Obejrzyj wideo - jak wyróżnić puste komórki w programie Excel
Kiedy otrzymuję plik danych od klienta/współpracownika lub pobieram go z bazy danych, dokonuję podstawowych kontroli danych. Robię to, aby upewnić się, że nie ma brakujących punktów danych, błędów lub duplikatów, które mogą później prowadzić do problemów.
Jednym z takich testów jest znalezienie i podświetlenie pustych komórek w programie Excel.
Istnieje wiele powodów, dla których w zestawie danych mogą być puste komórki:
- Dane nie są dostępne.
- Punkty danych zostały przypadkowo usunięte.
- Formuła zwraca pusty ciąg, w wyniku czego powstaje pusta komórka.
Chociaż łatwo jest wykryć te puste komórki w małym zestawie danych, jeśli masz duży zestaw z setkami wierszy i kolumn, wykonanie tego ręcznie byłoby wysoce nieefektywne i podatne na błędy.
W tym samouczku pokażę Ci różne sposoby znajdowania i wyróżniania pustych komórek w programie Excel.
Wyróżnij puste komórki za pomocą formatowania warunkowego
Formatowanie warunkowe to świetny sposób na wyróżnianie komórek na podstawie ich wartości, gdy spełniony jest dany warunek.
Przedstawię te przykłady za pomocą małego zestawu danych. Możesz jednak użyć tych samych technik również z dużymi zestawami danych.
Załóżmy, że masz zbiór danych, jak pokazano poniżej:
Możesz zobaczyć, że w tym zbiorze danych są puste komórki.
Oto kroki, aby podświetlić puste komórki w programie Excel (przy użyciu formatowania warunkowego):
- Wybierz dane.
- Przejdź do zakładki Strona główna.
- W menu rozwijanym Formatowanie warunkowe kliknij Nowa reguła.
- W oknie dialogowym „Nowe reguły formatowania” wybierz „Formatuj tylko komórki zawierające”.
- Wybierz „Puste” z listy rozwijanej (jak pokazano poniżej):
- Określ formatowanie (w którym chcesz podświetlić puste miejsca).
- Kliknij OK.
Spowoduje to podświetlenie wszystkich pustych komórek w zestawie danych.
Pamiętaj, że formatowanie warunkowe jest dynamiczne. Oznacza to, że jeśli zostanie zastosowane formatowanie warunkowe i usuniesz punkt danych, ta komórka zostanie automatycznie podświetlona.
Jednocześnie to dynamiczne zachowanie wiąże się z kosztami ogólnymi. Formatowanie warunkowe jest niestabilne i jeśli jest używane w dużych zestawach danych, może spowolnić skoroszyt.
Wybierz i zaznacz puste komórki w programie Excel
Jeśli chcesz szybko zaznaczyć i podświetlić puste komórki, możesz użyć techniki „Przejdź do specjalnego”.
Oto kroki, aby wybrać i podświetlić puste komórki w programie Excel:
- Wybierz dane.
- Naciśnij klawisz F5. Otworzy się okno dialogowe Przejdź do.
- W oknie dialogowym Przejdź do kliknij przycisk Specjalne.
- W oknie dialogowym Przejdź do specjalnego wybierz Puste.
- Kliknij OK. Spowoduje to zaznaczenie wszystkich pustych komórek w zbiorze danych.
- Po zaznaczeniu wszystkich pustych komórek zaznacz je, nadając im kolor komórki.
Jak wspomniano, ta metoda jest przydatna, gdy chcesz szybko zaznaczyć wszystkie puste komórki i podświetlić je. Możesz również wykonać te same czynności, aby zaznaczyć wszystkie puste komórki, a następnie wypełnić w nich 0 lub NA lub dowolny inny odpowiedni tekst.
Zauważ, że w przeciwieństwie do formatowania warunkowego ta metoda nie jest dynamiczna. Jeśli zrobisz to raz, a następnie przez pomyłkę usuniesz punkt danych, nie zostanie on podświetlony.
Używanie VBA do podświetlania pustych komórek w programie Excel
Możesz także użyć krótkiego kodu VBA, aby podświetlić puste komórki w wybranym zestawie danych.
Ta metoda jest bardziej odpowiednia, gdy musisz często znajdować i wyróżniać puste komórki w zestawach danych. Możesz łatwo użyć poniższego kodu i utworzyć dodatek lub zapisać go w swoim osobistym skoroszycie makr.
Oto kod VBA, który podświetli puste komórki w wybranym zestawie danych:
'Kod autorstwa Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells() Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbRed End Sub
Oto kroki, aby umieścić ten kod VBA w zapleczu, a następnie użyć go do podświetlenia pustych komórek w programie Excel:
- Przejdź do zakładki Deweloper i kliknij Visual Basic (lub naciśnij ALT + F11).
- W Edytorze Vb, w Eksploratorze projektu, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną nazwę arkusza (jeśli nie widzisz Eksploratora projektu, naciśnij CONTROL + R).
- Przejdź do Wstaw i kliknij Moduł.
- W oknie Kod modułu skopiuj i wklej kod VBA.
- Zamknij edytor VB.
Jak uruchomić kod VBA (makro)?
Po skopiowaniu i wklejeniu tego makra istnieje kilka sposobów użycia tego makra.
Korzystanie z okna dialogowego makra
Oto kroki, aby uruchomić to makro za pomocą okna dialogowego Makro:
- Wybierz dane.
- Przejdź do zakładki Deweloper i kliknij Makra.
- W oknie dialogowym Makro wybierz makro „HighlightBlankCells” i kliknij Uruchom.
Korzystanie z edytora VB
Oto kroki, aby uruchomić to makro za pomocą edytora VB:
- Wybierz dane.
- Przejdź do zakładki Deweloper i kliknij Visual Basic.
- W edytorze VB kliknij w dowolnym miejscu kodu.
- Kliknij przycisk Zielony trójkąt na pasku narzędzi (lub naciśnij klawisz F5).
Jak wspomniałem, użycie makra VBA do podświetlania pustych komórek jest dobrym rozwiązaniem, jeśli musisz to robić często. Oprócz przedstawionych powyżej sposobów uruchamiania makra możesz również utworzyć dodatek lub zapisać kod w skoroszycie makr osobistych. Umożliwi to dostęp do tego kodu z dowolnego skoroszytu w systemie.
