Obejrzyj wideo - jak śledzić zmiany w programie Excel
Jeśli pracujesz z plikiem Excela, który musi zostać zaktualizowany lub przejrzany przez inne osoby, opcja śledzenia zmian może się przydać.
Możesz go również użyć, gdy aktualizujesz plik i musisz śledzić wszystkie zmiany, które wprowadzasz samodzielnie. Może to być pomocne, gdy wrócisz do niego później.
W tym samouczku pokażę, jak śledzić zmiany w programie Excel.
Włączanie funkcji śledzenia zmian w programie Excel
Domyślnie ta funkcja jest wyłączona w programie Excel.
Oto kroki, aby włączyć śledzenie zmian w programie Excel:
- Przejdź do zakładki Recenzja.
- W grupie Zmiany kliknij opcję Śledź zmiany i wybierz Zaznacz zmiany.
- W oknie dialogowym Wyróżnij zmiany zaznacz opcję „Śledź zmiany podczas edycji”. To również udostępnia twój skoroszyt”. Możesz także określić opcje „Kiedy”, „Kto” i „Gdzie”. W tym samouczku pójdę z ustawieniami domyślnymi.
- Kliknij OK.
Powyższe kroki umożliwiłyby „Śledzenie zmian” w programie Excel, a teraz podświetlą wszelkie zmiany wprowadzone w skoroszycie.
Uwaga: Aby ta opcja działała, musisz mieć skoroszyt zapisany w systemie lub na dysku sieciowym. Jeśli plik nie został zapisany, najpierw poprosi o zapisanie go przed włączeniem opcji „Śledź zmiany”. Jeśli plik jest już zapisany, zapisze go przed włączeniem śledzenia.
Jak działa „Śledź zmiany” w programie Excel?
Po włączeniu śledzenia, za każdym razem, gdy Ty lub ktokolwiek, kto uzyskuje dostęp do skoroszytu, dokonasz w nim jakichkolwiek zmian, zostanie on podświetlony niebieską ramką i pojawi się mały niebieski trójkąt w lewym górnym rogu komórki. Jest to podobne do czerwonego trójkąta, który widzisz po wstawieniu komentarza do komórki.
Na przykład poniżej mam fikcyjny plan projektu i dokonałem zmian w kolumnie B (komórka B4 i B6).
Po najechaniu kursorem na komórkę, która zawiera zmianę, wyświetli się komunikat określający, czym jest zmiana, kto ją wprowadził i kiedy została wykonana.
Zwróć uwagę, że gdy opcja „śledź zmiany” jest włączona w programie Excel, skoroszyt jest udostępniany, a niektóre funkcje są automatycznie wyłączane. Na przykład nie będziesz w stanie chronić arkusza, gdy „śledzenie zmian” jest WŁĄCZONE. Zauważysz, że niektóre opcje na wstążce są wyszarzone.
Uzyskiwanie listy wszystkich zmian
Jeśli masz skoroszyt, w którym wprowadzono wiele zmian, możesz chcieć uzyskać listę wszystkich zmian osobno jako listę.
Oto kroki, aby uzyskać listę wszystkich zmian w nowym arkuszu:
- Zapisz skoroszyt, aby wprowadzone zmiany również zostały zapisane.
- Przejdź do zakładki Recenzja.
- W grupie Zmiany kliknij Śledź zmiany i wybierz Zaznacz zmiany.
- W oknie dialogowym „Podświetl zmiany” zaznacz opcję „Wyświetl zmiany w nowym arkuszu”. W opcji „Kiedy” możesz określić, czy chcesz, aby wszystkie zmiany lub zmiany, które nie są przeglądane, lub „zmiany od ostatniego zapisania”.
- Kliknij OK.
Spowoduje to natychmiastowe utworzenie nowego arkusza roboczego, który będzie zawierał wszystkie wprowadzone zmiany.
Akceptowanie/odrzucanie zmian
Po wprowadzeniu zmian nie są one ostateczne, dopóki nie przejrzysz tych zmian. Może to być przydatne, gdy masz sprawdzony plik od swojego kolegi/szefa/klienta i musisz zdecydować, jakie zmiany mają zostać zachowane, a które odrzucone.
Oto kroki, aby zaakceptować/odrzucić zmiany w programie Excel:
- Przejdź do zakładki Recenzja.
- W grupie Zmiany kliknij „Śledź zmiany” i wybierz „Zaakceptuj/odrzuć zmiany”.
- W oknie dialogowym „Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia” określ opcje Kiedy, Kto i Gdzie.
- W „Kiedy” możesz wybrać wszystkie zmiany, które nie zostały sprawdzone lub określić datę.
- W „Kto” możesz wybrać, czyje zmiany chcesz przejrzeć.
- W „Gdzie” możesz wybrać zakres komórek, w których chcesz przejrzeć zmiany.
- Kliknij OK. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego „Zaakceptuj lub odrzuć zmiany”.
- W oknie dialogowym „Zaakceptuj lub odrzuć zmiany” możesz akceptować zmiany pojedynczo lub akceptować/odrzucać wszystkie zmiany naraz.
Jeśli odrzucisz zmianę, powróci ona do pierwotnej wartości.
Pamiętaj, że akceptując zmianę, nie możesz jej cofnąć.
Wyłączanie śledzenia zmian w Excelu
Po zakończeniu pracy możesz wyłączyć funkcję śledzenia zmian w programie Excel. Spowoduje to usunięcie wszelkich istniejących niebieskich pól w komórkach i zatrzyma śledzenie dalszych zmian.
Oto kroki, aby wyłączyć „śledzenie zmian” w programie Excel:
- Przejdź do zakładki Recenzja.
- W grupie Zmiany kliknij „Śledź zmiany” i wybierz „Podświetl zmiany”.
- W oknie dialogowym „Podświetl zmiany” odznacz opcję „Śledź zmiany podczas edycji”. To również udostępnia twój skoroszyt”.
- Kliknij OK.
- Zobaczysz monit, jak pokazano poniżej. Kliknij Tak.
Różnica między komentarzami a śledzeniem zmian
Wiele osób woli dodawać komentarze podczas przeglądania pracy innych osób w programie Excel.
Oto główne różnice w „komentarzach” i funkcji „śledzenia zmian”:
- Nie musisz edytować zawartości komórki, aby zostawić komentarz. Z drugiej strony śledzenie zmian spowoduje wstawienie notatki za każdym razem, gdy nastąpi jakakolwiek zmiana w komórce.
- Dodawanie komentarza jest procesem ręcznym, a śledzenie zmian po włączeniu automatycznie rejestruje wszystko, co dzieje się w arkuszu.
- Nie możesz uzyskać listy wszystkich komentarzy osobno w arkuszu (chyba że używasz VBA, jak pokazano tutaj), podczas gdy możesz je uzyskać za pomocą funkcji śledzenia za pomocą prostego kliknięcia.
- Po włączeniu śledzenia zmian w programie Excel niektóre funkcje są wyłączone. Nie dotyczy to komentarzy.
Możesz również polubić następujące samouczki:
- Jak korzystać ze sprawdzania pisowni w programie Excel.
- Używanie wiadomości wejściowej w programie Excel do wyświetlania wiadomości po wybraniu komórki.
