Jeśli jest jedna rzecz, która nas łączy, to musi być frustracja związana z nadążaniem za wolnymi arkuszami kalkulacyjnymi Excela.
Chociaż wpływ na wydajność może być znikomy, gdy jest mniej danych, staje się on głębszy w miarę dodawania do skoroszytu coraz większej liczby danych/obliczeń.
9 na 10 razy użytkownik Excela narzekałby na powolne arkusze kalkulacyjne Excela. I prawie nic nie możesz z tym zrobić.
Cóż, to jest NIE zupełnie prawdziwe.
Sposób, w jaki został stworzony program Excel, spowalnia z dużymi zestawami danych. Istnieje jednak wiele sztuczek przyspieszających, których można użyć, aby poprawić wydajność wolnego arkusza kalkulacyjnego Excel.
10 wskazówek dotyczących obsługi powolnych arkuszy kalkulacyjnych Excel
Oto 10 wskazówek, jak przyspieszyć powolny arkusz kalkulacyjny Excela i zaoszczędzić trochę czasu i frustracji (kliknij, aby przejść do tej konkretnej sekcji).
- Unikaj funkcji lotnych (musisz).
- Użyj kolumn pomocniczych.
- Unikaj formuł tablicowych (jeśli możesz).
- Używaj formatowania warunkowego z ostrożnością.
- Użyj tabel programu Excel i nazwanych zakresów.
- Konwertuj nieużywane formuły na wartości.
- Zachowaj wszystkie dane odniesienia w jednym arkuszu.
- Unikaj używania całego wiersza/kolumny w odwołaniach.
- Użyj trybu ręcznego obliczania.
- Używaj szybszych technik formuł.
1. Unikaj lotnych formuł
Formuły lotne są nazywane tak nie bez powodu. Funkcje takie jak TERAZ, DZIŚ, POŚREDNIA, LOSOWA, PRZESUNIĘCIE itp. przeliczają się za każdym razem, gdy nastąpi zmiana w skoroszycie.
Na przykład, jeśli użyjesz funkcji TERAZ w komórce, za każdym razem, gdy nastąpi zmiana w arkuszu, formuła zostanie ponownie obliczona, a wartość komórki zostanie zaktualizowana.
Wymaga to dodatkowej szybkości przetwarzania i kończy się wolnym skoroszytem programu Excel.
Zasadniczo unikaj lotnych formuł. A jeśli nie możesz, spróbuj zminimalizować jego użycie.
2. Użyj kolumn pomocniczych
Kolumny pomocnicze są jedną z najbardziej niedocenianych konstrukcji projektowych w programie Excel. Widziałem wielu ludzi, którzy unikali tworzenia kolumn pomocniczych.
NIE RÓB tego.
Największą zaletą korzystania z „Kolumn pomocniczych” jest to, że może pomóc w uniknięciu formuł tablicowych.
Nie zrozum mnie źle. Nie jestem przeciwny formułom tablicowym. Raczej wierzę, że w niektórych sytuacjach mogą one być niesamowite. Ale gdy próbujesz zrobić to wszystko za pomocą jednej długiej formuły, ma to wpływ na wydajność skoroszytu programu Excel. Kilka formuł tablicowych tu i tam nie powinno zaszkodzić, ale jeśli musisz użyć ich w wielu miejscach, rozważ użycie kolumn pomocniczych.
Oto kilka przykładów, w których używane są kolumny pomocnicze:
- Automatycznie sortuj dane w kolejności alfabetycznej za pomocą formuły.
- Dynamiczny filtr programu Excel - wyodrębniaj dane podczas pisania.
- Tworzenie wielu list rozwijanych w programie Excel bez powtórzeń.
3. Unikaj formuł tablicowych
Formuły tablicowe mają swoje zalety, ale szybkość nie jest jedną z nich.
Jak wyjaśniono powyżej, formuły tablicowe mogą zajmować dużo danych (odwołań do komórek), analizować je i dawać wynik. Ale robienie tego wymaga czasu.
Jeśli istnieje sposób na uniknięcie formuł tablicowych (np. używanie kolumny pomocniczej), zawsze wybieraj tę drogę.
4. Ostrożnie używaj formatowania warunkowego
Uwielbiam formatowanie warunkowe. To sprawia, że nijakie dane wyglądają tak pięknie. Zamiast robić porównanie samemu, teraz możesz po prostu spojrzeć na kolor lub ikonę komórki i będziesz wiedział, jak wypada w porównaniu z innymi.
Ale… tutaj jest problem.
Niewielu użytkowników programu Excel wie, że formatowanie warunkowe programu Excel jest niestabilne. Chociaż możesz nie zauważyć różnicy w przypadku małych zestawów danych, może to spowodować powolny arkusz kalkulacyjny programu Excel, jeśli zostanie zastosowany do dużych zestawów danych lub zastosowany wielokrotnie.
Rada - używaj jej ostrożnie.
5. Użyj tabel Excela i nazwanych zakresów
Tabela Excela i nazwane zakresy to dwie niesamowite funkcje, które przechowują dane i sprawiają, że odwoływanie się jest bardzo łatwe. Przyzwyczajenie się do tego może trochę potrwać, ale kiedy zaczniesz go używać, życie staje się łatwe i szybkie.
Podczas tworzenia pulpitów nawigacyjnych opartych na danych prawie zawsze dobrym pomysłem jest przekształcenie danych w tabelę programu Excel.
Dodatkową zaletą jest to, że formuły są bardziej zrozumiałe.
Na przykład, co jest łatwiejsze do zrozumienia?
=Cena sprzedaży-Cena kosztu LUB =SUMA(A1:A10)-SUMA(G1:G10)
6. Konwertuj nieużywane formuły na wartości statyczne
To jest oczywiste. Kiedy go nie potrzebujesz, nie zatrzymuj go.
Wiele formuł spowodowałoby powolny skoroszyt programu Excel. A jeśli masz formuły, których nawet nie używasz – wiesz, kogo za to winić. Z reguły, jeśli nie potrzebujesz formuł, lepiej przekonwertować je na wartość statyczną (wklejając jako wartości).
Czytaj więcej: Jak szybko konwertować formuły na wartości.
7. Przechowuj wszystkie dane odniesienia w jednym arkuszu
Nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli możesz to zrobić, gwarantuję, że Twój arkusz Excela stanie się szybszy.
Logika jest prosta - formuły w arkuszu nie muszą iść daleko, aby uzyskać dane, gdy znajdują się tuż obok nich w tym samym arkuszu.
8. Unikaj używania całego wiersza/kolumny jako odniesienia (A:A)
Jedynym powodem, dla którego mam to na liście, jest to, że widzę, jak wiele osób używa całego odwołania do wiersza/kolumny w formułach. Jest to zła praktyka i należy jej unikać.
Chociaż możesz pomyśleć, że wiersz/kolumna ma tylko kilka komórek z danymi, program Excel nie myśli w ten sposób. Kiedy odwołujesz się do całego wiersza/kolumny, Excel zachowuje się jak dobry sługa i mimo to sprawdza. To zajmuje więcej czasu na obliczenia.
9. Użyj trybu ręcznego obliczania
Powtarzam tylko to, co powiedziało już milion osób na różnych forach i blogach. Korzystanie z obliczeń ręcznych zapewnia elastyczność informowania programu Excel, kiedy należy obliczyć, zamiast podejmowania przez program Excel własnych decyzji. Nie jest to coś, co przyspiesza pracę skoroszytu programu Excel, ale jeśli masz powolny arkusz kalkulacyjny programu Excel, zdecydowanie oszczędza to czas, nie zmuszając programu Excel do ponownego przeliczania.
- Aby przejść do trybu ręcznego, przejdź do zakładki Formuła -> Opcje obliczeń -> Ręcznie (naciśnij klawisz F9, aby przeliczyć)
10. Używaj szybszych technik formuł
Excel oferuje wiele formuł i kombinacji formuł, które pozwalają wykonać to samo. Najlepiej identyfikować i używać najszybszych.
Oto kilka przykładów:
- Użyj opcji IFERROR zamiast kombinacji JEŻELI i ISERROR (chyba że używasz programu Excel 2003 lub wcześniejszego, który nie ma funkcji IFERROR).
- Użyj MAX(A1,0) zamiast tego IF(A1>0,A1,0) - To fajna wskazówka, której nauczyłem się od pana Excela, znanego również jako Bill Jelen. Jego badania pokazują, że opcja MAX jest o 40% szybsza niż opcja IF (i jestem gotowy, aby wziąć tę statystykę na jego wartość nominalną).
- Użyj kombinacji INDEX/MATCH zamiast funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO - może to wywołać wiele wątpliwości, ale prawda jest taka, że funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO nie może być szybsza, jeśli masz setki kolumn danych. Świat zmierza w kierunku INDEX/MATCH i ty też powinieneś dokonać zmiany.
[Jeśli nadal nie masz pewności, czego użyć, oto bezpośrednie porównanie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO VS. INDEKS/DOPASUJ]. - Użyj - (podwójne negatywy), aby przekonwertować PRAWDA i FAŁSZ na jedynki i zera (zamiast mnożyć je przez 1 lub dodawać do niego 0). Poprawa szybkości jest zauważalna w dużych zestawach danych.
Czy to wyczerpująca lista? Absolutnie nie. Oto kilka dobrych, którymi moim zdaniem warto się podzielić jako punkt wyjścia. Jeśli chcesz opanować techniki przyspieszania Excela, wielu ekspertów Excela wykonało dobrą robotę.
Oto kilka źródeł, które mogą Ci się przydać:
- 75 wskazówek dotyczących przyspieszenia autorstwa Chandoo (sprytnie wykonanych przez crowdsourcing).
- Witryna internetowa poświęcona modelom decyzyjnym.
- Tablica wiadomości pana Excela (przejrzyj to, a znajdziesz mnóstwo wskazówek).
Jestem pewien, że masz również wiele wskazówek, które mogą pomóc w radzeniu sobie z wolnymi arkuszami kalkulacyjnymi programu Excel. Podziel się nim z nami tutaj w sekcji komentarzy.
Mam też jedną prośbę. Ból pracy z wolnym arkuszem kalkulacyjnym Excel to coś, czego wielu z nas doświadcza na co dzień. Jeśli uznasz te techniki za przydatne. podziel się nim z innymi. Złagodź ich ból i zdobądź trochę dobroci 🙂
Możesz również polubić następujące łącza programu Excel:
- 24 sztuczki Excela, które sprawią, że będziesz żeglować przez codzienną pracę.
- 10 super schludnych sposobów czyszczenia danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel.
- 10 wskazówek dotyczących wprowadzania danych w Excelu, których nie możesz przegapić.
- Tworzenie i używanie listy rozwijanej w programie Excel.
- Zmniejsz rozmiar pliku Excela.
- Jak odzyskać niezapisane pliki Excela.
- Bezpłatne szkolenie online Excel (7-częściowy kurs wideo)
- Klawisze strzałek nie działają w programie Excel | Przenoszenie stron zamiast komórek
