Podczas pracy z danymi w programie Excel często trzeba skopiować niektóre tabele z programu Excel do dokumentu MS Word.
Chociaż w programie Excel nie ma wbudowanej opcji konwersji całego pliku programu Excel do programu Word, można łatwo kopiować i wklejać dane z dokumentu programu Excel do programu Word.
W tym samouczku pokażę Ci wiele sposobów na kopiować dane z arkusza programu Excel do dokumentu programu Word.
Skopiuj Wklej tabelę Excela jako zwykły tekst w MS Word
Jeśli chcesz tylko skopiować i wkleić tabelę z programu Excel do programu Word, możesz to zrobić za pomocą prostego kopiowania i wklejania.
Pozwala uzyskać tabelę statyczną w programie Word, gdzie można ją następnie sformatować (i zmienić, jeśli chcesz).
Wadą tej metody jest to, że w przypadku, gdy w danych są jakieś formuły, to nie zadziała. A ponieważ jest to tabela statyczna, wszelkie zmiany wprowadzone w programie Excel nie zostaną odzwierciedlone w tabeli skopiowanej do programu Word.
Ale w większości przypadków jest to dokładnie to, czego chcesz.
Zobaczmy, jak to zrobić.
Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, i chcesz skopiować te dane z programu Excel i wstawić je do programu Word.
Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:
- Wybierz dane w Excelu, które chcesz skopiować do Worda
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C w systemie Windows lub Command + C w systemie Mac)
- Otwórz dokument Word, w którym chcesz wstawić te dane
- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz uzyskać te dane w dokumencie programu Word
- Przejdź do karty Strona główna w programie Word i kliknij Wklej (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + V)
Powyższe kroki skopiują dane z programu Excel i wkleją je jako tabelę statyczną w dokumencie programu Word.
Gdy masz już tabelę w programie Word, możesz ją formatować i pracować z nią tak samo, jak każdą inną tabelą wstawianą w programie Word.
Kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas korzystania z tej metody:
- Jeśli w tabeli w programie Excel znajdują się jakieś formuły, nie zostaną one skopiowane. W moim przykładzie formuły znajdują się w wierszu Suma, ale po skopiowaniu do programu Word są to wartości statyczne. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w jakichkolwiek danych, będziesz musiał również ręcznie dostosować wartości formuły
- Jeśli nie chcesz kopiować formatowania z Excela i wolisz użyć formatowania dokumentu Word, możesz użyć opcji Użyj stylu docelowego opcja. Pojawia się po kliknięciu ikony Opcje wklejania po wklejeniu tabeli w programie Word.
Osadź tabelę Excela w programie Word (jako obiekt połączony)
W powyższej metodzie skopiowaliśmy dane z Excela i wstawiliśmy je jako statyczną tabelę do Worda.
Inną opcją, której możesz użyć, jest skopiowanie i wklejenie tabeli do dokumentu programu Word i połączenie tych dwóch tabel.
W ten sposób, jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w skopiowanej tabeli programu Excel, zobaczysz, że są one również odzwierciedlane w czasie rzeczywistym w tabeli w programie Word.
Jest to bardzo przydatne, gdy istnieje możliwość, że będziesz musiał zaktualizować dane w programie Excel, a także w programie Word. Mając połączoną tabelę, wystarczy wprowadzić zmiany w danych programu Excel, które zostaną automatycznie odzwierciedlone w tabeli skopiowanej do programu Word.
Pokażę ci, jak to działa.
Załóżmy, że masz tabelę pokazaną poniżej i chcesz ją skopiować z programu Excel do programu MS Word i zachować to połączenie.
Poniżej znajdują się kroki, aby to zrobić:
- Wybierz dane w Excelu, które chcesz skopiować do Worda
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C)
- Otwórz dokument Word, w którym chcesz wstawić te dane
- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz uzyskać te dane w dokumencie programu Word
- Przejdź do karty Strona główna w programie Word i kliknij menu Wklej (kliknij małą odwróconą strzałkę pod ikoną Wklej specjalnie)
- W wyświetlonych opcjach kliknij Wklej specjalnie
- W oknie dialogowym Wklej specjalnie wybierz opcję „Wklej link”
- Wybierz obiekt arkusza roboczego Microsoft Excel z wymienionych opcji
- Kliknij OK
Powyższe kroki wstawią skopiowaną tabelę do programu Word, gdzie nadal jest połączona z oryginalną tabelą w programie Excel.
Teraz, jeśli przejdziesz i dokonasz zmian w tabeli w programie Excel, zobaczysz, że to samo jest odzwierciedlone w tabeli w programie Word (w czasie rzeczywistym).
Jeśli z jakiegoś powodu Twoje dane nie są aktualizowane w czasie rzeczywistym, kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę i kliknij opcję „Aktualizuj link”
Oto kilka rzeczy, które musisz wiedzieć o tej metodzie:
- Ponieważ te dwa pliki są ze sobą połączone, będziesz musiał trzymać je razem. Jeśli wysyłasz komuś plik Word, będziesz musiał również wysłać mu plik Excel, w przeciwnym razie łącze zostanie zerwane, a dane w programie Word nie zostaną zaktualizowane.
- Za każdym razem, gdy otwiera się plik Word, sprawdza aktualizacje w tabeli programu Excel. Działa to nawet wtedy, gdy plik Excel jest zamknięty.
Ta metoda najlepiej nadaje się do sytuacji, w których masz duży plik Excela, który zawiera wiele obliczeń/danych/pulpitów nawigacyjnych. Korzystając z tej metody, możesz skopiować tylko niewielką część pliku programu Excel, zachowując jednocześnie możliwość aktualizowania tabeli, gdy wartości zmieniają się w programie Excel.
Osadź tabelę Excela w programie Word
To naprawdę przydatna funkcja, którą oferuje MS Word. Pozwala osadzić dokument Excel jako część dokumentu Word.
W powyższej metodzie pokazałem, jak przechowywać pliki Excela i Worda razem i utrzymywać je połączone.
W tej sekcji pokażę, jak osadzić plik Excela w dokumencie Word, dzięki czemu nie będziesz musiał przechowywać obu plików (i zachować tylko plik Word).
W kategoriach laika to tak, jakbyś mógł otwierać i pracować na arkuszu programu Excel z poziomu dokumentu Word.
Pokażę ci, co mam na myśli.
Załóżmy, że masz tabelę w programie Excel, jak pokazano poniżej, którą chcesz skopiować do programu Word.
Poniżej znajdują się kroki, aby wstawić to jako osadzony obiekt programu Excel w programie Word:
- Wybierz dane w Excelu, które chcesz skopiować do Worda
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C)
- Otwórz dokument Word, w którym chcesz wstawić te dane
- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz uzyskać te dane w dokumencie programu Word
- Przejdź do karty Strona główna w programie Word i kliknij menu Wklej (kliknij małą odwróconą strzałkę pod ikoną Wklej specjalnie)
- W wyświetlonych opcjach kliknij Wklej specjalnie
- W oknie dialogowym Wklej specjalnie upewnij się, że wybrana jest opcja „Wklej”
- Wybierz obiekt arkusza roboczego Microsoft Excel z wymienionych opcji
- Kliknij OK
Powyższe kroki spowoduje wstawienie skopiowanych danych z Excela do MS Word.
Ale to, co faktycznie dzieje się w zapleczu w MS Word, polega na tym, że tworzy nowy plik Excel (który jest częścią samego dokumentu Word) i pokazuje tabelę z tego pliku.
Jeśli klikniesz dwukrotnie tabelę, zauważysz, że otwiera ona plik Excel (z dokumentu Word). Możesz zobaczyć znajomy interfejs programu Excel, będąc nadal w dokumencie programu Word.
Możesz dokonać dowolnej zmiany, a także użyć funkcji, takich jak formatowanie warunkowe, co zostanie odzwierciedlone w tabeli. Ponadto wszelkie formuły, które masz na miejscu, będą nadal działać.
Największą zaletą korzystania z tej metody jest to, że nie musisz się martwić o dwa oddzielne pliki. W przeciwieństwie do poprzedniej metody, w tej metodzie plik Excel jest częścią dokumentu Word.
Tak więc, jeśli zapiszesz plik Word lub udostępnisz go komuś innemu, plik Excel pozostanie w nim, a dane pozostaną nienaruszone.
Z drugiej strony, jeśli użyjesz wielu takich tabel lub jeśli dane są duże, doprowadzi to do ciężkiego dokumentu Word (ponieważ musi również unosić wagę osadzonego pliku Excel).
Skopiuj tabelę Excela jako obraz satytyczny
Jeśli przygotowujesz raport i potrzebujesz tylko naprawdę łatwego sposobu na pokazanie jakiejś tabeli (bez konieczności zmiany danych), możesz wstawić te dane jako obraz.
Jest to naprawdę łatwe, a obrazy są również łatwiejsze do zarządzania w programie Word (takie jak umieszczanie i zmiana rozmiaru).
Kopiując obrazy, masz również możliwość połączenia obrazu z tabelą w programie Excel. W ten sposób, jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w tabeli programu Excel, zostanie to odzwierciedlone w obrazie tabeli w programie Word.
Wstawianie skopiowanej tabeli jako obrazu statycznego w programie Word
Załóżmy, że masz tabelę pokazaną poniżej w programie Excel:
Poniżej znajdują się kroki, aby skopiować tę tabelę i wstawić ją jako obraz w MS Word:
- Wybierz dane w Excelu, które chcesz skopiować do Worda
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C)
- Otwórz dokument Word, w którym chcesz wstawić te dane
- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz uzyskać te dane w dokumencie programu Word
- Przejdź do karty Strona główna w programie Word i kliknij menu Wklej (kliknij małą odwróconą strzałkę pod ikoną Wklej specjalnie)
- W wyświetlonych opcjach kliknij Wklej specjalnie
- W oknie dialogowym Wklej specjalnie upewnij się, że wybrana jest opcja „Wklej”
- Wybierz „Obraz” z wymienionych opcji
- Kliknij OK
Powyższe kroki spowoduje wstawienie obrazu tabeli w dokumencie programu Word.
To jest jak każdy inny obraz i możesz zmienić jego rozmiar i sformatować.
Wstawianie skopiowanej tabeli jako połączonego obrazu w programie Word
Jeśli podoba Ci się elastyczność zarządzania obrazami w programie Word i nadal chcesz, aby tabela była połączona z oryginalnym plikiem Excel, możesz to również zrobić.
Załóżmy, że masz tabelę pokazaną poniżej w programie Excel:
Poniżej znajdują się kroki, aby skopiować tę tabelę i wstawić ją jako połączony obraz w MS Word:
- Wybierz tabelę w Excelu
- Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C)
- Otwórz dokument Word, w którym chcesz wstawić te dane
- Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz uzyskać te dane w dokumencie programu Word
- Przejdź do zakładki Strona główna w programie Word i kliknij Wklej specjalnie
- W oknie dialogowym Wklej specjalnie wybierz opcję „Wklej link”
- Wybierz „Obraz” z wymienionych opcji
- Kliknij OK
Powyższe kroki ponownie dadzą ci obraz, który możesz łatwo zmienić rozmiar i sformatować.
Ale ponieważ jest to połączone z oryginalną tabelą w programie Excel, jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w oryginalnej tabeli, zostaną one również odzwierciedlone na obrazie.
Pamiętaj też, że ponieważ ten obraz jest połączony z oryginalnymi danymi, jeśli planujesz udostępnić ten dokument programu Word komuś innemu, powinieneś również udostępnić plik Excel (w przypadku, gdy chcesz, aby link pozostał taki, jak jest)
W przypadku, gdy plik Excela nie jest dostępny lub jego nazwa zostanie zmieniona, obraz będzie taki sam, jak każdy inny zwykły obraz.
Oto niektóre ze sposobów kopiowania tabeli dla programu Excel i wstawiania jej do programu Word. W większości przypadków wolę kopiować i wklejać tabele Excela jako obrazy, ponieważ łatwiej nimi zarządzać. W niektórych przypadkach wolę również metodę osadzania, która pozwala mi otwierać plik Excel z samego programu Word.
Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny!
