej, aby wstawić podział strony. Spowoduje to wstawienie poziomego podziału strony tuż nad komórką i pionowego podziału strony po lewej stronie komórki.

Skrót klawiaturowy do wstawiania podziału strony

ALT + P + B + I

Sprawdź wstawienie podziału strony w podglądzie podziału strony

Po wstawieniu podziałów stron w programie Excel możesz szybko sprawdzić, co wszystko zostanie wydrukowane na każdej stronie, przechodząc do trybu podglądu podziałów stron.

Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:

1. Kliknij kartę Widok
2. W grupie Widoki skoroszytu kliknij opcję Podgląd podziału strony

Powyższe kroki zmienią widok arkusza roboczego i będziesz mógł zobaczyć, ile treści zostanie wydrukowanych na każdej stronie.

Każdy podział strony jest wyświetlany jako gruba niebieska linia, a strony są ponumerowane, co ułatwia zrozumienie, jaka treść znajdzie się na wydrukowanej stronie.

Aby wrócić do zwykłego widoku arkusza, kliknij opcję Normalny na karcie Widok.

Uwaga: Możesz także przełączać się między widokiem normalnym a podglądem podziału strony, klikając ikony na pasku stanu.

Usuwanie podziałów stron

Podobnie jak w przypadku dodania podziału strony w programie Excel, możesz również łatwo usunąć podział strony.

W naszym przykładzie załóżmy, że chcę usunąć podział strony, który wstawiłem po danych dla regionu USA.

Poniżej inne kroki, aby to zrobić:

1. Wybierz wiersz, nad którym masz podział strony. W naszym przykładzie byłby to wiersz #11
2. Kliknij kartę „Układ strony”
3. W grupie „Ustawienia strony” kliknij opcję „Przerwy”
4. Kliknij „Usuń podział strony”

Powyższe kroki usuną podział strony nad wybranym wierszem.

Jeśli wstawiłeś wiele przerw na pochwałę, które chcesz usunąć, będziesz musiał powtórzyć ten proces jeden po drugim.

Uwaga: nie można usunąć wielu podziałów stron za jednym razem, wybierając wiele wierszy lub kolumn. jeśli spróbujesz to zrobić, program Excel rozważy tylko ostatni wybrany wiersz i usunie podział strony nad nim.

Skrót klawiaturowy do usuwania podziału strony

ALT + P + B + R

Zresetuj wszystkie podziały stron

Jeśli chcesz usunąć wszystkie podziały stron, które ręcznie wstawiasz, i zresetować je do domyślnych, jest na to również opcja.

Poniżej znajdują się kroki, aby zresetować podział strony w programie Excel:

1. Kliknij kartę „Układ strony”
2. W grupie „Ustawienia strony” kliknij opcję „Przerwy”
3. Kliknij „Zresetuj wszystkie podziały stron”

Wykonanie powyższych kroków spowoduje usunięcie wszystkich ręcznie wstawionych podziałów stron i umieszczenie podziałów stron na podstawie rozmiaru strony, marginesu i skali (tak jak to ma miejsce domyślnie)

Skrót klawiaturowy do usuwania podziału strony

ALT + P + B + A

Ręczne przesuwanie podziału strony

Po wstawieniu podziałów stron do arkusza roboczego można wprowadzić drobne poprawki, przeciągając poziome lub pionowe linie podziałów stron.

Aby to zadziałało, musisz być w trybie podglądu podziału strony.

Poniżej znajdują się kroki, których możesz użyć, aby przenieść podział strony, przeciągając go:

1. Kliknij kartę Widok
2. W grupie widoków skoroszytu kliknij opcję Podgląd podziału strony. Spowoduje to zmianę widoku arkusza roboczego i będziesz mógł zobaczyć wszystkie podziały strony jako grube niebieskie linie
3. Najedź kursorem na linię podziału strony, którą chcesz dostosować. Zauważysz, że kursor zmienia się w ikonę dwupunktowej strzałki
4. Przytrzymaj lewy klawisz myszy i przeciągnij niebieską linię tam, gdzie chcesz ją umieścić, a następnie zostaw klawisz
5. Kliknij opcję Normalny na karcie widoku, aby wrócić do zwykłego widoku arkusza roboczego

Ukryj lub pokaż kropkowaną linię podziału strony

Chociaż duże przerwy są bardzo przydatne, jeśli drukujesz dane, jedną rzeczą, która naprawdę mnie denerwuje, jest przerywana szara linia, która pozostaje w arkuszu po zastosowaniu podziałów stron.

Niektórzy uważają, że jest to przydatne, ponieważ mówi im, gdzie strona pękłaby po wydrukowaniu, z drugiej strony uważam to za denerwujące.

A po zastosowaniu podziałów stron ta szara linia nie zniknie, dopóki nie zapiszesz skoroszytu i nie uruchomisz go ponownie.

Więc jeśli jesteś podobny do mnie, możesz na zawsze ukryć linię podziału strony.

Poniżej znajdują się kroki, aby ukryć linię podziału strony w programie Excel:

• Kliknij kartę Plik
• Kliknij Opcje
• W oknie dialogowym Opcje programu Excel, które się otworzy, kliknij opcję „Zaawansowane” w lewym okienku
• Przewiń w dół do „Opcje wyświetlania tego arkusza roboczego”
• Odznacz opcję „Pokaż podziały stron”

Możesz włączyć to ustawienie, aby usunąć szarą linię podziału strony w określonych arkuszach lub całym skoroszycie, ale nie możesz zastosować tego ustawienia do wszystkich skoroszytów programu Excel.

Jeśli chcesz to zrobić dla innego otwartego skoroszytu, będziesz musiał ponownie wykonać te same kroki.

Dodaj podział strony po każdej podsumie

W przypadku dodania sumy częściowej do zestawu danych dostępna jest opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie podziałów stron po każdej zmianie kategorii danych.

Poniżej mam ten zestaw danych, w którym regiony są posortowane w kolejności malejącej (z zastosowaną sumą częściową).

W przypadku takiego zestawu danych sensowne byłoby dodanie sumy częściowej, która pokazywałaby sprzedaż docelową i rzeczywistą sprzedaż dla każdego regionu, a suma częściowa byłaby dodawana za każdym razem, gdy zmienia się region (tj. suma częściowa dla USA poniżej regionów USA łącznie dla Bliskiego Wschodu poniżej regionu Bliskiego Wschodu).

A kiedy te dane są drukowane, pomocne może być wydrukowanie wszystkich regionów w osobnych arkuszach roboczych (co można zrobić, dodając podziały stron za każdym razem, gdy zmienia się region).

Poniżej inne kroki, aby dodać sumę częściową i dodać podział strony po każdej zmianie regionu:

1. Wybierz dowolną komórkę w zestawie danych
2. Przejdź do zakładki Dane
3. Kliknij opcję Suma częściowa (używam platformy Microsoft 365 i jest ona w opcjach konspektu)
4. W wyświetlonym oknie dialogowym Suma częściowa kliknij menu rozwijane „Przy każdej zmianie w” i wybierz Region
5. Sprawdź cel sprzedaży i rzeczywistą sprzedaż w opcjach „Dodaj sumę pośrednią do”
6. Zaznacz opcję „Podział strony między stronami”
7. Kliknij OK

Powyższe kroki dodałyby sumę częściową do danych, jak pokazano poniżej, a jednocześnie dodałyby podział strony za każdym razem, gdy zmieni się region.

Może to być przydatne, gdy chcesz wydrukować dane dla każdego kraju na osobnym arkuszu.

Możesz zobaczyć, gdzie są dodawane podziały strony, klikając kartę Widok, a następnie klikając opcję Podgląd podziału strony

W ten sposób możesz łatwo wstawić podział strony w programie Excel. Omówiłem również, w jaki sposób można usunąć niektóre podziały strony, usunąć je całkowicie. lub zresetuj go z powrotem do ustawienia domyślnego.

Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny.