Text to Columns to niesamowita funkcja w programie Excel, która zasługuje na znacznie większe uznanie niż zwykle.
Jak sama nazwa wskazuje, służy do dzielenia tekstu na wiele kolumn. Na przykład, jeśli masz imię i nazwisko w tej samej komórce, możesz użyć tego, aby szybko podzielić je na dwie różne komórki.
Może to być bardzo pomocne, gdy pobierasz dane z baz danych lub importujesz je z innych formatów plików, takich jak tekst lub CSV.
W tym samouczku dowiesz się o wielu przydatnych rzeczach, które można zrobić za pomocą tekstu do kolumn w programie Excel.
Gdzie znaleźć tekst do kolumn w programie Excel
Aby uzyskać dostęp do tekstu do kolumn, wybierz zestaw danych i przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn.
Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
Ten kreator składa się z trzech kroków i przed podzieleniem tekstu na kolumny wymaga wprowadzenia danych przez użytkownika (w poniższych przykładach zobaczysz, jak można wykorzystać te różne opcje).
Aby uzyskać dostęp do tekstu do kolumn, możesz również użyć skrótu klawiaturowego - ALT + A + E.
Teraz zanurkujmy i zobaczmy niesamowite rzeczy, które możesz zrobić za pomocą tekstu do kolumn w programie Excel.
Przykład 1 - Podziel imiona na imię i nazwisko
Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:
Aby szybko podzielić imię i nazwisko i uzyskać je w osobnych komórkach, wykonaj poniższe czynności:
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Rozdzielany (co jest również wyborem domyślnym). Kliknij Dalej.
- W kroku 2 wybierz „Spacja” jako ogranicznik. Jeśli podejrzewasz, że między nazwami mogą występować podwójne/potrójne spacje, wybierz również opcję „Traktuj kolejne ograniczniki jako jeden”. Kliknij Dalej.
- W kroku 3 wybierz komórkę docelową. Jeśli nie wybierzesz komórki docelowej, zastąpi ona istniejący zestaw danych imieniem w pierwszej kolumnie i nazwiskiem w sąsiedniej kolumnie. Jeśli chcesz zachować oryginalne dane w stanie nienaruszonym, utwórz kopię lub wybierz inną komórkę docelową.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to natychmiastowe wyświetlenie wyników z imieniem w jednej kolumnie i nazwiskiem w innej kolumnie.
Notatka:
- Ta technika działa dobrze, gdy imię składa się tylko z imienia i nazwiska. W przypadku inicjałów lub drugich imion może to nie zadziałać. Kliknij tutaj, aby uzyskać szczegółowy przewodnik dotyczący rozwiązywania przypadków z różnymi kombinacjami nazw.
- Wynik uzyskany przy użyciu funkcji Tekst do kolumn jest statyczny. Oznacza to, że jeśli wystąpią jakiekolwiek zmiany w oryginalnych danych, będziesz musiał powtórzyć proces, aby uzyskać zaktualizowane wyniki.
Przeczytaj także: Jak sortować według nazwiska w programie Excel
Przykład 2 - Podziel identyfikatory e-mail na nazwę użytkownika i nazwę domeny
Tekst na kolumny pozwala wybrać własny ogranicznik do dzielenia tekstu.
Może to służyć do dzielenia adresów e-mail na nazwy użytkowników i nazwy domen, ponieważ są one oddzielone znakiem @.
Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:
Oto kilka fikcyjnych identyfikatorów e-mail niektórych fajnych superbohaterów (z wyjątkiem siebie, jestem po prostu zwykłym facetem, który marnuje czas na Netflix).
Oto kroki, aby podzielić te nazwy użytkowników i nazwy domen za pomocą funkcji Tekst na kolumny.
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Rozdzielany (co jest również wyborem domyślnym). Kliknij Dalej.
- W kroku 2 wybierz Inne i wpisz @ w polu po prawej stronie. Upewnij się, że nie zaznaczono żadnej innej opcji (jeśli jest zaznaczona). Kliknij Dalej.
- Zmień komórkę docelową na tę, w której chcesz uzyskać wynik.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to podzielenie adresu e-mail i podanie imienia i nazwiska w osobnych komórkach.
Przykład 3 - Uzyskaj domenę główną z adresu URL
Jeśli pracujesz z internetowymi adresami URL, czasami możesz potrzebować znać całkowitą liczbę unikalnych domen głównych.
Na przykład w przypadku http://www.google.com/example1 i http://google.com/example2 domena główna jest taka sama, czyli www.google.com
Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:
Oto kroki, aby uzyskać domenę główną z tych adresów URL:
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Rozdzielany (co jest również wyborem domyślnym). Kliknij Dalej.
- W kroku 2 wybierz Inne i wprowadź / (ukośnik) w polu po prawej stronie. Upewnij się, że nie zaznaczono żadnej innej opcji (jeśli jest zaznaczona). Kliknij Dalej.
- Zmień komórkę docelową na tę, w której chcesz uzyskać wynik.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to podział adresu URL i da domenę główną (w trzeciej kolumnie, ponieważ przed nią były dwa ukośniki).
Teraz, jeśli chcesz znaleźć liczbę unikalnych domen, po prostu usuń duplikaty.
Uwaga: działa to dobrze, gdy masz wszystkie adresy URL, które mają na początku http://. Jeśli tak się nie stanie, otrzymasz domenę główną w samej pierwszej kolumnie. Dobrą praktyką jest ujednolicenie tych adresów URL przed użyciem tekstu do kolumn.
Przykład 4 - Konwersja nieprawidłowych formatów dat na prawidłowe formaty dat
Jeśli pobierasz dane z baz danych, takich jak SAP/Oracle/Capital IQ, lub importujesz je z pliku tekstowego, istnieje możliwość, że format daty jest niepoprawny (tzn. format, którego Excel nie traktuje jako datę).
Istnieje tylko kilka formatów, które program Excel może zrozumieć, a każdy inny format musi zostać przekonwertowany na prawidłowy format, który będzie używany w programie Excel.
Załóżmy, że masz daty w poniższym formacie (które nie są w prawidłowym formacie daty w programie Excel).
Oto kroki, aby przekonwertować je na prawidłowe formaty dat:
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Rozdzielany (co jest również wyborem domyślnym). Kliknij Dalej.
- W kroku 2 upewnij się, że nie wybrano opcji ogranicznika. Kliknij Dalej.
- W formacie danych kolumny wybierz opcję Data i wybierz żądany format (DMY oznaczałoby miesiąc i rok daty). Zmień także komórkę docelową na tę, w której chcesz uzyskać wynik.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to natychmiastową konwersję tych nieprawidłowych formatów dat na prawidłowe formaty dat, których można używać w programie Excel.
Przykład 5 - Konwersja tekstu na liczby
Czasami podczas importowania danych z baz danych lub innych formatów plików liczby są konwertowane na format tekstowy.
Może się to zdarzyć na kilka sposobów:
- Posiadanie apostrofu przed liczbą. Prowadzi to do traktowania liczby jako tekstu.
- Pobieranie liczb w wyniku funkcji tekstowych, takich jak LEFT, RIGHT lub MID.
Problem polega na tym, że te liczby (które są w formacie tekstowym) są ignorowane przez funkcje programu Excel, takie jak SUMA i ŚREDNIA.
Załóżmy, że masz zestaw danych, jak pokazano poniżej, w którym liczby są w formacie tekstowym (zwróć uwagę, że są one wyrównane do lewej).
Oto kroki, aby użyć tekstu na kolumny do konwersji tekstu na liczby
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Rozdzielany (co jest również wyborem domyślnym). Kliknij Dalej.
- W kroku 2 upewnij się, że nie wybrano opcji ogranicznika. Kliknij Dalej.
- W formacie danych Kolumna wybierz Ogólne. Zmień także komórkę docelową na tę, w której chcesz uzyskać wynik.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to przekonwertowanie tych liczb z powrotem do formatu ogólnego, którego można teraz używać w formułach.
Przykład 6 - Wyodrębnij pierwsze pięć znaków ciągu
Czasami może być konieczne wyodrębnienie kilku pierwszych znaków ciągu. Może to mieć miejsce w przypadku, gdy masz dane transakcyjne, a pierwszych pięć znaków (lub dowolna inna liczba znaków) stanowi unikalny identyfikator.
Na przykład w zestawie danych pokazanym poniżej pierwsze pięć znaków jest unikalnych dla linii produktów.
Oto kroki, aby szybko wyodrębnić pierwsze pięć znaków z tych danych za pomocą tekstu do kolumn:
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 upewnij się, że wybrana jest opcja Stała szerokość. Kliknij Dalej.
- W kroku 2 w sekcji Podgląd danych przeciągnij pionową linię i umieść ją po 5 znakach w tekście. Kliknij Dalej.
- Zmień komórkę docelową na tę, w której chcesz uzyskać wynik.
- Kliknij Zakończ.
Spowoduje to podzielenie zestawu danych i otrzymanie pierwszych pięciu znaków każdego identyfikatora transakcji w jednej kolumnie i resztę w drugiej kolumnie.
Uwaga: Możesz również ustawić więcej niż jedną linię pionową, aby podzielić dane na więcej niż 2 kolumny. Wystarczy kliknąć w dowolnym miejscu w obszarze podglądu danych i przeciągnąć kursor, aby ustawić separator.
Przykład 7 - Konwersja liczb ze znakiem minusa na liczby ujemne
Chociaż nie jest to coś, co może się często pojawiać, ale czasami może się zdarzyć, że naprawiasz liczby za pomocą końcowych znaków minus i sprawiasz, że te liczby są ujemne.
Tekst do kolumn to doskonały sposób na posortowanie tego.
Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:
Oto kroki, aby przekonwertować te końcowe minusy na liczby ujemne:
- Wybierz zestaw danych.
- Przejdź do Dane → Narzędzia danych → Tekst do kolumn. Spowoduje to otwarcie Kreatora konwersji tekstu na kolumny.
- W kroku 1 kliknij „Dalej”.
- W kroku 2 kliknij „Dalej”.
- W kroku 3 kliknij przycisk Zaawansowane.
- W oknie dialogowym Zaawansowane ustawienia importu tekstu wybierz opcję „minus końcowy dla liczby ujemnej”. Kliknij OK.
- Ustaw komórkę docelową.
- Kliknij Zakończ.
Spowodowałoby to natychmiastowe umieszczenie znaku minusa od końca numeru na jego początku. Teraz możesz z łatwością używać tych liczb we wzorach i obliczeniach.
