Jeśli często drukujesz swoje dane / pracę w programie Excel, jestem pewien, że napotkałeś problem polegający na tym, że drukuje wiele stron zamiast jednej strony.
Czasami jest to tak frustrujące, że nowa strona jest drukowana tylko po to, aby pomieścić kilka dodatkowych wierszy danych (co również prowadzi do marnowania papieru).
Istnieje kilka prostych technik, których możesz użyć, aby upewnić się, że dane programu Excel zostaną wydrukowane na jednej stronie (lub na mniejszej liczbie stron w przypadku drukowania dużego raportu).
W tym samouczku programu Excel podzielę się kilkoma metodami, których możesz użyć do wydrukuj arkusz Excela na jednej stronie. Możesz użyć kombinacji tych metod, aby uzyskać najlepszy wynik.
Więc zacznijmy!
Sprawdź, ile stron zostanie wydrukowanych (podgląd)
Zanim zaczniesz optymalizować ustawienia, aby wydrukować pracę programu Excel na jednym arkuszu, najlepiej sprawdzić bieżący stan za pomocą Podglądu wydruku.
Nie martw się! W tym celu nie musisz niczego drukować. Możesz po prostu sprawdzić, jak będzie wyglądała wydrukowana praca i ile kartek zostanie wydrukowanych.
Dzięki temu możesz zrozumieć, co możesz zmienić, aby upewnić się, że używasz minimalnej liczby papieru, a wydrukowany raport jest piękny i czytelny.
Poniżej znajdują się kroki, aby użyć podglądu wydruku, aby zobaczyć, jak będzie wyglądać ostateczna praca drukowania:
- Kliknij kartę Plik
- Kliknij opcję drukowania
Możesz też użyć skrótu klawiaturowego Kontrola + P (Command + P w przypadku korzystania z komputera Mac)
Spowoduje to otwarcie strony podglądu wydruku, na której będziesz mógł zobaczyć, ile stron zostanie wydrukowanych i co zostanie wydrukowane na każdej stronie.
Możesz użyć klawiszy strzałek, aby przejść do następnej/poprzedniej strony w trybie podglądu wydruku.
Sposoby dopasowania i wydrukowania arkusza Excel na jednej stronie
Zobaczmy teraz kilka metod, których możesz użyć, aby zmieścić wszystkie dane w arkuszu na jednej stronie, a następnie wydrukować raport na jednej stronie (lub mniejszej liczbie stron)
Dostosuj szerokość kolumny (lub wysokość wiersza)
W wielu przypadkach nie potrzebujesz zbyt szerokich kolumn.
A ponieważ jest to bezpośredni wyznacznik tego, ile danych jest drukowanych na jednej stronie, możesz zaoszczędzić dużo papieru, po prostu zmniejszając szerokość kolumny.
Ale skąd wiesz, czy zrobiłeś wystarczająco dużo, czy nie? Skąd wiesz, o ile szerokość kolumny należy zmniejszyć, aby wszystko zmieściło się na jednej stronie?
Aby to ułatwić, możesz użyć Widok układu strony w programie Excel - który pokazuje w czasie rzeczywistym, ile danych zostanie wydrukowanych na każdej stronie raportu.
Poniżej znajdują się kroki, aby przejść do trybu układu strony, a następnie zmniejszyć szerokość kolumny:
- Kliknij kartę Widok na wstążce
- W grupie Widoki skoroszytu kliknij opcję „Układ strony”. Zmieni to sposób wyświetlania danych (i zobaczysz skale u góry i po lewej stronie arkusza roboczego)
- Zmniejsz szerokość kolumny, aby zmieścić dane na jednej stronie. Aby to zrobić, umieść kursor na krawędzi kursora w nagłówku kolumny, której rozmiar chcesz zmniejszyć. Następnie kliknij i przeciągnij.
Gdy masz już wszystkie dane na jednej stronie, możesz je wydrukować.
W niektórych przypadkach może się okazać, że dane w komórce są odcinane i nie są wyświetlane w całości. Dzieje się tak często, gdy zmieniasz szerokość kolumny. Możesz to poprawić, włączając opcję Zawijaj tekst w programie Excel.
Aby powrócić do normalnego widoku (i wyjść z widoku układu strony), kliknij kartę Widok, a następnie kliknij „Normalny”.
Zmień skalowanie (Dopasuj wszystkie wiersze/kolumny na jednej stronie)
Program Excel ma wbudowaną opcję, która umożliwia przeskalowanie arkusza roboczego w taki sposób, aby zmieścić więcej wierszy/kolumn na jednej stronie.
Kiedy to zrobisz, po prostu zmniejszy wszystko, aby zmieścić wszystkie kolumny lub wiersze na jednej stronie.
Załóżmy, że masz arkusz, w którym po wydrukowaniu kolumny przechodzą do następnego arkusza.
Poniżej znajdują się kroki, aby zmniejszyć arkusz podczas drukowania:
- Kliknij kartę Plik
- Kliknij Drukuj (lub użyj skrótu klawiaturowego - Control + P)
- W oknie Drukuj kliknij opcję Skalowanie (jest to ostatnia opcja po lewej)
- Kliknij dowolną z opcji:
- Dopasuj arkusz na jednej stronie
- Ułóż wszystkie kolumny na jednej stronie
- Dopasuj wszystkie rzędy na jednej stronie
Powyższe kroki skalują arkusz, aby dopasować go do strony (na podstawie wybranych opcji). Będziesz także mógł zobaczyć, jak dane będą wyglądały w podglądzie arkusza, który znajduje się po prawej stronie.
Opcja „Dopasuj arkusz na jednej stronie” jest odpowiednia, gdy masz tylko kilka wierszy/kolumn, które się rozlewają. W przypadku, gdy jest ich wiele, użycie tej opcji może spowodować, że drukowane dane będą zbyt małe do odczytania.Nie ma to wpływu na dane arkusza roboczego. Skaluje dane tylko do celów drukowania.
Ukryj lub usuń wiersze/kolumny
Innym sprytnym sposobem na umieszczenie wszystkiego na jednej stronie podczas drukowania jest ukrycie wszelkich kolumn lub wierszy, których nie potrzebujesz.
Zawsze masz możliwość ich ponownego wyświetlenia na wypadek, gdybyś potrzebował ich później, ale ukrycie ich podczas drukowania zapewni optymalizację miejsca i użycie mniejszej liczby stron do drukowania.
Aby ukryć wiersz/kolumnę, po prostu zaznacz je, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz Ukryj.
Ponownie, najlepiej najpierw przejść do trybu układu strony, a następnie to zrobić. Dzięki temu możesz zobaczyć, ile wierszy / kolumn musisz ukryć, aby zmieścić wszystkie dane na jednej stronie w programie Excel.
A oto kroki, aby odkryć wiersze / kolumny w programie Excel.
Zmień orientację strony
Jeśli masz więcej kolumn i wierszy, warto zmienić orientację strony podczas drukowania.
W programie Excel są dwie orientacje;
- Pionowa (domyślnie w Excelu) - drukowanych jest więcej wierszy niż kolumn
- Poziomo - drukowanych jest więcej kolumn niż wierszy
Jeśli masz więcej kolumn niż wierszy (jak pokazano poniżej), możesz zmienić orientację strony na Poziomą, aby zapewnić dopasowanie danych i wydrukowanie ich na jednej stronie.
Poniżej znajdują się kroki, aby zmienić orientację strony w programie Excel:
- Kliknij kartę Układ strony
- W grupie Ustawienia strony kliknij przycisk uruchamiania okna dialogowego. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego „Ustawienia strony”.
- Kliknij kartę Strona w oknie dialogowym (jeśli nie została jeszcze wybrana)
- W opcji Orientacja wybierz Pozioma
- Kliknij OK
Teraz możesz przejść do podglądu wydruku i zobaczyć, jak będzie wyglądał wydrukowany raport.
Skrót klawiaturowy do otwierania okna dialogowego Ustawienia strony ALT + P + S + P (naciśnij kolejno te klawisze)
Alternatywnie możesz również zmienić orientację w oknie Podgląd wydruku, wybierając Orientację Poziomą z listy rozwijanej w ustawieniach.
Zmień marginesy strony
Czasami masz tylko jedną lub dwie dodatkowe kolumny, które są drukowane na nowej stronie (lub kilka dodatkowych wierszy, które przechodzą na następną stronę).
Niewielka korekta marginesów strony może pomóc zmieścić wszystko na jednej stronie.
Jeśli zastanawiasz się, jakie są marginesy strony - kiedy drukujesz arkusz programu Excel, każda wydrukowana strona będzie miała trochę odstępu na krawędziach. Jest to zgodne z projektem, aby upewnić się, że dane wyglądają dobrze po wydrukowaniu.
Masz możliwość zmniejszenia tego odstępu (marginesu strony) i umieszczenia większej ilości danych na jednej stronie.
Poniżej znajdują się kroki, aby zmniejszyć margines strony w programie Excel:
- Kliknij kartę Układ strony
- W grupie Ustawienia strony kliknij „Marginesy”
- Kliknij Wąskie
Powyższe kroki zmniejszyłyby margines strony i możesz zobaczyć dodatkowe rzędy/kolumny ściśnięte na tej samej stronie.
Jeśli chcesz jeszcze bardziej zmniejszyć margines strony, kliknij opcję „Marginesy” na wstążce, a następnie kliknij „Marginesy niestandardowe”. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Ustawienia strony, w którym można dalej dostosować marginesy.
Zmniejsz rozmiar czcionki
Innym prostym sposobem na szybkie dopasowanie dodatkowych rzędów/kolumn (które od teraz rozlewają się na dodatkowe arkusze) na tę samą stronę może być zmniejszenie rozmiaru czcionki.
Umożliwia to zmianę rozmiaru kilku kolumn tak, aby po wydrukowaniu mieściły się na jednej stronie.
Może to być przydatne, gdy masz wydrukowane dane, które zwykle znajdują się w dodatku - coś, co musisz mieć, ale nikt nie czyta ani nie przejmuje się tym.
Drukuj tylko wybrane dane (lub ustaw obszar drukowania)
Czasami możesz mieć duży zestaw danych, ale możesz nie chcieć wydrukować go w całości. Może chcesz tylko wydrukować wybrane dane.
Jeśli jest to jednorazowa rzecz, w której chcesz szybko wydrukować wybrane dane w arkuszu, możesz to zrobić, wykonując poniższy krok:
- Wybierz dane, które chcesz wydrukować
- Kliknij kartę Plik
- Kliknij Drukuj (lub użyj skrótu klawiaturowego - Control + P)
- Na wyświetlonym ekranie Drukuj kliknij pierwszą opcję w Ustawieniach
- Kliknij opcję wyboru wydruku. Zauważysz, że podgląd również się zmienia, pokazując tylko część, która zostałaby wydrukowana.
- Kliknij Drukuj.
Powyższe kroki spowoduje wydrukowanie tylko wybranego zestawu danych.
Zwróć uwagę, że w przypadku wybrania zestawu danych, którego nie można zmieścić na jednej stronie podczas drukowania, zostanie on wydrukowany na wielu arkuszach. Możesz jednak zmienić skalowanie na „Dopasuj arkusz na jednej stronie”, aby wydrukować zaznaczenie na jednej stronie.
Powyższa metoda jest dobra, gdy trzeba raz na jakiś czas wydrukować wybrane dane.
Ale musisz wydrukować ten sam wybór z wielu arkuszy roboczych, lepiej jest ustawić obszar wydruku. Po ustawieniu program Excel uzna ten obszar drukowania za część, która ma zostać wydrukowana, i zignoruje inne dane w arkuszu.
Poniżej znajdują się kroki, aby ustawić obszar drukowania w programie Excel:
- Wybierz dane, które chcesz ustawić jako obszar drukowania
- Kliknij kartę Układ strony
- W grupie Ustawienia strony kliknij opcję Obszar wydruku
- Kliknij Ustaw obszar drukowania
Otóż to!
Teraz, gdy spróbujesz wydrukować arkusz roboczy, zostanie wydrukowany tylko obszar drukowania (i tylko to zostanie pokazane w podglądzie wydruku).
[Bonus] Dodaj podziały stron
W przypadku, gdy masz duży zbiór danych. oczywiste jest, że nie da się zmieścić na jednej stronie, a wydrukowanie tych wszystkich danych zajęłoby wiele stron.
Możesz dodać podziały stron w programie Excel, aby poinformować program Excel, gdzie zatrzymać drukowanie na bieżącej stronie i przenieść resztę na następną.
Poniżej znajdują się kroki, aby dodać podziały stron w programie Excel:
- Wybierz komórkę, w której chcesz wstawić podział strony. Od tej komórki wszystko będzie drukowane na następnej stronie
- Kliknij kartę Układ strony
- W grupie Ustawienia strony kliknij opcję Przerwy
- Kliknij Wstaw podziały stron
Powyższe kroki dodałyby podział strony i wszystko przed podziałem strony zostałoby wydrukowane w jednym arkuszu, a pozostałe dane w innych arkuszach.
Zwróć uwagę, że jeśli ustawiłeś obszar drukowania, będzie on miał pierwszeństwo przed podziałami stron.
Oto różne metody, których możesz użyć, aby dopasować dane do jednej strony i wydrukować arkusz kalkulacyjny Excel na jednej stronie. W przypadkach, gdy masz dużo danych, drukowanie ich na jednej stronie może nie mieć sensu, ale nadal możesz użyć powyższych metod, aby zminimalizować zużycie papieru i zmieścić te same dane na mniejszej liczbie stron.
Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny.
