Jak wstawiać / usuwać komentarze w programie Excel (w tym skróty)

Komentarze są bardzo przydatne, gdy chcesz dodać informacje o komórce/punkcie danych bez zmiany zawartości komórki.

Często używam ich, gdy używam formuł i muszę określić, co robi formuła i co oznacza wartość komórki. Jeśli współpracujesz z innymi osobami, możesz także dodawać komentarze, aby odwoływać się do innych osób.

W tym samouczku pokażę Ci wszystko, co musisz wiedzieć o komentarzach - w tym jak wstawiać komentarze w Excelu, jak edytować/usuwać komentarze, jak usuwać komentarze z całego arkusza lub skoroszytu itp.

Ale zanim przejdę dalej i pokażę, jak wstawiać komentarze w Excelu (lub usuwać/edytować komentarze), jest coś ważnego, o czym musisz wiedzieć.

W Office-365 Microsoft ma zmieniono nazwę funkcji komentarzy na Notatki. Tak więc tradycyjne komentarze, które znasz (ten, który pokazuje żółte pole i mały czerwony trójkąt w komórce w prawym górnym rogu) nazywają się teraz Notatkami. Komentarze odnoszą się teraz do nowej funkcji, która umożliwia tworzenie wątków rozmów. Oto artykuł o różnicy między notatkami a komentarzami

Dolna linia - Jeśli NIE korzystasz z Office 365, nie musisz się o nic martwić, a komentarz pozostaje bez zmian. Jeśli korzystasz z Office 365, komentarze są teraz określane jako Notatki

Jak wstawiać komentarze w programie Excel (skrót)

Jeśli chcesz wstawić komentarz w komórce w programie Excel, możesz użyć poniższego skrótu klawiaturowego:

SHIFT + F2 w systemie Windows

oraz

Polecenie + F2 w Mac

Oto jak użyć tego skrótu do wstawienia komentarza:

1. Wybierz komórkę, w której chcesz wstawić komentarz
2. Przytrzymaj klawisz Shift (lub klawisz Command, jeśli używasz Maca)
3. Naciśnij klawisz F2

Powyższe kroki natychmiast dodałyby komentarz do wybranej komórki.

Teraz możesz wprowadzić dowolny tekst w komentarzu, a następnie nacisnąć klawisz Escape lub kliknąć w dowolnym miejscu arkusza, aby zapisać ten komentarz w komórce.

Jeśli wybierzesz zakres komórek i użyjesz powyższego skrótu, wstawi komentarz tylko w aktywnej komórce.

Jeśli nie wolisz metody skrótu, poniżej znajduje się kolejna metoda dodawania komentarza:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, w której chcesz dodać komentarz
2. Kliknij Nowy komentarz (lub Nowa notatka w przypadku korzystania z Office 365)

Pokaż wszystkie komentarze/notatki

Jeśli chcesz, aby wszystkie komentarze się rozwinęły i pokazywały w nich tekst, możesz to łatwo zrobić jednym kliknięciem:

1. Przejdź do zakładki Recenzja
2. W grupie Komentarze kliknij Pokaż wszystkie komentarze

Spowoduje to natychmiastowe wyświetlenie wszystkich komentarzy w arkuszu.

Działa to jak przycisk przełączania. Jeśli więc klikniesz go ponownie, ukryje wszystkie komentarze w arkuszu.

Jeśli korzystasz z Office 365, musisz kliknąć opcję Notatki, a następnie kliknąć Pokaż wszystkie notatki

Poruszaj się po komentarzach (poprzedni/następny)

Jeśli chcesz przejrzeć każdy komentarz jeden po drugim, możesz to również zrobić. Może to być przydatne, gdy masz dużo komentarzy i chcesz mieć pewność, że nie przegapisz żadnego podczas przeglądania tych komentarzy.

Poniżej znajdują się kroki, aby przejść przez komentarze jeden po drugim:

1. Kliknij kartę Recenzja
2. W grupie Komentarze kliknij opcję Dalej, aby przejść do następnego komentarza (i Poprzedni, aby przejść do poprzedniego komentarza).

Podczas przeglądania tych komentarzy wyświetlany będzie tylko aktywny komentarz. Reszta zostanie ukryta. Gdy klikniesz Dalej, przejdziesz do następnego komentarza i ukryje wszystkie inne komentarze.

Jeśli korzystasz z Office 365 (gdzie komentarze nazywają się teraz Notatkami), musisz kliknąć kartę Recenzja, a następnie kliknąć opcję Notatki, a następnie kliknąć opcje Następna/Poprzednia notatka. Jest to nieco utrudnione, jeśli musisz często korzystać z tej opcji (ponieważ teraz zajmuje więcej kliknięć). Jednym ze sposobów radzenia sobie z tym może być dodanie opcji Następna/Poprzednia notatka do QAT (ta opcja pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy opcji Następna/Poprzednia notatka).

Kopiuj komentarze

Kiedy wykonasz proste kopiowanie i wklejanie, skopiuje wszystko, w tym wartości, formuły, formatowanie i komentarze. Więc jeśli chcesz wszystko skopiować i wkleić, wystarczy zwykłe Control-C i Control-V

Ale co, jeśli musisz tylko skopiować komentarze (i nic więcej).

Excel pozwala to zrobić za pomocą opcji Wklej specjalnie.

Poniżej znajdują się kroki, aby skopiować i wkleić komentarze tylko w programie Excel:

1. Zaznacz wszystkie komórki zawierające komentarze, które chcesz skopiować
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę w zaznaczeniu, a następnie kliknij Kopiuj (lub użyj skrótu klawiaturowego Control + C)
3. Przejdź do komórki, do której chcesz wkleić komentarze.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Wklej specjalnie.
5. W oknie dialogowym Wklej specjalnie kliknij Komentarze (będzie to „Komentarze i notatki”, jeśli używasz Office 365)
6. Kliknij OK

Powyższe kroki wkleiłyby tylko komentarze, a nie wartości/formatowanie/formuły.

Może to być przydatne, gdy masz dwie wersje tego samego pliku z różnymi komentarzami. Możesz skopiować i wkleić wszystkie komentarze w najnowszej wersji, aby mieć wszystko w jednym miejscu.

Usuń komentarze

Istnieją różne metody usuwania komentarzy w programie Excel. Wybrana metoda będzie zależeć od komentarzy, które chcesz usunąć.

Na przykład, jeśli chcesz usunąć tylko komentarze w zaznaczeniu lub z całego arkusza, możesz użyć prostego sposobu - skrótu lub opcji na wstążce.

Ale jeśli chcesz usunąć komentarze ze wszystkich arkuszy za jednym razem, musisz użyć VBA.

Zobaczmy oba te scenariusze.

Usuń komentarze z wybranego zakresu lub całego arkusza roboczego

Ten jest prosty.

Aby usunąć wszystkie komentarze w zaznaczeniu, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu zaznaczenia
2. Kliknij Usuń komentarz (lub „Usuń notatkę”, jeśli korzystasz z Office 365)

Jeśli chcesz usunąć komentarze z całego arkusza, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij szary trójkąt w lewym górnym rogu aplikacji Excel. Spowoduje to wybranie całego arkusza roboczego (lub możesz użyć Kontrola + A + A)
2. Kliknij kartę Strona główna
3. W grupie Edycja kliknij Wyczyść
4. Kliknij Wyczyść komentarze

Powyższe kroki usunęłyby wszystkie komentarze w arkuszu.

Zwróć uwagę, że po wybraniu całego arkusza roboczego, a następnie kliknięciu prawym przyciskiem myszy dowolnej komórki, nie będziesz mieć możliwości usunięcia wszystkich komentarzy (lub notatek)

Usuń komentarze ze wszystkich arkuszy za jednym razem

Usuwanie komentarzy z całego skoroszytu jest nieco trudne. Możesz przejść do każdego arkusza i usunąć wszystkie komentarze w każdym arkuszu, ale może to stać się męczące, jeśli masz dużo arkuszy w skoroszycie.

W tym przypadku prosty kod VBA może wykonać wszystkie ciężkie prace.

Poniżej znajduje się kod, który przejdzie do każdego arkusza w skoroszycie i usunie komentarze z całego arkusza:

Dla każdego ws w Arkuszach: ws.cells.ClearComments: Next ws

Powyższy kod używa pętli For Each Next do przechodzenia przez każdy arkusz w skoroszycie. A dla każdego arkusza używa metody ClearComments, aby usunąć wszystkie komentarze za jednym razem.

Ponieważ firma Microsoft zmieniła nazwy komentarzy na notatki w Office 365, w przyszłości powyższy kod może usuwać komentarze (nowa funkcja w O365) i może być konieczne użycie poniższego kodu w celu usunięcia notatek (komentarze we wcześniejszych wersjach)

Dla każdego ws w Arkuszach: ws.cells.ClearUwagi: Następny ws

W tej chwili oba te kody działają i usuwają komentarze z określonych komórek.

Teraz pokażę, jak używać tego kodu.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę arkusza
2. Kliknij Wyświetl kod. Spowoduje to otwarcie edytora VB (możesz również otworzyć skrót klawiaturowy ALT + F11)
3. W Edytorze VB, jeśli nie widzisz bezpośredniego okna, kliknij opcję Widok w menu, a następnie kliknij Okno bezpośrednie
4. Skopiuj i wklej powyższy kod makra VBA do bezpośredniego okna.
5. Umieść kursor na końcu linii w bezpośrednim oknie
6. Naciśnij klawisz Enter

Powyższe kroki spowodują usunięcie wszystkich komentarzy w całym skoroszycie.

Skopiuj wszystkie komentarze w osobnym arkuszu

Byłoby wspaniale mieć listę wszystkich komentarzy i cały tekst w każdym komentarzu jako listę w arkuszu. Ułatwi to przeglądanie komentarzy jeden po drugim (zamiast nawigowania i przeskakiwania między komórkami w arkuszu).

Chociaż nie można tego zrobić za pomocą wbudowanej funkcji, możesz to zrobić za pomocą VBA.

Oto szczegółowy samouczek, który pokazuje, jak uzyskać listę wszystkich komentarzy w osobnym arkuszu.

Konwertuj notatki na komentarze (tylko Office 365)

Ta funkcja jest dostępna tylko dla użytkowników Office 365.

Ponieważ istnieją teraz dwa rodzaje komentarzy - komentarze i notatki, pozwala to na zamianę notatek na komentarze (nie odwrotnie).

Więc jeśli masz tradycyjne komentarze (teraz nazywane notatkami w O365), możesz łatwo przekonwertować je na komentarze, wykonując poniższe czynności:

1. Kliknij kartę Recenzja
2. Kliknij opcję Notatki
3. Kliknij Konwertuj na komentarze
4. W otwartym oknie dialogowym kliknij „Konwertuj wszystkie notatki”

Powyższe kroki przekształciłyby wszystkie komentarze w Notatki.

Pamiętaj, że jeśli masz jakiekolwiek formatowanie lub obrazy w komentarzach, zostaną one automatycznie usunięte.

Nie możesz również przekonwertować niektórych notatek na komentarze, a innych pozostawić bez zmian. Powyższe kroki zmienią wszystkie notatki w komentarze w całym arkuszu.

To wszystko, co trzeba wiedzieć o wstawianiu i usuwaniu komentarzy w Excelu.

Mam nadzieję, że ten samouczek okazał się przydatny!