Jak sortować w programie Excel (według wierszy, kolumn, kolorów, dat i liczb)

Sortowanie danych w Excelu stało się dość łatwe dzięki wszystkim wbudowanym opcjom.

Możesz łatwo posortować dane alfabetycznie, na podstawie wartości w komórkach lub według koloru komórki i czcionki.

Możesz także wykonać wielopoziomowe sortowanie kolumn (tj. sortowanie według kolumny A, a następnie według kolumny B), a także sortowanie wierszy (od lewej do prawej).

A gdyby tego było mało, Excel umożliwia również tworzenie własnych niestandardowych list i sortowanie na podstawie tego (jakie to fajne). Możesz więc sortować dane na podstawie rozmiarów koszul (XL, L, M, S) lub odpowiedzi (zdecydowanie się zgadzam, zgadzam się, nie) lub intensywności (wysoka, średnia, niska)

Konkluzja - podczas pracy z programem Excel masz do dyspozycji zbyt wiele opcji sortowania.

W tym obszernym, dogłębnym samouczku pokażę ci wszystkie te opcje sortowania i kilka fajnych przykładów, w których mogą być przydatne.

Ponieważ jest to ogromny samouczek z wieloma tematami, poniżej przedstawiam spis treści. Możesz kliknąć dowolny z tematów, a natychmiast Cię tam zaprowadzi.

Dostęp do opcji sortowania w programie Excel

Ponieważ sortowanie jest tak powszechną rzeczą potrzebną podczas pracy z danymi, program Excel zapewnia wiele sposobów uzyskania dostępu do opcji sortowania.

Przyciski sortowania na wstążce

Najszybszym sposobem uzyskania dostępu do opcji sortowania jest użycie przycisków sortowania na wstążkach.

Po kliknięciu karty Dane na wstążce zobaczysz opcje „Sortuj i filtruj”. Trzy przyciski po lewej w tej grupie służą do sortowania danych.

Dwa małe przyciski umożliwiają sortowanie danych zaraz po ich kliknięciu.

Na przykład, jeśli masz zestaw nazw danych, możesz po prostu wybrać cały zestaw danych i kliknąć dowolny z dwóch przycisków, aby posortować dane. Przycisk A do Z sortuje dane alfabetycznie od najniższego do najwyższego, a przycisk Z do A sortuje dane alfabetycznie od najwyższego do najniższego.

Przyciski te działają również z liczbami, datami lub godzinami.

Osobiście nigdy nie używam tych przycisków, ponieważ mają one ograniczone możliwości i są większe szanse na błędy podczas korzystania z nich. Ale jeśli potrzebujesz szybkiego sortowania (gdzie w zestawie danych nie ma pustych komórek), może to być szybki sposób na zrobienie tego.

Okno dialogowe sortowania

Na karcie Dane na wstążce znajduje się kolejna ikona przycisku Sortuj w grupie sortowania.

Po kliknięciu tej ikony przycisku Sortuj otwiera się okno dialogowe sortowania (coś, jak pokazano poniżej).

Okno dialogowe sortowania to najbardziej kompletne rozwiązanie do sortowania w programie Excel. W tym oknie dialogowym można uzyskać dostęp do wszystkich opcji związanych z sortowaniem.

Wszystkie inne metody korzystania z opcji sortowania są ograniczone i nie oferują pełnej funkcjonalności.

To jest powód, dla którego zawsze wolę używać okna dialogowego, gdy muszę sortować w programie Excel.

Głównym powodem moich preferencji jest to, że podczas korzystania z okna dialogowego istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że się pomylisz. Wszystko jest dobrze zorganizowane i oznaczone (w przeciwieństwie do przycisków na wstążce, gdzie możesz się pomylić, którego użyć).

W tym samouczku znajdziesz mnie głównie za pomocą okna dialogowego do sortowania danych. Dzieje się tak również dlatego, że niektóre rzeczy, które omawiam w niektórych sekcjach (takie jak sortowanie wielopoziomowe lub sortowanie od lewej do prawej), można wykonać tylko za pomocą okna dialogowego.Skrót klawiszowy - Jeśli chcesz często sortować dane w programie Excel, polecam nauczyć się skrótu klawiaturowego, aby otworzyć okno dialogowe sortowania. Jego ALT + A + S + S

Opcje sortowania w menu Filtr

Jeśli zastosowałeś filtry do swojego zbioru danych, możesz również znaleźć opcje sortowania wraz z opcjami filtrowania. Filtr można zastosować, wybierając dowolną komórkę w zestawie danych, klikając kartę Dane i klikając ikonę Filtr.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, i masz zastosowany filtr.

Po kliknięciu ikony filtru dla dowolnej kolumny (jest to mała ikona trójkąta skierowanego w dół po prawej stronie komórki nagłówka kolumny), zobaczysz tam również niektóre opcje sortowania.

Zauważ, że te opcje sortowania zmieniają się w zależności od danych w kolumnie. Więc jeśli masz tekst, pokaże Ci opcję sortowania od A do Z lub Z do A, ale jeśli masz liczby, pokaże Ci opcje sortowania od największego do najmniejszego lub od najmniejszego do największego.

Opcje kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Oprócz korzystania z okna dialogowego, korzystanie z prawego przycisku myszy to kolejna metoda, z której czasami korzystam (jest również bardzo szybka, ponieważ zajmuje tylko dwa kliknięcia).

Gdy masz zestaw danych, który chcesz posortować, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę, aby wyświetlić opcje sortowania.

Zwróć uwagę, że widzisz niektóre opcje, których nie widzisz na wstążce lub w opcjach filtrowania. Chociaż istnieje zwykłe sortowanie według wartości i opcja sortowania niestandardowego (która otwiera okno dialogowe Sortuj), możesz również zobaczyć opcje, takie jak Umieść wybrany kolor komórki / kolor czcionki / ikonę formatowania na górze.

Ta opcja jest dla mnie bardzo przydatna, ponieważ pozwala mi szybko zebrać wszystkie kolorowe komórki (lub komórki z innym kolorem czcionki) u góry. Często mam miesięczne dane o wydatkach, które przeglądam i ręcznie zaznaczam niektóre komórki. Następnie mogę użyć tej opcji, aby szybko zebrać wszystkie te komórki na górze.

Teraz, gdy omówiłem wszystkie sposoby uzyskiwania dostępu do opcji sortowania w programie Excel, zobaczmy, jak ich używać do sortowania danych w różnych scenariuszach.

Sortowanie danych w Excelu (tekst, liczby, daty)

Zastrzeżenie: W większości przypadków sortowanie działa nawet po wybraniu pojedynczej komórki w zestawie danych. Jednak w niektórych przypadkach mogą wystąpić problemy (gdy w zestawie danych znajdują się puste komórki/wiersze/kolumny). Podczas sortowania danych najlepiej wybrać cały zestaw danych, a następnie go posortować - aby uniknąć jakichkolwiek problemów.

W zależności od typu posiadanych danych możesz skorzystać z opcji sortowania w programie Excel.

Sortowanie według tekstu

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz posortować wszystkie te rekordy na podstawie nazwiska ucznia w kolejności alfabetycznej.

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować te dane tekstowe w kolejności alfabetycznej:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. W menu „Sortuj według” wybierz „Nazwa”
6. W menu rozwijanym „Sortuj według” upewnij się, że wybrana jest opcja „Wartości komórek”
7. Z listy rozwijanej Zamówienie wybierz A-Z
8. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortowałyby cały zestaw danych i dały wynik, jak pokazano poniżej.

Dlaczego po prostu nie użyć przycisków na wstążce?

Powyższa metoda sortowania danych w programie Excel może wyglądać jak wiele kroków w porównaniu do zwykłego kliknięcia ikony sortowania na wstążce.

I to prawda.

Powyższa metoda jest dłuższa, ale jest nie ma szans na jakikolwiek błąd.

Gdy używasz przycisków sortowania na wstążce, może wystąpić kilka błędów (co może być trudne do zauważenia, gdy masz duży zestaw danych.

Chociaż w dalszej części tego samouczka omawiam wady korzystania z przycisków, pozwól, że szybko pokażę, co może się nie udać.

W poniższym przykładzie, ponieważ program Excel nie rozpoznaje, że istnieje wiersz nagłówka, sortuje cały zestaw danych, w tym nagłówek.

Tego problemu można uniknąć w oknie dialogowym sortowania, ponieważ wyraźnie daje ono możliwość określenia, czy dane mają nagłówki, czy nie.

Ponieważ korzystanie z okna dialogowego Sortuj eliminuje ryzyko błędów, zalecam używanie go zamiast wszystkich innych metod sortowania w programie Excel

Sortowanie według numerów

Teraz zakładam, że już wiesz, jak działa sortowanie tekstu (omówione powyżej tej sekcji).

Inne rodzaje sortowania (takie jak na podstawie liczb, dat lub kolorów) będą wykorzystywały prawie te same kroki z niewielkimi różnicami.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz posortować te dane na podstawie ocen uzyskanych przez każdego ucznia.

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować te dane na podstawie liczb:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. W menu „Sortuj według” wybierz „Nazwa”
6. W menu rozwijanym „Sortuj według” upewnij się, że wybrana jest opcja „Wartości komórek”
7. W menu Zamówienie wybierz „Od największego do najmniejszego”
8. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortowałyby cały zestaw danych i dały wynik, jak pokazano poniżej.

Sortowanie według daty/godziny

Chociaż data i godzina mogą wyglądać inaczej, są to tylko liczby.

Na przykład w programie Excel liczba 44196 będzie wartością daty dla 31 grudnia 2021-2022. Możesz sformatować tę liczbę tak, aby wyglądała jak data, ale w zapleczu programu Excel nadal pozostaje liczbą.

Pozwala to również traktować daty jako liczby. Możesz więc dodać 10 do komórki z datą, a otrzymasz numer dla daty 10 dni później.

To samo dotyczy czasu w Excelu.

Na przykład liczba 44196.125 reprezentuje 3:00 w dniu 31 grudnia 2021-2022. Podczas gdy część całkowita liczby reprezentuje cały dzień, część dziesiętna daje czas.

A ponieważ zarówno data, jak i godzina są liczbami, możesz je posortować jak liczby.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz posortować te dane na podstawie daty złożenia projektu.

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować te dane na podstawie dat:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. W menu „Sortuj według” wybierz „Data przesłania”
6. W menu rozwijanym „Sortuj według” upewnij się, że wybrana jest opcja „Wartości komórek”
7. W menu Zamówienie wybierz „Od najstarszego do najnowszego”
8. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortowałyby cały zestaw danych i dały wynik, jak pokazano poniżej.

Zwróć uwagę, że chociaż data i godzina są liczbami, program Excel nadal rozpoznaje, że różnią się one sposobem wyświetlania. Więc kiedy sortujesz według daty, pokazuje kryteria sortowania „od najstarszego do najnowszego” i „od najnowszego do najstarszego”, ale gdy używasz liczb, pokazuje „od największego do najmniejszego” lub „od najmniejszego do największego”. Takie małe rzeczy, które sprawiają, że Excel jest niesamowitym narzędziem do arkuszy kalkulacyjnych (PS: Arkusze Google nie pokazują tak wielu szczegółów, tylko nijakie sortowanie według A-Z lub Z-A)

Sortowanie według koloru komórki / koloru czcionki

Ta opcja jest niesamowita i używam jej cały czas (może trochę za dużo).

Często mam zestawy danych, które analizuję ręcznie i zaznaczam komórki, kiedy to robię. Na przykład przeglądałem listę artykułów na tym blogu (które mam w arkuszu Excela) i zaznaczyłem te, które muszę poprawić.

A kiedy skończę, mogę szybko posortować te dane na podstawie kolorów komórek. To pomaga mi w zebraniu wszystkich tych podświetlonych komórek / wierszy u góry.

Aby zwiększyć niesamowitość, możesz sortować według wielu kolorów. Jeśli więc zaznaczę komórki z nazwami artykułów, które wymagają natychmiastowej uwagi na czerwono, a niektóre, które można później rozwiązać na żółto, mogę posortować dane, aby najpierw wyświetlić wszystkie czerwone wiersze, a następnie żółty.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, niedawno napisałem ten artykuł na temat sortowania na podstawie wielu kolorów. W tej sekcji szybko pokażę, jak sortować tylko na podstawie jednego koloru

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, i chcesz posortować według koloru i uzyskać wszystkie czerwone komórki u góry.

Poniżej znajdują się kroki, aby sortować według koloru:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. W menu rozwijanym „Sortuj według” wybierz „Data przesłania” (lub dowolną kolumnę, w której masz kolorowe komórki). Ponieważ w tym przykładzie mamy kolorowe komórki we wszystkich kolumnach, możesz wybrać dowolną.
6. W menu „Sortuj według” wybierz „Kolor komórki”.
7. Z listy rozwijanej Kolejność wybierz kolor, według którego chcesz sortować. Jeśli w zbiorze danych masz wiele kolorów komórek, pokaże ci wszystkie te kolory tutaj
8. W ostatnim menu wybierz „Na górze”. W tym miejscu określasz, czy kolorowe komórki mają znajdować się na górze zestawu danych, czy na dole.
9. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortują Twój zestaw danych według koloru, a otrzymasz wynik, jak pokazano poniżej.

Tak jak posortowaliśmy te dane na podstawie koloru komórki, możesz to zrobić również na podstawie koloru czcionki i ikony formatowania warunkowego.

Wielopoziomowe sortowanie danych

W rzeczywistości zestawy danych rzadko są tak proste, jak ten, którego używam w tym samouczku.

Twój może rozciągać się na tysiące wierszy i setki kolumn.

A kiedy masz tak duże zbiory danych, istnieje również zapotrzebowanie na więcej wycinków i kostek danych. Wielopoziomowe sortowanie danych to jedna z rzeczy, których możesz potrzebować, gdy masz duży zestaw danych.

Wielopoziomowe sortowanie danych oznacza, że ​​możesz posortować zestaw danych na podstawie wartości w jednej kolumnie, a następnie posortować go ponownie na podstawie wartości w innych kolumnach.

Załóżmy na przykład, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz posortować te dane na podstawie dwóch kryteriów:

1. Region
2. Wyprzedaże

Dane wyjściowe tego sortowania oparte na powyższych dwóch kryteriach dadzą zestaw danych, jak pokazano poniżej.

W powyższym przykładzie dane są najpierw posortowane według regionów, a następnie w ramach każdego regionu dane są dalej sortowane według wartości sprzedaży.

Pozwala nam to szybko zobaczyć, którzy przedstawiciele handlowi radzą sobie świetnie w każdym regionie, a którzy radzą sobie słabo.

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować dane na podstawie wielu kolumn:

1. Wybierz cały zestaw danych, który chcesz posortować.
2. Kliknij kartę Dane.
3. Kliknij ikonę Sortuj (ta pokazana poniżej). Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. W oknie dialogowym sortowania dokonaj następujących wyborów
   • Sortuj według (kolumna): Region (jest to pierwszy poziom sortowania)
   • Sortuj według: wartości komórek
   • Kolejność: od A do Z
6. Kliknij Dodaj poziom (to doda kolejny poziom opcji sortowania).
7. Na drugim poziomie sortowania dokonaj następujących wyborów:
   • Następnie według (kolumna): Sprzedaż
   • Sortuj według: wartości
   • Zamówienie: od największego do najmniejszego
8. Kliknij OK

Pro Porada: Okno dialogowe Sortuj ma funkcję „Kopiuj poziom”. To szybko kopiuje wybrany poziom sortowania, a następnie możesz go łatwo modyfikować. Dobrze jest znać funkcję i może zaoszczędzić czas, jeśli będziesz musiał sortować na podstawie wielu kolumn.

Poniżej znajduje się film, w którym pokazuję, jak wykonać sortowanie wielopoziomowe w programie Excel:

Sortowanie na podstawie listy niestandardowej

Chociaż program Excel ma już pewne typowe kryteria sortowania (takie jak sortowanie alfabetyczne z tekstem, od najmniejszego do największego lub od największego do najmniejszego z liczbami, od najstarszego do najnowszego lub od najnowszego do najstarszego z datami), może to nie wystarczyć.

Aby dać ci przykład, załóżmy, że mam następujący zestaw danych:

Teraz, jeśli posortuję to alfabetycznie na podstawie regionu, mam dwie opcje - A do Z lub Z do A. Poniżej znajduje się to, co otrzymuję, gdy sortuję te dane alfabetycznie od A do Z za pomocą kolumny regionu.

Ale co, jeśli chcę, żeby taki porządek był wschód, zachód, północ, południe?

Oczywiście możesz zmienić kolejność danych po sortowaniu, ale nie jest to skuteczny sposób na zrobienie tego.

Właściwym sposobem na to byłoby użycie list niestandardowych.

Lista niestandardowa to lista, którą program Excel umożliwia tworzenie, a następnie używanie, podobnie jak listy wbudowane (na przykład nazwy miesięcy lub nazwy dni tygodnia). Po utworzeniu listy niestandardowej możesz jej używać w takich funkcjach, jak sortowanie danych lub uchwyt wypełniania.

Oto kilka przykładów, w których przydatne mogą być listy niestandardowe:

• Sortowanie danych według nazwy regionu/miasta
• Sortowanie według rozmiarów T-shirtów – Mały, Średni, Duży, Bardzo Duży
• Sortowanie na podstawie odpowiedzi w ankiecie - zdecydowanie zgadzam się, zgadzam się, neutralnie, nie zgadzam się
• Sortowanie według prawdopodobieństwa - wysokie, średnie, niskie

Pierwszym krokiem przy próbie sortowania na podstawie kryteriów niestandardowych jest utworzenie listy niestandardowej.

Kroki tworzenia niestandardowej listy w programie Excel:

1. Kliknij kartę Plik
2. Kliknij Opcje
3. W oknie dialogowym Opcje programu Excel wybierz „Zaawansowane” z listy w lewym okienku.
4. W zaznaczonym obszarze Zaawansowane przewiń w dół i wybierz „Edytuj listę niestandardową”.
5. W oknie dialogowym Listy niestandardowe wpisz swoje kryteria w polu zatytułowanym Wpisy na liście. Wpisz kryteria oddzielone przecinkami (Wschód, Zachód, Północ, Południe) [możesz również zaimportować swoje kryteria, jeśli masz je na liście].
6. Kliknij Dodaj
7. Kliknij OK

Po wykonaniu powyższych kroków program Excel utworzy i przechowa niestandardową listę, której możesz użyć do sortowania danych.

Pamiętaj, że kolejność elementów na liście niestandardowej określa sposób sortowania listy.

Po utworzeniu listy niestandardowej w jednym skoroszycie programu Excel staje się ona dostępna dla wszystkich skoroszytów w systemie. Więc wystarczy utworzyć go tylko raz i można go ponownie wykorzystać we wszystkich skoroszytach.

Kroki sortowania przy użyciu listy niestandardowej

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz go posortować na podstawie regionów (kolejność sortowania to Wschód, Zachód, Północ i Południe)

Ponieważ stworzyliśmy już niestandardową listę, możemy jej użyć do sortowania naszych danych.

Oto kroki, aby posortować zbiór danych przy użyciu listy niestandardowej:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. Z rozwijanego menu „Sortuj według” wybierz „Region” (lub dowolną kolumnę, w której masz kolorowe komórki)
6. W menu „Sortuj według” wybierz „Wartości komórek”.
7. Z menu Zamówienie wybierz „Lista niestandardowa”. Jak tylko go klikniesz, otworzy się okno dialogowe Listy niestandardowe.
8. W oknie dialogowym Listy niestandardowe wybierz listę niestandardową, którą już utworzyłeś z lewego panelu.
9. Kliknij OK. Gdy to zrobisz, zobaczysz niestandardowe kryteria sortowania w polu rozwijanym porządku sortowania
10. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortują Twój zbiór danych na podstawie niestandardowych kryteriów sortowania.

Uwaga: Nie musisz wcześniej tworzyć niestandardowej listy, aby sortować dane na jej podstawie. Możesz go również utworzyć, gdy jesteś w oknie dialogowym Sortuj. Kliknięcie Listy niestandardowej (w kroku 7 powyżej) powoduje otwarcie okna dialogowego listy niestandardowej. Możesz tam również utworzyć niestandardową listę.

W listach niestandardowych nie jest rozróżniana wielkość liter. Jeśli chcesz przeprowadzić sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter, zapoznaj się z tym przykładem.

Sortowanie od lewej do prawej

Chociaż w większości przypadków prawdopodobnie będziesz sortować na podstawie wartości kolumn, czasami możesz również potrzebować sortowania na podstawie wartości wierszy.

Na przykład w poniższym zestawie danych chcę go posortować na podstawie wartości w wierszu Region.

Chociaż ten typ struktury danych nie jest tak powszechny jak dane kolumnowe, wciąż widziałem wiele osób pracujących z tego rodzaju konstrukcją.

Excel ma wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia sortowanie od lewej do prawej.

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować te dane od lewej do prawej:

1. Wybierz cały zbiór danych (z wyjątkiem nagłówków)
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj kliknij Opcje.
5. W oknie dialogowym Opcje sortowania wybierz „Sortuj od lewej do prawej”
6. Kliknij OK.
7. Z listy rozwijanej „Sortuj według” wybierz Wiersz 1. W ten sposób określamy, że sortowanie musi być wykonane na podstawie wartości z Wiersza 1
8. W menu „Sortuj według” wybierz „Wartości komórek”.
9. Z listy rozwijanej Kolejność wybierz A-Z (możesz również użyć niestandardowej listy sortowania, jeśli chcesz)
10. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortują dane od lewej do prawej na podstawie wartości z wiersza 1.

Excel nie rozpoznaje (a nawet nie pozwala określić) nagłówków podczas sortowania od lewej do prawej. Musisz więc upewnić się, że komórki nagłówka nie są zaznaczone podczas sortowania danych. Jeśli wybierzesz również komórki nagłówków, zostaną one posortowane na podstawie zawartej w nich wartości.

Uwaga: Innym sposobem sortowania danych od prawej do lewej może być transpozycja danych i uzyskanie ich w formie kolumnowej. Gdy już to zrobisz, możesz użyć dowolnej z omówionych do tej pory metod sortowania. Po zakończeniu sortowania możesz skopiować wynikowe dane i wkleić je jako transponowane dane.

Poniżej znajduje się film, w którym pokazuję, jak sortować dane od lewej do prawej w programie Excel

Sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter w programie Excel

Jak dotąd we wszystkich powyższych przykładach sortowanie było niezależne od wielkości liter.

Ale co, jeśli chcesz, aby sortowanie rozróżniało wielkość liter.

Na szczęście Excel pozwala określić, czy chcesz, aby sortowanie uwzględniało wielkość liter, czy nie.

Uwaga: chociaż w większości przypadków nie musisz się martwić o sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter, może to być przydatne, gdy pobierasz dane z bazy danych, takiej jak Salesforce lub ręcznie zestawiasz dane i pozwalasz różnym osobom wprowadzać ten sam tekst w różne przypadki. Sortowanie z rozróżnianiem wielkości liter może pomóc w przechowywaniu wszystkich rekordów tej samej osoby/bazy danych razem.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej i chcesz posortować te dane na podstawie kolumny regionu:

Poniżej znajdują się kroki, aby sortować dane alfabetycznie, a także rozróżniać wielkość liter:

1. Wybierz cały zbiór danych
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij ikonę Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że moje dane mają nagłówki jest zaznaczone. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz to odznaczyć.
5. Kliknij przycisk Opcje
6. W oknie dialogowym Opcje sortowania zaznacz opcję „Rozróżnianie wielkości liter”
7. Kliknij OK.
8. W menu „Sortuj według” wybierz „Region”
9. W menu „Sortuj według” wybierz „Wartości komórek”.
10. Z listy zamówień wybierz od A do Z
11. Kliknij OK.

Powyższe kroki nie tylko sortują dane alfabetycznie na podstawie regionu, ale także rozróżniają wielkość liter.

Otrzymasz dane wynikowe, jak pokazano poniżej:

Podczas sortowania od A do Z tekst małymi literami jest umieszczany nad tekstem wielkimi literami.

Uzyskanie oryginalnego porządku sortowania

Często podczas sortowania danych w Excelu możesz chcieć wrócić do wcześniejszej lub oryginalnej kolejności sortowania i zacząć od nowa,

Chociaż możesz użyć funkcji cofania w programie Excel (przy użyciu kontrolki Z), aby cofnąć się krok po kroku, może to być mylące, jeśli po posortowaniu danych zrobiłeś już wiele rzeczy.

Ponadto cofanie działa tylko do momentu otwarcia skoroszytu, ale po zapisaniu i zamknięciu, a następnie otwarciu go później, nie będzie można wrócić do oryginalnej kolejności sortowania.

Oto dwa proste sposoby, aby upewnić się, że nie stracisz oryginalnej kolejności sortowania i nie odzyskasz jej nawet po posortowaniu danych:

1. Utwórz kopię oryginalnego zbioru danych. To jest coś, co polecam, nawet jeśli nie potrzebujesz oryginalnej kolejności sortowania. Możesz mieć skoroszyt ze wszystkimi danymi, a następnie po prostu utworzyć kopię skoroszytu i pracować nad kopią. Kiedy pracuję na krytycznych zestawach danych, codziennie wykonuję kopię (z datą lub numerem wersji jako częścią nazwy skoroszytu).
2. Dodaj kolumnę z serią liczb. Ta seria liczb miesza się podczas sortowania danych, ale jeśli chcesz wrócić do oryginalnych danych, możesz sortować według tej serii liczb.

W tej sekcji szybko pokażę, co oznacza dodanie serii i użycie jej do odzyskania oryginalnego porządku sortowania.

Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:

Aby upewnić się, że masz sposób na odzyskanie tych danych po ich posortowaniu, dodaj kolumnę pomocniczą i umieść w niej serię liczb (jak pokazano poniżej).

Oto samouczek z różnymi sposobami szybkiego dodawania kolumny z liczbami

Gdy masz już kolumnę pomocnika, pamiętaj, aby uwzględnić ją podczas sortowania tego zestawu danych.

Załóżmy, że sortuję te dane na podstawie regionu i kończę otrzymywanie danych, jak pokazano poniżej:

Teraz, jeśli chcę wrócić do oryginalnego zestawu danych, mogę po prostu ponownie posortować te dane, ale na podstawie kolumny pomocniczej (od niskiego do wysokiego).

Proste… prawda?

Jeśli nie chcesz, aby kolumna pomocnika była widoczna, możesz ją ukryć lub utworzyć kopię zapasową, a następnie ją usunąć.

Niektóre typowe problemy podczas sortowania danych w programie Excel

Na początku tego artykułu pokazałem różne sposoby sortowania danych w programie Excel (w tym przyciski sortowania na wstążce, opcje kliknięcia prawym przyciskiem myszy, opcję filtrowania i okno dialogowe sortowania).

I powtarzam, użycie okna dialogowego sortowania minimalizuje szanse lub wszelkie problemy lub błędy, które mogą się pojawić.

Teraz pokażę, co może pójść nie tak, gdy użyjesz przycisku sortowania na wstążce (te pokazane poniżej)

Nieidentyfikowanie nagłówków kolumn

Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:

Wygląda to na przyzwoicie sformatowany zestaw danych z nagłówkami wyraźnie sformatowanymi kolorem komórki i pogrubioną czcionką.

Tak więc podczas sortowania tych danych na podstawie nazw (przy użyciu przycisków sortowania na wstążce) można oczekiwać, że nagłówek pozostanie na górze, a pozostałe dane zostaną posortowane.

Ale co się stanie, gdy to zrobisz - nagłówek jest również uważany za normalne dane i jest sortowany (jak pokazano poniżej).

Chociaż program Excel jest wystarczająco inteligentny, aby rozpoznawać nagłówki, w tym przykładzie nie udało mu się tego zrobić. Podczas korzystania z przycisków ikon sortowania na wstążce nie było możliwości ręcznego określenia, czy te dane mają nagłówki.

Uwaga: ten problem występuje, gdy mam zestaw danych i dodaję i formatuję nagłówki oraz je sortuję. Zwykle program Excel byłby wystarczająco inteligentny, aby zidentyfikować nagłówki w zestawie danych (zwłaszcza, gdy typ danych nagłówka i dane w kolumnie są różne). Ale w tym przypadku nie udało się tego zrobić, gdy dodałem nagłówek i od razu posortowałem. Jeśli zapiszę ten skoroszyt, zamknę go i ponownie otworzy, Excel jakoś zdoła zidentyfikować pierwszy wiersz i nagłówek.

Chociaż w większości przypadków może to nie stanowić problemu, nadal istnieje szansa, gdy użyjesz ikon sortowania na wstążce, użycie okna dialogowego eliminuje ten problem, ponieważ możesz określić, że masz nagłówki.

Brak identyfikacji pustych wierszy/kolumn

Ten problem z sortowaniem jest nieco bardziej złożony – i o wiele bardziej powszechny, niż można sobie wyobrazić.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej. Zauważ, że wiersz numer 6 jest ukryty (i to jest pusty wiersz).

Teraz, jeśli wybiorę dowolną komórkę w pierwszych czterech wierszach danych (te powyżej ukrytego pustego wiersza) i posortuję te dane za pomocą przycisków ikon sortowania, posortuje to tylko pierwsze cztery rekordy w zestawie danych (wiersz 2 do 5). Podobnie, jeśli zaznaczę dowolną komórkę w zestawie danych poniżej ukrytego pustego wiersza, posortuje ona tylko ostatnie siedem wierszy.

I jeśli nie szukasz tego konkretnie, prawdopodobnie przegapisz ten okropny błąd.

Jak upewnić się, że nie popełnisz tego błędu sortowania?

Aby upewnić się, że nie padniesz ofiarą tego problemu, przed posortowaniem musisz sprawdzić swój zbiór danych.

Wybierz cały zestaw danych przed posortowaniem danych.

Możesz to zrobić, zaznaczając dowolną komórkę w zestawie danych, a następnie używając skrótu klawiaturowego – Control + A.

Jeśli w zestawie danych znajdują się puste wiersze/kolumny, cały zestaw danych nie zostanie zaznaczony. Możesz to zidentyfikować, szybko skanując zarys zaznaczenia.

Jeśli zauważysz, że poza zaznaczeniem pozostały jakieś dane, możesz je wybrać ręcznie.

Aby uniknąć tego problemu, najlepiej najpierw odkryć wszystkie ukryte wiersze i kolumny, a następnie przystąpić do sortowania danych, wybierając cały zestaw danych lub najpierw usuwając puste wiersze.

Sortowanie częściowe (na podstawie nazwiska)

Czasami możesz mieć zestaw danych, który chcesz posortować na podstawie części tekstu.

Załóżmy na przykład, że mam zestaw danych pokazany poniżej i chcę posortować te dane na podstawie nazwiska.

Aby to zrobić, muszę oddzielić te dane, aby w jednej kolumnie były tylko nazwiska. Kiedy mam to, mogę użyć tej kolumny do sortowania danych.

Poniżej znajduje się formuła, która może dać mi nazwisko:

=PRAWO(B2,DŁ(B2)-ZNAJDŹ("",B2))

To da wynik, jak pokazano poniżej.

Teraz możesz użyć kolumny Nazwisko, aby posortować te dane.

Po zakończeniu możesz usunąć kolumnę z nazwiskiem lub ją ukryć.

Zauważ, że powyższa formuła działa, gdy masz imiona, które mają tylko imię i nazwisko i nie ma między nimi podwójnych spacji. Jeśli masz inne dane dotyczące nazwisk, będziesz musiał dostosować formułę. Możesz także użyć tekstu do kolumny, aby szybko podzielić nazwy na podstawie znaku spacji jako ogranicznika.

To tylko jeden przykład sortowania na podstawie danych częściowych. Inne przykłady mogą obejmować sortowanie według miast w adresie lub identyfikator pracownika na podstawie kodów działów.

Ponadto w przypadku, gdy tekst, na podstawie którego chcesz posortować, znajduje się na początku tekstu, możesz użyć tylko normalnej funkcji sortowania.

Inne przykłady sortowania (przy użyciu formuły i VBA)

Do tej pory w tym samouczku omówiłem przykłady, w których korzystaliśmy z wbudowanej funkcji sortowania w programie Excel.

Automatyczne sortowanie za pomocą formuły

Gdy korzystasz z wbudowanej funkcji sortowania, a następnie wprowadzasz jakiekolwiek zmiany w zestawie danych, musisz go ponownie posortować. Funkcja sortowania nie jest dynamiczna.

Jeśli chcesz uzyskać zestaw danych, który sortuje automatycznie po każdej zmianie, możesz to zrobić za pomocą formuł.

Pamiętaj, że aby to zrobić, musisz przechowywać oryginalny zestaw danych i posortowany zestaw danych oddzielnie (jak pokazano poniżej)

Mam szczegółowy samouczek, w którym omówię, jak sortować alfabetycznie za pomocą formuł. Pokazuje dwie metody, aby to zrobić - za pomocą kolumn pomocniczych i za pomocą formuły tablicowej.

Excel wprowadził również dynamiczną formułę tablicową SORT, która może to łatwo zrobić (bez kolumny pomocniczej lub skomplikowanej formuły tablicowej). Ale ponieważ jest to całkiem nowe, możesz nie mieć do niego dostępu w swojej wersji programu Excel.

Sortowanie za pomocą VBA

I na koniec, jeśli chcesz ominąć wszystkie okna dialogowe sortowania lub inne opcje sortowania, możesz użyć VBA do sortowania danych.

W poniższym przykładzie mam zestaw danych, który sortuje dane po dwukrotnym kliknięciu nagłówka kolumny. Ułatwia to sortowanie i może być używane w pulpitach nawigacyjnych, aby uczynić go bardziej przyjaznym dla użytkownika.

Oto szczegółowy samouczek, w którym opiszę, jak sortować dane za pomocą VBA i tworzyć coś, jak pokazano powyżej.

Próbowałem omówić wiele przykładów, aby pokazać różne sposoby sortowania danych w programie Excel i wszystkie rzeczy, o których musisz pamiętać podczas robienia tego.

Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny.