Autokorekta Excela: kompletny przewodnik + przykłady oszczędzania czasu

Co się stanie, gdy wpiszesz słowo „Drnik” zamiast „Pij” w programie Excel?

Zauważysz, że program Excel automatycznie poprawi to błędnie napisane słowo do wypicia (jak pokazano poniżej).

Jakoś Excel wiedział, że to nie jest poprawna pisownia i automatycznie poprawił ją na właściwą.

Teraz nie poprawi automatycznie wszystkich błędnie napisanych słów.

Tylko kilka!

Na przykład spróbuj słowa „dirnk”.

Nie byłoby to automatycznie korygowane.

Powodem, dla którego niektóre słowa są automatycznie poprawiane, a inne nie, jest to, że istnieje już lista słów, które są wstępnie wypełniane w programie Excel do autokorekty.

Uwaga: Autokorekta jest domyślnie włączona w programie Excel.

W tym samouczku wyjaśnię, czym są opcje autokorekty, a następnie pokażę kilka przykładów, w których możesz ich użyć, aby zaoszczędzić czas. Omówię również, jak możesz to wyłączyć (tj. Wyłącz autokorektę)

Zrozumienie opcji autokorekty

Autokorekta została stworzona, aby pomóc Ci rozwiązać małe problemy, które możesz napotkać podczas pisania w programie Excel lub podczas wprowadzania danych (takich jak zastąpienie niektórych często błędnie napisanych słów poprawnymi słowami).

Pozwala również uzyskać większą kontrolę podczas korzystania z programu Excel (jak zobaczymy w przykładach w dalszej części tego samouczka).

Ale najpierw zrozummy, gdzie są opcje autokorekty i co jest domyślnie dostępne.

Aby uzyskać opcje autokorekty, kliknij kartę Plik.

Na ekranie Plik kliknij „Opcje”.

W oknie dialogowym Opcje programu Excel kliknij Sprawdzanie.

W opcjach sprawdzania kliknij Opcje autokorekty.

Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Opcje autokorekty.

Pozwólcie, że wyjaśnię różne zakładki w oknie dialogowym Autokorekta i opcje w nich.

Karta Opcje autokorekty

Na karcie Opcje autokorekty znajdują się opcje, które są domyślnie włączone i rozwiązują niektóre typowe problemy.

• Pokaż przyciski opcji autokorekty: Ten nie dotyczy programu Excel, ale dotyczy innych aplikacji MS. Gdy ta opcja jest włączona, zobaczysz opcje autokorekty w MS Word lub MS PowerPoint (jak pokazano poniżej).
• Popraw dwie wielkie litery: Ta opcja, gdy jest włączona, automatycznie poprawi dwa wielkie inicjały w programie Excel. Na przykład, jeśli wpiszesz „Hello”, automatycznie zmieni się na „Hello”
• Zamień pierwszą literę zdań na wielką: Po włączeniu ta opcja zapewnia, że ​​nowe zdanie zaczyna się od wielkiej litery. Na przykład, jeśli wpiszesz „Cześć. jak się masz?”, zostanie automatycznie poprawione na „Cześć. Jak się masz?'
• Zapisuj nazwy dni wielkimi literami: Spowoduje to automatyczną zmianę pierwszej litery nazwy dnia, jeśli wpiszesz małą literę. Na przykład, Środa zmieni się na Środa.
• Prawidłowe przypadkowe użycie klawisza Caps lock: Jeśli masz włączony Caps Lock i napiszesz zdanie, automatycznie poprawi tekst i wyłączy Caps Lock. Na przykład, jeśli wpiszesz hello, automatycznie zmieni się na Hello.
• Zamień tekst podczas pisania: W tym miejscu Excel ma już niektóre często błędnie napisane słowa (lub skróty dla niektórych symboli). Na przykład, jeśli wpiszesz (c), automatycznie zostanie przekonwertowany na symbol praw autorskich. To dlatego, że został określony na liście w tej opcji. Możesz dodawać lub usuwać słowa z listy (więcej na ten temat w przykładzie poniżej).

Wyjątki autokorekty

Chociaż te opcje autokorekty są niesamowite, czasami możesz chcieć, aby nie działał super mądrze i nie poprawiał ich automatycznie.

Na przykład, jeśli masz markę ATs (gdzie „s” jest małymi literami), Excel automatycznie przekonwertuje ją na „ATs”.

Chociaż podoba Ci się autokorekta we wszystkich innych przypadkach, jeśli chcesz wykluczyć ten konkretny przypadek, możesz to zrobić.

W zakładce Autokorekta kliknij zakładkę Wyjątki.

W oknie dialogowym Wyjątki autokorekty możesz mieć dwa typy wyjątków:

1. Pierwsza litera: Domyślnie program Excel używa wielkich liter po kropce (kropka). Tutaj możesz podać kilka wyjątków (istnieje już lista typowych wyjątków).
2. Czapki początkowe: Jeśli nie chcesz, aby ATs były konwertowane na Ats, możesz to określić tutaj.

Autoformatuj podczas pisania Tab

Ta zakładka ma trzy opcje (wszystkie są włączone). Uważam, że wszystkie te trzy opcje są przydatne.

1. Zamień podczas pisania: Gdy wprowadzisz jakiekolwiek hiperłącza w komórce, zostaną one automatycznie przekonwertowane na hiperłącze. Czasami wyłączam tę opcję, ponieważ często klikam komórkę, co zajmuje kilka sekund, a następnie otwieram link w przeglądarce.
2. Aplikuj podczas pracy: Spowoduje to automatyczne dodanie nowych wierszy i kolumn w tabeli programu Excel po wprowadzeniu czegokolwiek w komórce sąsiadującej z komórką w tabeli.
3. Automatycznie jako Twoja praca: Po wprowadzeniu formuły w kolumnie w tabeli programu Excel ta opcja spowoduje wprowadzenie tej samej formuły (z dostosowanymi odwołaniami do komórek) do wszystkich komórek w kolumnie.

Zakładka Działania

W aplikacjach firmy Microsoft możesz utworzyć akcję na podstawie określonego słowa lub tekstu.

W Excelu dostępny jest tylko jeden rodzaj akcji - akcję daty.

Akcja daty oznacza, że ​​jeśli masz datę w komórce w programie Excel, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy, a otrzymasz kilka akcji, które możesz wykonać dla tej daty (takich jak pokazanie tej daty w kalendarzu lub zaplanowanie spotkania w programie Outlook ).

Może to być przydatne, jeśli masz listę dat i chcesz szybko zapisać niektóre w kalendarzu lub chcesz zaplanować spotkanie (za pomocą programu Outlook).

Ta opcja jest domyślnie wyłączona i musisz ją włączyć, aby móc z niej korzystać w programie Excel.

Po włączeniu będziesz mógł z niego korzystać Excel. Jeśli masz datę w komórce, po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy, a na dole znajdziesz opcje akcji.

Zakładka autokorekty matematycznej

Podobnie jak w przypadku wstawiania symboli w komórce programu Excel (takich jak Delta, Stopień lub Znacznik), w równaniu można również wstawiać symbole matematyczne.

Ta karta zawiera tekst, który automatycznie konwertuje się na określony symbol matematyczny. Na przykład, jeśli wpiszesz \sigma, zastąpi je symbolem σ.

Zauważ, że to nie zadziała w komórkach w arkuszu. Działa tylko z równaniami.

Jak dodać własne słowa do autokorekty programu Excel?

Czy chciałbyś mieć jakieś słowa, które byłyby częścią autokorekty?

Załóżmy na przykład, że chcesz dodać słowo „drikn” do autokorekty, aby poprawić je do „pić”.

Możesz użyć poniższych kroków, aby dodać słowo do autokorekty:

1. Kliknij kartę Plik.
2. Kliknij Opcje.
3. W oknie dialogowym Opcje wybierz Sprawdzanie.
4. Kliknij przycisk „Opcje autokorekty”.
5. W oknie dialogowym Autokorekta wprowadź następujące informacje:
   • Zastępować: pić
   • Z: drink
6. Kliknij DODAJ
7. Kliknij OK.

Teraz, gdy wpiszesz „drikn” w programie Excel, automatycznie poprawi go do „picia”.

Zanim pokażę ci kilka fajnych przykładów, aby z tego skorzystać, oto kilka rzeczy, które musisz wiedzieć o autokorekcie w programie Excel:

• Lista autokorekty uwzględnia wielkość liter. Oznacza to, że dodałeś słowo „drikn”, które ma zostać zastąpione przez „drink”, działałoby to tylko ze słowem pisanym małymi literami. Jeśli wpiszesz „Drikn” lub „DRIKN”, nie zostanie to poprawione.
• Ta zmiana jest zapisywana w programie Excel i istniałaby nawet po zamknięciu skoroszytu i ponownym otwarciu. Jeśli już tego nie chcesz, musisz przejść i usunąć go ręcznie.
• Zmiana następuje tylko wtedy, gdy używane jest dokładne słowo. Na przykład, jeśli użyjesz „drikns”, nie zostanie to automatycznie skorygowane. Aby to zadziałało, słowo nie może mieć znaków tuż przed lub po nim.
• Gdy określisz autokorektę w programie Excel, zostanie ona automatycznie aktywowana w innych aplikacjach MS, takich jak MS Word lub MS PowerPoint.

Autokorekta została stworzona jako sposób na poprawianie typowych błędów ortograficznych. Ale możesz też użyć go na kilka niesamowitych sposobów, aby zaoszczędzić czas.

Związane z: Sprawdzanie pisowni w programie Excel.

Poniżej znajduje się kilka przydatnych przykładów użycia autokorekty (innych niż poprawianie błędnie napisanego słowa).

Przykład 1: Użyj autokorekty do uzupełnienia skrótów

Wyobraź sobie, że pracujesz dla firmy „ABC Technology Corporation Limited”.

Twoja praca wiąże się z wprowadzaniem dużej ilości danych w Excelu i musisz wielokrotnie w ciągu dnia ręcznie wpisywać pełną nazwę firmy.

Bez względu na to, jak szybko piszesz, byłoby to stratą czasu.

Czy nie chciałbyś, aby istniał sposób, w którym możesz po prostu wpisać ABC (lub cokolwiek chcesz), a Excel zastępuje go nazwą firmy?

W tym miejscu może pomóc niesamowitość Autokorekty.

Możesz określić skrót w Autokorekcie, a za każdym razem, gdy użyjesz tego skrótu, program Excel automatycznie przekonwertuje go na określony tekst.

Na przykład możesz określić, że za każdym razem, gdy wpiszesz ABC, program Excel powinien automatycznie zastąpić go słowem „ABC Technology Corporation Limited”.

Coś, jak pokazano poniżej:

Dzieje się tak, gdy dodasz autokorektę w programie Excel, w której ABC należy poprawić na ” (jak pokazano poniżej w oknie dialogowym autokorekty).

Co zrobić, jeśli chcesz wstawić ABC, a nie pełną nazwę?

Jeśli nie chcesz, aby autokorekta zmieniła ABC na pełną nazwę, po prostu naciśnij Control + Z, aby odzyskać ABC.

Podczas gdy używanie Control + Z działa, najlepiej wybrać skrót, którego raczej nie użyjesz w swojej pracy. Gwarantuje to, że nie ma szans, że przez pomyłkę uzyskasz pełne imię i nazwisko (gdy chciałeś tylko tekstu skrótu).

Poniżej znajduje się kilka scenariuszy, w których ta sztuczka autokorekty może zaoszczędzić dużo czasu:

• Możesz szybko wprowadzić nazwy plików lub nazwy folderów (zamiast kopiować i wklejać je za każdym razem).
• Jeśli masz listę członków zespołu, możesz użyć ich inicjałów, aby szybko wprowadzić ich imiona.

Słowo ostrzeżenia: każda opcja autokorekty określona w programie Excel jest również aktywowana w innych aplikacjach MS, takich jak MS Word lub MS PowerPoint. W takich przypadkach najlepiej używać skrótów, których prawdopodobnie nie użyjesz nigdzie indziej.

Przykład 2: Szybkie wstawianie symboli (takich jak stopień lub delta)

Istnieje kilka symboli, które trudno wstawić / wpisać w programie Excel, ponieważ nie są one już dostępne na klawiaturze (takie jak symbol stopnia lub symbol delta lub wypunktowanie).

Musisz znać skrót klawiaturowy (które często są długie i skomplikowane) lub użyć okna dialogowego Wstaw symbol (co zajmuje dużo czasu).

Jeśli są jakieś symbole, których musisz używać dość często, możesz użyć funkcji Autokorekty, aby nadać tym symbolom nazwę kodową lub skrót.

Teraz, gdy musisz wprowadzić ten symbol, możesz po prostu użyć nazwy kodu, a zostanie on automatycznie poprawiony do tego symbolu.

Poniżej znajduje się przykład, w którym używam kodu DEGSYM, aby uzyskać symbol stopnia w programie Excel.

Aby to zrobić, wprowadź następującą zmianę w oknie dialogowym Autokorekta programu Excel:

Przykład 3: Szybsze pisanie formuł dzięki autokorekcie

Ta sztuczka (której nauczyłem się z tego bloga) jest trochę naciągana, ale jeśli pracujesz z wieloma długimi formułami, może to zaoszczędzić trochę czasu.

Poniżej znajduje się formuła, która połączy tekst trzech komórek pozostałych do komórki, w której ta formuła jest używana.:

=ADR.POŚR(ADRES(WIERSZ(),KOLUMNA()-3))&ADR.POŚR(ADRES(WIERSZ();KOLUMNA()-2))&ADR.POŚR(ADRES(WIERSZ();KOLUMNA()-1))

Teraz, jeśli często musisz tworzyć formułę taką jak ta, lepiej utworzyć dla niej prosty kod i użyć go w Autokorekcie.

W tym przypadku użyłem kodu „com3” w autokorekcie, aby uzyskać formułę.

Teraz możesz użyć kodu „com3”, aby uzyskać całą formułę za pomocą kilku naciśnięć klawiszy (jak pokazano poniżej):

Uwaga: Jak wspomniałem, jest to coś, czego większość z was nigdy nie musiałaby używać, ale nadal jest to dobra sztuczka (na wszelki wypadek). Powyższy przykład to prawdziwy przypadek, w którym obecnie używam tego w jednym z moich projektów, aby zaoszczędzić czas.

Jak całkowicie wyłączyć autokorektę?

Chociaż uważam, że autokorekta jest świetną funkcją, może nie być odpowiednia dla wszystkich.

A w niektórych przypadkach może to być irytacja. Na przykład, jeśli wpiszesz (c) lub (r) lub ™, autokorekta Excela automatycznie zmieni tekst (na © lub ® lub ™)

W takich przypadkach najlepiej wyłączyć autokorektę lub przynajmniej usunąć warunki, których nie chcesz autokorekty.

Poniżej znajdują się kroki, aby wyłączyć autokorektę:

1. Kliknij kartę Plik.
2. Kliknij Opcje.
3. W oknie dialogowym Opcje wybierz Sprawdzanie.
4. Kliknij przycisk „Opcje autokorekty”.
5. W oknie dialogowym Autokorekta na karcie Autokorekta odznacz opcję „Zamień tekst podczas pisania”.

Uwaga: powyższe kroki całkowicie wyłączyłyby funkcję autouzupełniania, w której zastępuje część tekstu określonym tekstem. Może to również oznaczać, że te często błędnie napisane słowa nie będą już poprawiane.

Jak wyłączyć/zamienić niektóre słowa z autokorekty?

Jeśli chcesz zachować ogólną funkcję „Zamień tekst podczas pisania”, ale chcesz mieć pewne wyjątki, możesz znaleźć słowo na liście i usunąć je ręcznie (lub edytować).

Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:

1. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Opcje (na wyświetlonym ekranie Plik).
2. W oknie dialogowym Opcje wybierz Sprawdzanie.
3. Kliknij przycisk „Opcje autokorekty”.
4. W oknie dialogowym Autokorekta na karcie Autokorekta wybierz wyraz, który chcesz usunąć.
5. Kliknij przycisk Usuń.

Możesz także zastąpić słowo w Autokorekcie. Na przykład zamiast (c) zamienić się w symbol praw autorskich, można go użyć do zamiany na słowo - copyright.

Aby zastąpić słowo innym tekstem, znajdź i zmień tekst, a następnie kliknij przycisk Zamień.

Jak cofnąć zmiany autokorekty w programie Excel?

Jeśli coś napiszesz, a Excel zmieni to z powodu autokorekty, możesz odzyskać oryginalny tekst, naciskając Control + Z.

Na przykład, gdy tylko wpiszesz (c) w komórce w Excelu i naciśniesz klawisz spacji, zostanie ona natychmiast przekonwertowana na symbol praw autorskich.

Ale jeśli teraz użyjesz Control + Z, wróci do stanu (c) i tak pozostanie.

Chociaż Autokorekta to funkcja, której większość użytkowników programu Excel nigdy nie będzie musiała modyfikować, dobrze jest znać kilka sposobów jej wykorzystania, aby zaoszczędzić czas (jak pokazano w przykładach).

Ostatnio zacząłem go używać do niektórych formuł, które są dość duże, ale używam ich często (jak pokazano w przykładzie 3).