Sprawdzanie poprawności danych w programie Excel pozwala kontrolować dane, które można wprowadzić do komórki. Możesz ograniczyć użytkownika do wprowadzania tylko określonego zakresu liczb, tekstu lub daty.
Możesz także użyć funkcji sprawdzania poprawności danych, aby utworzyć listę rozwijaną w programie Excel (co jest zdecydowanie jedną z najfajniejszych i najpotężniejszych funkcji w programie Excel)
Dostęp do walidacji danych w programie Excel
Dostęp do sprawdzania poprawności danych w programie Excel można uzyskać za pośrednictwem karty Dane na Wstążce.
W większości przypadków istnieją trzy sytuacje, w których warto użyć sprawdzania poprawności danych w programie Excel:
- Gdy chcesz ograniczyć wprowadzanie danych do określonych liczb/tekstu/dat. Dane, które nie spełniają kryteriów walidacji, są niedozwolone.
- Gdy chcesz poinformować użytkownika o wprowadzeniu danych spoza zakresu. Dozwolone jest jednak wszelkiego rodzaju wprowadzanie danych.
- Kiedy poprowadzisz użytkownika, jakie dane wprowadzić. Dozwolone są wszystkie rodzaje wpisów danych.
Przeanalizujmy kolejno te sytuacje:
Gdy chcesz ograniczyć wprowadzanie danych do określonych liczb/tekstu/dat
Sprawdzanie poprawności danych umożliwia określenie warunku wprowadzania danych w komórce/komórkach w programie Excel. Po określeniu nie pozwala użytkownikowi wprowadzić niczego, co znajduje się poza określonym zakresem. Dostęp do tej funkcji można uzyskać, otwierając okno dialogowe sprawdzania poprawności danych i wybierając opcję Ustawienia
Z listy rozwijanej możesz wybrać warunek, który chcesz zastosować dla zakresu komórek
- Dowolna wartość - umożliwia wprowadzenie dowolnej wartości w komórce.
- Liczba całkowita - umożliwia wprowadzanie tylko liczb całkowitych z dodatkowymi warunkami, takimi jak większa/mniejsza niż, pomiędzy/nie pomiędzy, równa/nie równa.
- Dziesiętny - umożliwia wprowadzanie liczb z ułamkami dziesiętnymi, z dodatkowymi warunkami, takimi jak większa/mniejsza niż, pomiędzy/nie pomiędzy, równa/nie równa.
- Lista - tworzy listę rozwijaną poprzez pobranie listy elementów (poprzez wybór zakresu lub nazwany zakres).
- Data - umożliwia wprowadzenie dat (lub ich wartości liczbowych) z dodatkowymi warunkami, takimi jak większa/mniejsza niż, pomiędzy/nie pomiędzy, równa/nie równa.
- Czas - umożliwia wprowadzenie czasu (lub jego wartości liczbowej) z dodatkowymi warunkami, takimi jak większa/mniejsza niż, pomiędzy/nie pomiędzy, równa/nie równa.
- Długość tekstu - umożliwia tekst z warunkiem na jego długości.
- Niestandardowe - zezwala na wartości spełniające określone kryteria. Na przykład, jeśli użyję formuły =A1>10, w komórce A1 dozwolone są tylko liczby większe niż 10.
Za każdym razem, gdy wprowadzasz do komórki jakiekolwiek dane, które naruszają określony warunek, pokazuje błąd.
Gdy chcesz poinformować użytkownika o wprowadzeniu danych spoza zakresu (dozwolone są wszystkie rodzaje wprowadzania danych)
Podczas gdy wcześniejsza sekcja dotyczyła ograniczenia użytkownika do określonego zakresu podczas wprowadzania danych, ta sekcja dotyczy ostrzegania użytkownika w przypadku wprowadzenia jakichkolwiek danych spoza zakresu. Jednak wprowadzanie danych jest nadal dozwolone. Można to włączyć, zmieniając ustawienia komunikatu o błędzie.
Komunikat o błędzie można dostosować, przechodząc do karty Alert o błędzie w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych. Istnieją trzy opcje:
- Zatrzymaj błąd - Wyświetla błąd zatrzymania i nie pozwala użytkownikowi wprowadzić danych spoza określonego zakresu.
- Błąd ostrzeżenia - Wyświetla błąd ostrzeżenia, ale pozwala użytkownikowi wprowadzić dane spoza określonego zakresu.
- Błąd informacji - Wyświetla błąd informacji, ale pozwala użytkownikowi wprowadzić dane spoza określonego zakresu.
Kiedy poinstruujesz użytkownika, jakie dane należy wprowadzić (dozwolone są wszystkie rodzaje wprowadzania danych)
Załóżmy, że masz listę pracowników i chcesz poznać ich datę dołączenia. Może istnieć wiele formatów wprowadzania daty (np. 01.01.2014, 01.01.2014 lub 01.01.2014). Jednak dla zachowania spójności lepiej jest zebrać wszystkie daty w jednym formacie. Jednak nie ma nic złego w tym, że ludzie wprowadzają je w dowolnym innym formacie, ponieważ przechwytywanie danych ma pierwszorzędne znaczenie.
Oto jak można to zrobić:
- Wybierz dowolną komórkę, a następnie przejdź do zakładki Dane -> Sprawdzanie danych
- W oknie dialogowym Data Validation wybierz zakładkę Input Message
- Upewnij się, że pole wyboru „Pokaż komunikat wejściowy po wybraniu komórki” jest zaznaczone
- W zakładce Wiadomość wejściowa wprowadź Tytuł (maks. 32 znaki, opcjonalnie) i Wiadomość wejściowa (maks. 256 znaków)
- Kliknij OK. Teraz za każdym razem, gdy klikniesz komórkę lub wybierzesz ją za pomocą klawiatury, wyświetli się komunikat.
Ostrożniejon: Jeśli przesuniesz skrzynkę wiadomości z jej pozycji, wszystkie skrzynki wiadomości zostaną pokazane tylko w tej pozycji. Więc bezpiecznie jest nie przenosić okna wiadomości.
Powiązane samouczki dotyczące sprawdzania poprawności danych w programie Excel:
- Włącz wprowadzanie danych tylko wtedy, gdy komórka zależna jest wypełniona.
- Ukryj liczby jako tekst w menu rozwijanym sprawdzania poprawności danych.
- Utwórz zależną listę rozwijaną walidacji.
