Znajdź i usuń duplikaty w programie Excel - ostateczny przewodnik

Obejrzyj wideo - jak znaleźć i usunąć duplikaty w programie Excel

Z dużą ilością danych… pojawia się wiele zduplikowanych danych.

Duplikaty w Excelu mogą powodować wiele problemów. Niezależnie od tego, czy importujesz dane z bazy danych, otrzymujesz je od współpracownika, czy zestawiasz je samodzielnie, duplikaty danych zawsze mogą się wkraść. A jeśli dane, z którymi pracujesz, są ogromne, bardzo trudno jest znaleźć i usunąć te duplikaty w programie Excel .

W tym samouczku pokażę, jak znaleźć i usunąć duplikaty w programie Excel.

ZAWARTOŚĆ:

1. ZNAJDŹ i ZAZNACZ duplikaty w programie Excel.
   • Znajdź i podświetl duplikaty w jednej kolumnie.
   • Znajdź i podświetl duplikaty w wielu kolumnach.
   • Znajdź i zaznacz zduplikowane wiersze.
2. USUŃ duplikaty w programie Excel.
   • Usuń duplikaty z pojedynczej kolumny.
   • Usuń duplikaty z wielu kolumn.
   • Usuń zduplikowane wiersze.

Znajdź i zaznacz duplikaty w programie Excel

Duplikaty w Excelu mogą przybierać różne formy. Możesz mieć to w jednej kolumnie lub wielu kolumnach. Może również wystąpić duplikacja całego rzędu.

Znajdowanie i podświetlanie duplikatów w jednej kolumnie w programie Excel

Formatowanie warunkowe ułatwia wyróżnianie duplikatów w programie Excel.

Oto jak to zrobić:

• Wybierz dane, w których chcesz wyróżnić duplikaty.

• Przejdź do Strona główna -> Formatowanie warunkowe -> Wyróżnij reguły komórek -> Powiel wartości.

• W oknie dialogowym Zduplikowane wartości wybierz opcję Duplikuj z listy rozwijanej po lewej stronie i określ format, w którym chcesz podświetlić zduplikowane wartości. Możesz wybrać spośród gotowych opcji formatu (w menu rozwijanym po prawej stronie) lub określić własny format.

• Spowoduje to podświetlenie wszystkich wartości, które mają duplikaty.

Szybka wskazówka: Pamiętaj, aby sprawdzić spacje wiodące lub końcowe. Na przykład „Jan” i „Jan ” są uważane za różne, ponieważ ten drugi ma w sobie dodatkowy znak spacji. Dobrym pomysłem byłoby użycie funkcji TRIM do czyszczenia danych.

Znajdowanie i zaznaczanie duplikatów w wielu kolumnach w programie Excel

Jeśli masz dane obejmujące wiele kolumn i musisz poszukać w nich duplikatów, proces przebiega dokładnie tak samo, jak powyżej.

Oto jak to zrobić:

• Wybierz dane.
• Przejdź do Strona główna -> Formatowanie warunkowe -> Wyróżnij reguły komórek -> Powiel wartości.
• W oknie dialogowym Zduplikowane wartości wybierz opcję Duplikuj z listy rozwijanej po lewej stronie i określ format, w którym chcesz podświetlić zduplikowane wartości.
• Spowoduje to podświetlenie wszystkich komórek, które mają zduplikowane wartości w wybranym zestawie danych.

Znajdowanie i podświetlanie zduplikowanych wierszy w programie Excel

Znajdowanie zduplikowanych danych i znajdowanie zduplikowanych wierszy danych to dwie różne rzeczy. Spójrz:

Znajdowanie zduplikowanych wierszy jest nieco bardziej skomplikowane niż znajdowanie zduplikowanych komórek.

Oto kroki:

• W sąsiedniej kolumnie użyj następującej formuły:
  =A2&B2&C2&D2
  Przeciągnij to w dół dla wszystkich wierszy. Ta formuła łączy wszystkie wartości komórek w jeden ciąg. (Możesz również użyć funkcji CONCATENATE, aby połączyć ciągi tekstowe)

W ten sposób stworzyliśmy pojedynczy ciąg dla każdego wiersza. Jeśli w tym zestawie danych znajdują się zduplikowane wiersze, te ciągi będą dla niego dokładnie takie same.

Teraz, gdy mamy połączone ciągi dla każdego wiersza, możemy użyć formatowania warunkowego, aby podświetlić zduplikowane ciągi. Podświetlony ciąg oznacza, że ​​wiersz ma duplikat.

Oto kroki, aby wyróżnić zduplikowane ciągi:

• Wybierz zakres zawierający połączone ciągi (w tym przykładzie E2:E16).
• Przejdź do Strona główna -> Formatowanie warunkowe -> Wyróżnij reguły komórek -> Powiel wartości.
• W oknie dialogowym Zduplikowane wartości upewnij się, że wybrana jest opcja Duplikuj, a następnie określ kolor, którym chcesz wyróżnić zduplikowane wartości.

To wyróżniłoby zduplikowane wartości w kolumnie E.

W powyższym podejściu podświetliliśmy tylko struny, które stworzyliśmy.

Ale co, jeśli chcesz podświetlić wszystkie zduplikowane wiersze (zamiast wyróżniać komórki w jednej kolumnie)?

Oto kroki, aby wyróżnić zduplikowane wiersze:

• W sąsiedniej kolumnie użyj następującej formuły:
  =A2&B2&C2&D2
  Przeciągnij to w dół dla wszystkich wierszy. Ta formuła łączy wszystkie wartości komórek w jeden ciąg.

• Wybierz dane A2:D16.
• Po wybraniu danych przejdź do Strona główna -> Formatowanie warunkowe -> Nowa reguła.

• W oknie dialogowym „Nowa reguła formatowania” kliknij „Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować”.
• W polu poniżej użyj następującej funkcji LICZ.JEŻELI:
  =LICZ.JEŻELI(2$E: 16$E,$E2)>1

• Wybierz format i kliknij OK.

Ta formuła wyróżniłaby wszystkie wiersze, które mają duplikat.

Usuń duplikaty w programie Excel

W powyższej sekcji dowiedzieliśmy się, jak znajdować i wyróżniać duplikaty w programie Excel. W tej sekcji pokażę, jak pozbyć się tych duplikatów.

Usuń duplikaty z pojedynczej kolumny w programie Excel

Jeśli masz dane w jednej kolumnie i chcesz usunąć wszystkie duplikaty, wykonaj następujące czynności:

• Wybierz dane.
• Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Usuń duplikaty.
• W oknie dialogowym Usuń duplikaty:
  • Jeśli Twoje dane mają nagłówki, upewnij się, że zaznaczona jest opcja „Moje dane mają nagłówki”.
  • Upewnij się, że kolumna jest zaznaczona (w tym przypadku jest tylko jedna kolumna).

• Kliknij OK.

Spowoduje to usunięcie wszystkich zduplikowanych wartości z kolumny, a będziesz miał tylko unikatowe wartości.

OSTROŻNOŚĆ: Zmienia to zestaw danych, usuwając duplikaty. Upewnij się, że masz kopię zapasową oryginalnego zestawu danych. Jeśli chcesz wyodrębnić unikatowe wartości w innej lokalizacji, skopiuj ten zestaw danych do tej lokalizacji, a następnie wykonaj powyższe kroki. Alternatywnie możesz również użyć Filtra zaawansowanego, aby wyodrębnić unikalne wartości do innej lokalizacji.

Usuń duplikaty z wielu kolumn w programie Excel

Załóżmy, że masz dane, jak pokazano poniżej:

W powyższych danych wiersze nr 2 i 16 mają dokładnie te same dane dla przedstawiciela handlowego, regionu i kwoty, ale różne daty (tak samo jest w przypadku wierszy nr 10 i 13). Może to być błąd wpisu, w którym ten sam wpis został zarejestrowany dwukrotnie z różnymi datami.

Aby w takim przypadku usunąć zduplikowany wiersz:

• Wybierz dane.
• Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Usuń duplikaty.
• W oknie dialogowym Usuń duplikaty:
  • Jeśli Twoje dane mają nagłówki, upewnij się, że zaznaczona jest opcja „Moje dane mają nagłówki”.
  • Wybierz wszystkie kolumny z wyjątkiem kolumny Data.

• Kliknij OK.

Spowoduje to usunięcie 2 zduplikowanych wpisów.

UWAGA: Zachowuje to pierwsze wystąpienie i usuwa wszystkie pozostałe zduplikowane wystąpienia.

Usuń zduplikowane wiersze w programie Excel

Aby usunąć zduplikowane wiersze, wykonaj następujące czynności:

• Wybierz całe dane.
• Przejdź do Dane -> Narzędzia danych -> Usuń duplikaty.
• W oknie dialogowym Usuń duplikaty:
  • Jeśli Twoje dane mają nagłówki, upewnij się, że zaznaczona jest opcja „Moje dane mają nagłówki”.
  • Wybierz wszystkie kolumny.

• Kliknij OK.

Skorzystaj z wyżej wymienionych technik, aby wyczyścić dane i pozbyć się duplikatów.

Możesz również polubić następujące samouczki programu Excel:

• 10 sposobów na czyszczenie danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel.
• Usuń spacje wiodące i końcowe w programie Excel.
• 24 codzienne problemy z programem Excel i ich szybkie poprawki.
• Jak znaleźć scalone komórki w programie Excel.