Jak sortować według koloru w programie Excel (w mniej niż 10 sekund)

Excel ma wiele opcji, jeśli chodzi o sortowanie danych.

Jedna z tych opcji pozwala sortować dane na podstawie koloru komórki.

Na przykład w poniższym zestawie danych możesz sortować według kolorów, aby uzyskać nazwiska wszystkich uczniów, którzy razem uzyskali ponad 80 punktów na górze i wszystkich uczniów, którzy uzyskali razem mniej niż 35 punktów na dole.

Dzięki funkcji sortowania w programie Excel możesz sortować na podstawie koloru w komórce.

W tym samouczku pokażę Ci różne scenariusze, w których możesz sortować według koloru i dokładne kroki, które musisz to zrobić.

Zauważ, że w tym samouczku wziąłem przykłady, w których sortuję na podstawie wartości liczbowych. Jednak te metody działają doskonale, nawet jeśli masz tekst lub daty zamiast liczb.

Sortuj na podstawie jednego koloru

Jeśli w zestawie danych masz tylko jeden kolor, możesz go łatwo posortować na jego podstawie.

Poniżej znajduje się zestaw danych, w którym wszyscy uczniowie, którzy zdobyli więcej niż 80 punktów, zostali wyróżnieni na zielono.

Oto kroki, aby posortować według koloru komórek:

1. Wybierz cały zestaw danych (w tym przykładzie A1:B11)
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij opcję „Sortuj”. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że wybrana jest opcja „Moje dane mają nagłówki”. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz pozostawić tę opcję niezaznaczoną.
5. Kliknij menu rozwijane „Sortuj według” i wybierz „Znaki”. To jest kolumna, według której chcemy sortować dane.
6. W menu rozwijanym „Sortuj po” kliknij Kolor komórki.
7. W menu „Zamówienie” wybierz kolor, według którego chcesz posortować dane. Ponieważ w naszym zbiorze danych jest tylko jeden kolor, pokazuje tylko jeden kolor (zielony)
8. W drugim menu rozwijanym w kolejności wybierz opcję Na wierzchu. Jest to miejsce, w którym określasz, czy chcesz, aby wszystkie kolorowe komórki znajdowały się na górze czy na dole zbioru danych.
9. Kliknij OK.

Powyższe kroki dadzą zestaw danych, jak pokazano poniżej.

Skrót klawiaturowy do otwierania okna dialogowego Sortuj - ALT A S S (przytrzymaj klawisz ALT, a następnie naciśnij jeden po drugim klawisze A S S)

Zwróć uwagę, że sortowanie na podstawie koloru zmienia tylko kolejność komórek, aby zebrać razem wszystkie komórki o tym samym kolorze. Reszta komórek pozostaje bez zmian.

Ta metoda działa w przypadku komórek, które zostały podświetlone ręcznie (nadając im kolor tła), a także tych, w których kolor komórki jest spowodowany regułami formatowania warunkowego.

Sortuj na podstawie wielu kolorów

W powyższym przykładzie mieliśmy tylko komórki z jednym kolorem, które należało posortować.

I możesz użyć tej samej metodologii do sortowania, gdy masz komórki z wieloma kolorami.

Załóżmy na przykład, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, w którym wszystkie komórki, w których znaczniki są większe niż 80, są w kolorze zielonym, a te, w których znaczniki są mniejsze niż 35, są w kolorze czerwonym.

I chcesz posortować te dane, aby mieć wszystkie komórki z zielonym na górze i wszystkie z czerwonym na dole.

Poniżej znajdują się kroki, aby sortować według wielu kolorów w programie Excel:

1. Wybierz cały zestaw danych (w tym przykładzie A1:B11)
2. Kliknij kartę Dane.
3. Kliknij opcję Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że wybrano opcję „Moje dane mają nagłówki”. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz pozostawić tę opcję niezaznaczoną.
5. Kliknij menu rozwijane „Sortuj według” i wybierz „Znaki”. To jest kolumna, według której chcemy sortować dane.
6. W menu rozwijanym „Sortuj po” kliknij Kolor komórki.
7. W menu „Zamówienie” wybierz pierwszy kolor, według którego chcesz posortować dane. Pokaże wszystkie kolory, które są w zbiorze danych. Wybierz zielony.
8. W drugim menu rozwijanym w Zamówienie wybierz Na wierzchu.
9. Kliknij przycisk Dodaj poziom. Ma to na celu dodanie kolejnego warunku sortowania (ponieważ chcemy sortować na podstawie dwóch kolorów). Kliknięcie tego przycisku doda kolejny zestaw opcji sortowania.
10. Kliknij menu „Następnie do” i wybierz „Oznaczenia”
11. W menu rozwijanym „Sortuj po” kliknij Kolor komórki.
12. W menu „Zamówienie” wybierz drugi kolor, według którego chcesz posortować dane. Pokaże wszystkie kolory, które są w zbiorze danych. Wybierz czerwony.
13. W drugim menu rozwijanym w kolejności wybierz opcję Na dole.
14. Kliknij OK

Powyższe kroki posortowałyby dane ze wszystkimi zielonymi na górze i wszystkimi czerwonymi na dole.

Wyjaśnienie: Sortowanie według koloru działa zarówno z liczbami, jak i danymi tekstowymi. Być może myślisz, że możesz osiągnąć wyniki pokazane powyżej, po prostu sortując dane na podstawie wartości. Chociaż będzie to działać w tym konkretnym scenariuszu, wyobraź sobie, że masz ogromną listę klientów/klientów/produktów, które zaznaczyłeś ręcznie. W takim przypadku nie ma wartości liczbowej, ale nadal można sortować na podstawie koloru komórek.

Sortuj na podstawie koloru czcionki

Kolejną niesamowitą rzeczą dotyczącą sortowania w programie Excel jest to, że możesz także sortować według koloru czcionki w komórkach.

Chociaż nie jest to tak powszechne, jak pobieranie danych, w których komórki są kolorowe, nadal jest to coś, co robi wiele osób. W końcu wystarczy jedno kliknięcie, aby zmienić kolor czcionki.

Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, i chcesz posortować te dane, aby zebrać wszystkie komórki w kolorze czerwonym.

Poniżej znajdują się kroki, aby sortować według koloru czcionki w programie Excel:

1. Wybierz cały zestaw danych (w tym przykładzie A1:B11)
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij opcję Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że wybrana jest opcja „Moje dane mają nagłówki”. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz pozostawić tę opcję niezaznaczoną.
5. Kliknij menu rozwijane Sortuj według i wybierz „Znaki”. To jest kolumna, według której chcemy sortować dane.
6. W menu rozwijanym „Sortuj według” kliknij Kolor czcionki.
7. W menu „Zamówienie” wybierz kolor, według którego chcesz posortować dane. Ponieważ w naszym zbiorze danych jest tylko jeden kolor, pokazuje tylko jeden kolor (czerwony)
8. W drugim menu rozwijanym w kolejności wybierz opcję Na wierzchu. Jest to miejsce, w którym określasz, czy chcesz, aby wszystkie kolorowe komórki znajdowały się na górze czy na dole zbioru danych.
9. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortowałyby dane ze wszystkimi komórkami z czcionką w kolorze czerwonym u góry.

Sortuj na podstawie ikon formatowania warunkowego

Formatowanie warunkowe umożliwia dodanie warstwy wizualnych ikon, które mogą sprawić, że Twoje dane lub raporty / pulpity nawigacyjne będą wyglądać o wiele lepiej i będą łatwiejsze do odczytania.

Jeśli masz takie dane z ikonami formatowania warunkowego, możesz również sortować te dane na podstawie ikon

Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:

Poniżej znajdują się kroki, aby posortować według ikon formatowania warunkowego:

1. Wybierz cały zestaw danych (w tym przykładzie A1:B11)
2. Kliknij kartę Dane
3. Kliknij opcję Sortuj. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Sortuj.
4. W oknie dialogowym Sortuj upewnij się, że wybrano opcję „Moje dane mają nagłówki”. Jeśli Twoje dane nie mają nagłówków, możesz pozostawić tę opcję niezaznaczoną.
5. Kliknij menu „Sortuj według” i wybierz „Znaki”. To jest kolumna, według której chcemy sortować dane.
6. W menu rozwijanym „Sortuj według” kliknij „Ikona formatowania warunkowego”.
7. Z rozwijanego menu „Zamówienie” wybierz ikonę, według której chcesz posortować dane. Wyświetli wszystkie ikony, które znajdują się w zbiorze danych. Najpierw wybierz zielony.
8. W drugim menu rozwijanym w kolejności wybierz opcję Na wierzchu.
9. Kliknij przycisk Dodaj poziom. Ma to na celu dodanie kolejnego warunku sortowania (ponieważ chcemy sortować na podstawie trzech ikon). Kliknięcie tego przycisku doda kolejny zestaw opcji sortowania.
10. Kliknij menu „Następnie do” i wybierz „Oznaczenia”
11. W menu „Sortuj po” kliknij „Ikony formatowania warunkowego”.
12. Z rozwijanego menu „Zamówienie” wybierz drugą ikonę, według której chcesz posortować dane. Wyświetli wszystkie ikony, które znajdują się w zbiorze danych. Wybierz żółty.
13. W drugim menu rozwijanym w Zamówienie wybierz Na górze.
14. Kliknij przycisk Dodaj poziom. Ma to na celu dodanie kolejnego warunku sortowania. Kliknięcie tego przycisku doda kolejny zestaw opcji sortowania.
15. Kliknij menu „Następnie do” i wybierz „Oznaczenia”
16. W menu „Sortuj po” kliknij „Ikony formatowania warunkowego”.
17. Z rozwijanego menu „Zamówienie” wybierz trzecią ikonę, na podstawie której chcesz posortować dane. Pokaże wszystkie ikony, które znajdują się w zestawie danych. Wybierz czerwony.
18. W drugim menu rozwijanym w Zamówienie wybierz Na górze.
19. Kliknij OK.

Powyższe kroki posortowałyby zestaw danych i dały wszystkie podobne ikony razem.

Zwróć uwagę, że sortowanie będzie postępować zgodnie z kolejnością, w jakiej masz je w oknie dialogowym sortowania. Na przykład, jeśli wszystkie ikony są ustawione na sortowanie i pokazywanie na górze, najpierw wszystkie komórki z zielonymi ikonami będą wyświetlane tak, jak są na górze w naszych trzech warunkach. Wtedy wynikowe dane będą miały żółte ikony, a następnie czerwone ikony.

Brak utraty pierwotnego porządku danych

Podczas sortowania danych tracisz pierwotną kolejność zestawu danych.

Jeśli chcesz zachować również oryginalny zestaw danych, najlepiej utworzyć kopię danych, a następnie przeprowadzić sortowanie skopiowanych danych.

Inną techniką zapewniającą odzyskanie oryginalnych danych jest wstawienie kolumny z numerami wierszy.

Po dodaniu tej kolumny użyj jej podczas sortowania danych.

Jeśli będziesz potrzebować oryginalnej kolejności danych na późniejszym etapie, możesz łatwo posortować te dane na podstawie kolumn z liczbami.

Chcesz dowiedzieć się więcej o sortowaniu danych w programie Excel. Oto ogromny opis sposobu sortowania w programie Excel, który obejmuje wiele tematów, takich jak sortowanie według tekstu / dat / liczb, sortowanie od lewej do prawej, sortowanie na podstawie częściowego tekstu, sortowanie z uwzględnieniem wielkości liter, sortowanie wielopoziomowe i wiele więcej.